Administrative Officer

Job Description

TỔNG QUAN/ OVERVIEW:

Đảm bảo thực hiện các công việc liên quan đến khối Quản Lý Bất Động sản được giao một cách chuyên nghiệp; Ensure all duties related to Property Management Department are professionally carried out.

TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC/ RESPONSIBILITIES:

1. Nhiệm vụ chính/ Main Responsibilities

- Soạn thảo và theo dõi việc ký kết phụ lục hợp đồng quản lý/ Draft and monitor the signing of management contract appendices.

- Theo dõi thời hạn các hợp đồng quản lý để phối hợp, đôn đốc Ban Quản Lý Dự án thực hiện gia hạn đúng hạn/ Track the expiration dates of management contracts to coordinate and prompt the Project Management Team for timely renewals.

- Soạn thảo phụ lục hợp đồng quản lý của các dự án đang quản lý vận hành/ Draft management contract appendices for ongoing operational projects.

- Làm việc với Ban Quản Lý các dự án trong quá trình chỉnh sửa các bản phụ lục và theo dõi đến khi hoàn tất ký kết phụ lục hợp đồng/ Collaborate with Project Management Teams during the process of revising appendices and ensure follow-up until the appendices are fully signed.

- Trình ký Ban Giám Đốc các phụ lục hợp đồng/ Submit appendices for signature by the Board of Directors.

- Theo dõi việc gửi và nhận lại bản cứng phụ lục đã hoàn tất ký kết; lưu trữ bản cứng và bản scan đã ký của phụ lục hợp đồng/ Track the sending and receipt of finalized hard copies of signed appendices; archive both the signed hard copies and scanned versions.

- Cập nhật đầy đủ thông tin các phụ lục vào file theo dõi/ Fully update and maintain information on appendices in the tracking file.

- Cập nhật và theo dõi việc ký kết các văn bản khác của bộ phận với khách hàng/ Update and track the signing of other documents by the department with clients.

- Quản lý lưu trữ các văn bản mẫu của bộ phận, bao gồm: thỏa thuận bảo mật, biên bản thanh lý, biên bản ghi nhớ…/ Manage and archive department template documents, including confidentiality agreements, liquidation minutes, memorandums, etc.

- Gửi các bản thảo đến khách hàng theo yêu cầu của trưởng bộ phận. Trình ký các phòng ban liên quan, theo dõi việc ký kết các văn bản của bộ phận/ Send draft documents to clients upon request from the department head. Obtain approval from relevant departments and monitor the signing of department documents

- Theo dõi việc gửi và nhận lại bản cứng các văn bản đã hoàn tất ký kết; lưu trữ bản cứng và bản scan đã ký của văn bản/ Track the sending and receipt of finalized hard copies of signed documents; archive both the signed hard copies and scanned versions.

- Cập nhật đầy đủ thông tin các văn bản vào file theo dõi/ Fully update and maintain information on documents in the tracking file.

2. Cập nhật thông tin các dự án mới/ Update information on new projects

Sau khi nhận thông tin các dự án mới từ trưởng bộ phận, thực hiện các công việc sau/ Upon receiving information about new projects from the department head, proceed with the following tasks:

- Thực hiện việc in ấn và trình ký các hợp đồng quản lý/ Print and submit management contracts for signing.

- Theo dõi việc gửi và nhận lại bản cứng hợp đồng đã hoàn tất ký kết; lưu trữ bản cứng và bản scan đã ký của hợp đồng/ Track the sending and receipt of finalized hard copies of signed contracts; archive both the signed hard copies and scanned versions.

- Gửi yêu cầu tạo tài khoản email cho nhân sự dự án đến bộ phận IT/ Send requests to the IT department for creating email accounts for project personnel.

- Gửi thông tin về dự án mới đến các bộ phận liên quan/ Share information about new projects with relevant departments.

- Cập nhật đầy đủ thông tin các hợp đồng và thông tin dự án vào file theo dõi/ Fully update contract details and project information in the tracking file.

3. Công việc Hành Chính khác/ Other Administrative Tasks

- Sắp xếp lịch hẹn/thời gian làm việc giữa các bộ phận và trưởng bộ phận với khách hàng khi có yêu cầu/ Arrange appointment/working schedule between departments when being required.

- Tham dự và ghi lại biên bản cuộc họp nếu được yêu cầu/ Attend and record minutes of the meeting if being required.

- Thực hiện các file chào giá, thuyết trình của bộ phận khi có yêu cầu/ Prepare quotation files and presentations for the department upon request.

- Giải quyết các công việc mang tính chất thư ký bao gồm nhận và trả lời điện thoại, phân loại và lưu trữ thư từ, điện thoại, fax, văn kiện v.v…của bộ phận/ Deal with secretarial tasks including receiving and answering phones, sorting and archiving letters, telephones, faxes, documents, etc of departments.

- Đảm bảo các báo hàng tuần /hàng tháng/ hàng năm được soạn thảo và nộp đúng thời hạn/ Ensure all daily/ weekly/ monthly/ quarterly/ annually reports are prepared and and submitted on schedule.

- Hỗ trợ các yêu cầu từ Ban Quản Lý dự án (nếu có)/ Support requests from the Property Manager Team (if any).

Job Requirement

• Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên chuyên ngành Quản trị kinh doanh hoặc các chuyên ngành có liên quan/ Graduate from College or University majoring in Business Administration or a related field.
• Ít nhất 1 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan, ưu tiên kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý bất động sản/ At least 1 year experience in related field. Experience in the Property Management industry is an advance.
• Kỹ năng ứng xử, đàm phán và giao tiếp tốt với đồng nghiệp, khách hàng và các bên liên quan khác/ Strong interpersonal, negotiation and communication skills for liaising with colleagues, customers and other stakeholders.
• Sử dụng thành thạo tin học văn phòng (MS Word, Excel, Powerpoint)/ Proficient in Microsoft Office (MS Word, Excel, Powerpoint).
• Sử dụng tiếng Anh thành thạo (Nói và Viết)/ Proficient English (Both Speaking and Writing).