1. Thu mua nông sản: Cà phê, tiêu, quế, hồi,... các loại nông sản theo yêu cầu của ban mua hàng
Kiểm tra giá mua đầu vào trên sàn giao dịch
Trao đổi thông tin với TGĐ / Ban mua hàng cập nhật giá mua trong ngày/thời điểm.
Liên hệ với khách hàng để cho giá mua khi được sự thống nhất của Ban mua hàng.
Chốt số lượng hàng đã mua.
Chốt thời hạn giao hàng theo yêu cầu của Ban mua hàng.
Cập nhật thông tin vào group mua hàng, cập nhật cho phòng kế toán, ghi chép vào File theo dõi mua hàng.
Tiến hành làm hợp đồng mua hàng trên phần mềm ngay sau khi chốt hàng qua điện thoại với khách hàng.
Báo cáo thông tin mua hàng qua email cho phòng kế toán.
Theo dõi thời gian giao hàng.
Xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình giao hàng như tranh chấp về chất lượng, giao thiếu số lượng như hợp đồng đã ký,…
Hướng dẫn cho khách hàng các giấy tờ cung cấp cho công ty khi bán hàng.
Trao đổi với bộ phận thanh toán tiến hành thanh toán cho khác hàng khi nhận đủ bộ chứng từ.
2. Tìm kiếm lựa chọn & phát triển nhà cung cấp
Lập danh sách các nhà cung cấp tiềm năng và hiện tại đang giao dịch với công ty.
Xây dựng bảng tiêu chuẩn đánh giá lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với điều kiện công ty. Ví dụ: tiêu chuẩn về giá, chất lượng, thời gian giao hàng, dịch vụ sau giao hàng, …
Trình quản lý cao nhất các thông tin tiêu chí đánh giá nhà cung cấp để cấp trên đưa ra quyết định lựa chọn có hợp tác hay không.
Lưu trữ thông tin về nhà cung cấp đầy đủ theo quy định công ty trên phần mềm trước khi có phát sinh giao dịch.
Theo dõi thường xuyên và đánh giá hoạt động của nhà cung cấp qua các tháng, quý, mùa vụ về độ ổn định dựa trên bảng tiêu chuẩn đánh giá lựa chọn nhà cung cấp.
3. Khảo sát giá
Khảo sát giá và phân tích xu hướng giá hàng hoá của các nhà cung cấp khác, của thị trường theo từng giai đoạn.
Tiến hành thương lượng mức giá hợp lý nhất với nhà cung cấp
Lập báo cáo chi tiết về giá các mặt hàng theo từng vùng, khu vực dựa trên các biến động giá để báo cáo quản lý.
Phân tích chất lượng các nhà cung cấp theo vùng, mùa vụ …và đưa ra tư vấn cho TGĐ.
Đối với mặt hàng nông sản xuất khẩu mua theo giá niêm yết của thị trường trên sàn giao dịch, một số trường hợp khác giá được mua theo quyết định của quản lý mua hàng cao nhất.
