Nhân viên mua hàng/Procurement Executive

Job Description

1. General purpose of the position

Directly report to Procurement Manager, the job holder will manage and oversee the procurement task and the importation Customs clearance procedures to ensure adherence to the production plan.

2. TYPICAL RESPONSIBILITY

PROCUREMENT PLANNING:

Implement procurement planning to proactively meet the requirements for raw materials, auxiliary materials, spare parts, and machinery and equipment as per production demands.

SUPPLIER EVALUATION AND SELECTION:

Conduct supplier evaluations to ensure a stable supply system and diversify the sources of raw materials to meet the company's production activities.

PURCHASING:

Carry out purchasing activities to ensure the supply of raw materials for the company's production operations.

IMPLEMENT PLAN TO PAYMENT & RECEIVE GOODS AT WAREHOUSE:

Implement the plan to receive goods at the warehouse and the payment plan to ensure complete and detailed information for related departments to coordinate the receipt of goods to the company's warehouse on time as committed.

IMPORT PROCEDURES:

This task involves organizing, controlling, and supporting forwarding service activities to carry out procedures for the declaration and receipt of imported goods. It also involves coordinating with QA and Logistics to check the quality of goods and carry out import procedures to ensure that goods are returned to the warehouse on time and safely.

PAYMENT PROCEDURES:

Complete the payment procedure for the Forwarders once the goods have arrived at the warehouse.

EVALUATION AND SELECTION OF FORWARDERS:

Conduct a forwarder's assessment to ensure that imported goods are received at the warehouses on schedule and in compliance with the regulations of the relevant authorities.

REPORT:

Carry out regular reports to inform the department head of work results, transfer information, and support requests to departments with similar responsibilities in the same work chain and related departments.

Other tasks as assigned by manager.

3. JOB DIMENSIONS & KEY INTERFACES

· Internal: Planning, production, quality, sales, other departments

· External: Suppliers, contractors, agencies, customs.

-------------------------------------------------------------------------------------

1. Mục đích chung của vị trí

Báo cáo trực tiếp cho Giám đốc mua hàng, mục tiêu công việc là quản lý và giám sát việc mua hàng và thủ tục Hải quan hàng nhập khẩu đảm bảo đáp ứng cho kế hoạch sản xuất.

2. CHỊU TRÁCH NHIỆM CHÍNH

LẬP KẾ HOẠCH MUA HÀNG:

Thực hiện lập kế hoạch mua hàng nhằm chủ động đáp ứng nguyên phụ liệu, vật tư phụ tùng, máy móc thiết bị theo yêu cầu của sản xuất.

ĐÁNH GIÁ, LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP:

Thực hiện đánh giá NCC nhằm đảm bảo hệ thống cung cấp ổn định, đa dạng hóa nguồn cung cấp nguyên vật liệu đáp ứng hoạt động sản xuất của công ty.

MUA HÀNG:

Thực hiện việc mua hàng nhằm đảm bảo nguyên phụ liệu phục vụ hoạt động sản xuất của công ty.

LẬP KẾ HOẠCH THANH TOÁN & TIẾP NHẬN HÀNG TẠI KHO:

Thực hiện việc lập kế hoạch tiếp nhận hàng về kho và kế hoạch thanh toán nhằm đảm bảo thông tin đầy đủ, chi tiết cho các bộ phận liên quan cùng phối hợp việc tiếp nhận hàng về kho công ty đúng thời hạn đã cam kết.

LÀM THỦ TỤC NHẬP KHẨU:

Tổ chức, kiểm soát, hỗ trợ hoạt động dịch vụ giao nhận để thực hiện các thủ tục khai nhận hàng nhập khẩu. Phối hợp QA, Kho Vận kiểm tra chất lượng hàng hóa và làm thủ tục nhập khẩu nhằm đảm bảo đưa hàng hóa về kho đúng lead time, an toàn.

THỦ TỤC THANH TOÁN:

Hoàn tất thủ tục thanh toán cho dịch vụ giao nhận sau khi hàng về kho.

ĐÁNH GIÁ, LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ GIAO NHẬN (NCC DVGN):

Thực hiện đánh giá NCC DVGN nhằm đảm bảo hoạt động tiếp nhận hàng hóa nhập khẩu về kho đúng tiến độ, đúng quy định của cơ quan chức năng.

BÁO CÁO:

Thực hiện việc báo cáo định kỳ nhằm để thông tin kết quả công việc cho Trưởng bộ phận, chuyển các thông tin, các yêu cầu hỗ trợ cho các bộ phận có cùng trách nhiệm trong cùng chuỗi công việc, các bộ phận có liên quan.

Nhiệm vụ khác được yêu cầu bởi Trưởng phòng.

3. PHẠM VI CÔNG VIỆC & CÁC MỐI LIÊN KẾT CHÍNH

Nội bộ: Kế hoạch, sản xuất, chất lượng, kinh doanh, các phòng ban khác

Bên ngoài: Nhà cung cấp, nhà thầu, cơ quan, hải quan

Job Requirement

4. Qualification

• Capable in Export Import Operation.
• Capable in understanding of Purchasing Contract clauses, terms and conditions.
• Incoterm and international trade.
• Good Vietnamese and English communication.
• Negotiation skills with high integrity.
• Strong analytical ability and good in data/figures.
• At least 2 years of experience in Forwarder.
• Familiar with LC opening and other payment.
• Able to handle multi-tasks with detailed-oriented.

-------------------------------------------------------------------------------------

4. Trình độ chuyên môn

• Nghiệp vụ xuất nhập khẩu.
• Khả năng đọc hiểu rõ điều khoản hợp đồng mua bán.
• Thương mại quốc tế và Incoterm.
• Giao tiếp tiếng Việt và tiếng Anh tốt.
• Kỹ năng thương lượng chính trực tốt.
• Khả năng phân tích dữ liệu tốt.
• Ít nhất 02 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực mua hàng và dịch vụ giao nhận.
• Kinh nghiệm mở thư tín dụng và hình thức thanh toán khác.
• Khả năng xử lý nhiều nhiệm vụ với định hướng chi tiết.