Chuyên viên Lễ tân

Job Description

1. Tiếp đón và hướng dẫn khách đến làm việc tại công ty:

• Tiếp đón khách đến văn phòng và hướng dẫn khách liên hệ đúng người, đúng bộ phận cần gặp.
• Hướng dẫn khách hàng làm thủ tục theo nhu cầu: làm hồ sơ vay, thủ tục thanh toán, thanh lý, kết thức, thông tin thẻ tín dụng, điều tra an ninh, trao đổi công nợ, …
• Hướng dẫn nhân viên công ty liên hệ bộ phận/ chức năng theo đúng nhu cầu: nhận cavet xe, thủ tục BHXH, …
• Giải quyết tình huống ở khu vực lễ tân.

2. Thực hiện công việc hành chính:

• Phối hợp chuẩn bị thông báo đặt tại quầy lễ tân các dịp nghỉ Lễ/Tết.
• Quản lý hồ sơ, giấy tờ, thông báo, công văn đến, công văn đi, ...
• Hỗ trợ nhận thư từ bưu cục và giao lại thư cho chức năng Hành chính.
• Hỗ trợ nhân viên khác trong chức năng thực hiện công việc khi cần thiết.
• Chấm công, quản lý và theo dõi danh sách nhân sự chức năng Chăm sóc Khách hàng.
• Quản lý văn phòng phẩm, thiết bị, vật tư… và hỗ trợ các yêu cầu hành chính khác của chức năng Chăm sóc Khách hàng.
• Hỗ trợ nhận thẻ nhân viên nghỉ việc giao lại chức năng Hành chính.
• Các công việc hành chính khác phát sinh khi có yêu cầu.

3. Tiếp nhận và xử lý phản ánh của khách hàng:

• Trực tiếp tiếp nhận, tư vấn và/hoặc xử lý các yêu cầu, thắc mắc của khách hàng qua các mạng xã hội của Công ty (facebook, website, …) trong sự phối hợp với các chức năng. Hướng dẫn khách hàng các thủ tục cơ bản, hoặc các phương tiện tiếp nhận thông tin chính thức của Công ty nếu khách hàng có khiếu nại.
• Tiếp nhận các yêu cầu, phản ánh, khiếu nại bằng văn bản chính thức do khách hàng gửi đến Công ty và phối hợp với các chức năng xác minh xử lý, soạn thảo văn bản phản hồi khách hàng, và lưu trữ hồ sơ theo đúng các quy định nội bộ đã ban hành.
• Tổng hợp các yêu cầu về việc hỗ trợ giấy tờ, hồ sơ, xác nhận… do nhân viên Tổng đài tiếp nhận từ khách hàng. Kiểm tra, thống kê và gửi phòng Hỗ trợ tín dụng để thực hiện yêu cầu của khách hàng. Đảm bảo tính chính xác, nhanh chóng và hiệu quả của công việc.
• Tổng hợp các yêu cầu hoàn tiền thừa, xử lý các khoản thanh toán… do khách hàng trực tiếp đến văn phòng phản ánh; kiểm tra đối chiếu số liệu với các chức năng liên quan trước khi thực hiện yêu cầu hoàn tiền gửi Chức năng Kế toán. Đảm bảo tính chính xác, kịp thời và hiệu quả của công việc.
• Thống kê, xử lý và báo cáo các thông tin khác do nhân viên Tổng đài tiếp nhận, tùy theo yêu cầu và hướng dẫn của cấp quản lý theo từng thời điểm.

4. Thực hiện báo cáo:

• Báo cáo tình trạng tiếp khách hàng mỗi ngày trên group zalo: đầu ngày/cuối ngày.
• Thực hiện các báo cáo định kỳ theo yêu cầu của chức năng Chăm sóc Khách hàng và Ban Giám Đốc.
• Chuẩn bị các báo cáo phục vụ công tác Giám sát thường xuyên (PS) hoạt động Chăm sóc Khách hàng, do Chức năng Quản trị Rủi ro hoạt động tiến hành.
• Thống kê thông tin các khách hàng hoặc đối tác tiềm năng do nhân viên Tổng đài tiếp nhận qua cuộc gọi, các thông tin đăng ký trong các mạng xã hội của Công ty hoặc qua hộp thư điện tử chính thức chuẩn bị danh sách và gửi Chức năng Kinh doanh theo khung thời gian quy định để góp phần nâng cao khả năng tiếp cận và mở rộng thị trường của Công ty.

5. Các công việc khác theo sự phân công của quản lý trực tiếp hoặc cấp trên liên quan.

Job Requirement

• 1. Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên, ưu tiên ngành kế toán, ngân hàng hoặc marketing.

  2. Kinh nghiệm: Ưu tiên ứng viên đã có kinh nghiệm làm các công việc liên quan đến xử lý thông tin, hỗ trợ kinh doanh, chăm sóc khách hàng.

  3. Kỹ năng:

• Kỹ năng giao tiếp tốt. Khả năng xử lý tình huống tốt.
• Giọng nói rõ ràng, gây thiện cảm, không nói quá nhanh hoặc quá chậm.
• Kỹ năng xử lý số liệu, kỹ năng phân tích tốt.
• Thành tạo tin học văn phòng (đặc biệt Words, Excel, Outlook) và các thiết bị văn phòng.
• Có khả năng làm việc độc lập lẫn làm việc theo đội nhóm.

• 4. Yêu cầu khác:

• Siêng năng, nhẫn nại, nhiệt tình, tận tụy. Có khả năng chịu được áp lực cao trong công việc.
• Thân thiện, bình tĩnh, có khả năng thích ứng với những thay đổi môi trường do yêu cầu công việc.