CHUYÊN VIÊN HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Job Description

1. Xây dựng các quy chế, quy định, quy trình liên quan công tác hành chính.

• Dự thảo quy định quản lý sử dụng Văn phòng phẩm, điện nước, nhà công vụ… trình lãnh đạo Ban Hành chính – Nhân sự.

• Xây dựng và hoàn thiện các quy trình, thủ tục, biểu mẫu phục vụ công tác hành chính Tập đoàn.

• Tổ chức phổ biến và hướng dẫn, giám sát thực hiện công tác hành chính theo đúng hệ thống đã thiết lập.

2. Thực hiện các hoạt động mua sắm hành chính và công tác hậu cần

• Khảo sát, đánh giá, tìm kiếm, bổ sung các nhà cung cấp dịch vụ liên quan đến công tác hành chính văn phòng. Soạn thảo, quản lý và tổ chức thực hiện Hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ.

• Kiểm soát công tác lễ tân, khánh tiết các cuộc họp tại văn phòng Tập đoàn. Công tác hậu cần tiếp khách trong và ngoài Tập đoàn

• Xây dựng kế hoạch, đề xuất mua sắm, khánh tiết, hậu cần cho các sự kiện của Tập đoàn; các buổi tiếp khách, chương trình làm việc của Ban lãnh đạo.

• Đề xuất, mua sắm, theo dõi, cấp phát, tổng hợp, quản lý: Văn phòng phẩm, đồng phục, bảo hộ lao động trong toàn hệ thống.

• Mua sắm, theo dõi và quản lý tài sản các Nhà công vụ.

• Quản lý, giao nhận, cấp phát kho bao gồm: Ấn phẩm, sách, tạp chí, bì thư, sổ…

• Thực hiện thủ tục, hồ sơ thanh toán các khoản chi phí hành chính đảm bảo hoạt động thường xuyên của các văn phòng.

3. Công tác báo cáo & thống kê

• Xây dựng kế hoạch chi phí hành chính hàng tháng/năm;

• Xây dựng kế hoạch trang cấp đồng phục, Bảo hộ lao động tháng/năm;

• Kiểm soát theo dõi, tổng hợp các chi phí hành chính của các Ban điều hành dự án.

• Thực hiện tổng hợp báo cáo chi phí hành chính hàng tháng của Tập đoàn;

• Làm báo cáo tuần, tháng, năm hoặc đột xuất theo yêu cầu của Lãnh đạo Ban HCNS.

*Các nhiệm vụ khác liên quan đến công tác Hành chính theo yêu cầu của Lãnh đạo Ban.

Job Requirement

• Trình độ học vấn: từ Cao đẳng trở lên chuyên ngành Quản trị Văn phòng, Quản trị Hành chính;
• Kinh nghiệm từ 03 -05 năm trở lên ở công tác Hành chính Nhân sự;
• Thành thạo Word, Excel;
• Biết sử dụng phần mềm liên quan đến quản lý hợp đồng;
• Độ tuổi từ 25 - 30 tuổi;
• Giao tiếp tốt, nhanh nhẹn, chịu khó, trung thực;
• Kỹ năng Lập kế hoạch, lập báo cáo;
• Kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm tốt.