Accounts Payable Officer/ Kế toán Thanh toán

Job Description

SUMMARY/SƠ LƯỢC CÔNG VIỆC

• To audit, process and ensure the timely payment of all accounts payable. /Kiểm tra, xử lý và đảm bảo tất cả các khoản phải trả được thanh toán đúng hạn.
• To maintain proper records of all payments to suppliers, inter-company accounts and other creditors. /Duy trì việc ghi chép sổ sách đầy đủ đối với tất cả các khoản thanh toán cho nhà cung cấp, các công ty có liên quan và các đối tượng phải trả khác.
• To ensure that controls over the safeguard of cash is strictly adhered to. /Đảm bảo việc tuân thủ nghiêm túc đối với các quy trình và thủ tục kiểm soát tiền mặt của công ty
• To ensure the availability of cash and cash floats to avoid disruption of cashiering operations. /Đảm bảo duy trì đầy đủ lượng tiền mặt cần thiết để không làm ngưng trệ hoạt động của công ty

DUTIES & RESPONSIBILITIES/NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM CHÍNH:

1. To prepare the accounts payable voucher (APV) package and ensure the propriety of payables through: /Lập chứng từ phải trả và đảm bảo tính hợp lý hợp lệ của các khoản phải trả thông qua việc:

§ audit of documents to ensure proper authorization and completeness of supporting documents /kiểm tra hồ sơ thanh toán nhằm đảm bảo các chứng từ đi kèm đầy đủ và được phê duyệt hợp lệ

§ proper matching of purchase order, market and grocery list, suppliers’ invoices and receiving records / kiểm tra sự phù hợp giữa đơn đặt hành, danh mục hàng, hóa đơn của nhà cung cấp và phiếu nhập hàng

§ checking mathematical accuracy of supporting documents /kiểm tra tính chính xác về mặt số học của các chứng từ đi kèm

§ establish propriety of debit and credit memo from suppliers /kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của các giấy báo nợ và báo có từ nhà cung cấp

§ ensure that suppliers’ invoices are VAT registered /kiểm tra hóa đơn GTGT của nhà cung cấp đã được đăng ký hợp lệ

2. To prepare accurate entries on the APV to ensure proper charging of expenses.

Hạch toán chứng từ phải trả nhằm đảm bảo chi phí được ghi nhận đầy đủ và chính xác

3. To ensure that proper expanded withholding tax is applied at all times.

Đảm bảo các khoản thuế phải khấu trừ trước khi thanh toán được áp dụng đầy đủ và chính xác tại mọi thời điểm

4. To prepare the cash disbursement voucher (CDV) package based on duly approved APV package and disbursement schedule.

Căn cứ vào các chứng từ phải trả, lập chứng từ thanh toán (TT form, Phiếu chi tiền mặt) và lên kế hoạch thanh toán

5. To balance monthly suppliers' regular statement of accounts to the Residence accounts payable subsidiary ledger.

Kiểm tra sự phù hợp giữa bản đối chiếu công nợ nhà cung cấp định kỳ hàng tháng với sổ chi tiết tài khoản phải trả trên hệ thống.

6. To print and analyze the accounts payable aging schedule and prepare schedule of payments of accounts due.

In ra và phân tích tuổi nợ của các khoản phải trả; lập kế toán thanh toán các khoản phải trả sắp đến hạn.

The list is not limited to the above-mentioned activities and the associate is expected to perform other duties and projects as assigned by the Chief Accountant and Financial Controller.

Nhiệm vụ và trách nhiệm của vị trí này không chỉ giới hạn trong danh mục nêu trên mà nhân viên có thể được yêu cầu thực hiện các nhiệm vụ và dự án khác theo sự chỉ đạo của Kế toán trưởng và Quản lý tài chính.

Job Requirement

• A bachelor’s or college degree in Accounting/Finance is required. / Tốt nghiệp đại học, cao đẳng chuyên ngành Kế toán/Tài chính
• At least 2 year relevant experience in the hospitality industry. / Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương trong ngành khách sạn du lịch.
• Can communicate in English. / Có thể giao tiếp tiếng Anh.
• Good at MS Office and accounting software/application. / Sử dụng tốt các ứng dụng MS Office and các phần mềm kế toán
• Knowledge of all the aspects of payable division is a must. /Hiểu biết về tất cả các khía cạnh của kế toán phải trả
• Should have had very good mathematic/accounting skills. / Có kỹ năng kế toán và số học tốt
• Should be detail oriented. / Chi tiết, tỉ mỉ. 
• Careful, honest, enthusiastic, patient and willing to learn. / Cẩn thận, trung thực, nhiệt tình, kiên nhẫn và cầu thị.