Chuyên viên vận hành / Operations Executive

Job Description

Giới thiệu về Viện Đại học Sydney Việt Nam/About the University of Sydney Vietnam Institute (SVI):

SVI là một trung tâm nghiên cứu và hợp tác đa lĩnh vực, được thành lập dưới hình thức doanh nghiệp xã hội theo quy định của luật pháp Việt Nam. Công ty được thiết kế để tạo điều kiện thuận lợi và củng cố sự trao đổi tư duy và sáng tạo giữa các nhà nghiên cứu, học giá, và cộng đồng nói chung của Úc và Việt Nam.

SVI is a multidisciplinary research and engagement hub established as a social enterprise under the laws of Vietnam. It is designed to facilitate and strengthen intellectual and creative exchange between Australian and Vietnamese researchers, academics and the broader community.

Xây dựng trên nền tảng giáo dục và nghiên cứu hàng đầu thế giới của Đại học Sydney trong nhiều lĩnh vực và các sự hợp tác về học thuật quan trọng và lâu đời với Việt Nam trong suốt 50 năm qua. SVI sẽ thực hiện tầm nhìn của Đại học Sydney về sự hợp tác bền vững, cùng có lợi trong tất cả các mức độ của giáo dục đại học và hợp tác nghiên cứu.

Building on the University of Sydney’s world-class education and research across a broad range of disciplines and its significant and long-standing academic partnerships in Vietnam over the last 50 years, SVI will realise the University’s vision for sustainable, mutually beneficial cooperation across all levels of higher education and research engagement.

Chuyên viên Vận hành

Operations Executive

Mô tả công việc/Job Description:

Với vị trí Chuyên viên Vận hành, cá nhân có trách nhiệm thực thi và hỗ trợ các hoạt động hàng ngày cho Văn phòng TP Hồ Chí Minh và đảm bảo công việc vận hành của văn phòng hoạt động hiệu quả. Chuyên viên Vận hành sẽ đóng vai trò then chốt trong việc tối ưu hóa quy trình vận hành, duy trì mức độ hiệu quả cao và tạo điều kiện phát triển môi trường làm việc tích cực.

As Operations Executive, the incumbent is responsible for performing and assisting daily operations activities of HCMC Office and ensure our business is well-coordinated and productive. The Operations Executive will play a pivotal role in streamlining our operational process, maintaining a high level of efficiency, and fostering a positive work environment.

Nhiệm vụ và trách nhiệm/Duties and Responsibilities:

Hành chính – Vận hành:

Operations - Administration:

· Tham gia xây dựng và thực hiện các chính sách và quy trình hoạt động để nâng cao hiệu quả và năng suất.

Participate in building and implement operational policies and procedures to improve efficiency and productivity.

· Phối hợp với các bộ phận khác để đảm bảo thông tin liên lạc và phối hợp liền mạch, hiệu quả.

Coordinate with different departments to ensure seamless communication and collaboration.

· Duy trì các thiết bị, cơ sở vật chất để đảm bảo hoạt động của văn phòng hàng ngày.

Maintain office supplies, equipment, and facilities to ensure smooth daily operations.

· Xử lý cuộc gọi, email và thư/công văn đến/đi.

Handle incoming calls, emails, and correspondence, and redirect them as necessary.

· Sắp xếp và duy trì hồ sơ bản cứng và bản mềm, đảm bảo tính bảo mật và chính xác cao.

Organize and maintain physical and electronic files and records, ensuring accuracy and confidentiality.

· Hỗ trợ tổ chức các sự kiện của công ty, cuộc họp hoặc hội nghị.

Assist in organizing company events, meetings, and conferences.

· Quản lý các hoạt động vận hành hàng ngày như quản lý tài sản, hậu cần.

Manage day-to-day operational activities, such as asset management, logistics.

· Đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn quy định và chính sách của công ty.

Ensure compliance with regulatory standards and company policies.

Mua sắm:

Procurement:

· Triển khai chiến lược mua sắm phù hợp với mục tiêu của tổ chức, bao gồm tìm kiếm nguồn cung, đàm phán và quản lý nhà cung cấp.

Implement procurement strategies in line with organizational objectives, including sourcing, negotiation, and supplier management.

· Tìm kiếm và xác định các nhà cung cấp tiềm năng và đánh giá khả năng cung cấp dịch vụ của họ nhằm đảm bảo sự phù hợp với những yêu cầu của tổ chức.

Identify potential suppliers and evaluate vendor capabilities to ensure alignment with company requirements.

· Chuẩn bị và đưa ra Yêu cầu đề xuất (RFP), Yêu cầu báo giá (RFQ) và phân tích phản hồi của nhà cung cấp nhằm xác định đề xuất có giá tốt nhất.

Prepare and issue requests for proposal (RFPs), requests for quotations (RFQs), and analyze vendor responses to determine the best value proposition.

· Đàm phán hợp đồng và các thỏa thuận với nhà cung cấp để đảm bảo các điều khoản và điều kiện thuận lợi, bao gồm giá cả, lịch trình giao hang và tiêu chuẩn chất lượng.

Negotiate contracts and agreements with suppliers to secure favorable terms and conditions, including pricing, delivery schedules, and quality standards.

· Quản lý hợp đồng, bao gồm soạn thảo tài liệu hợp đồng, đảm bảo tuân thủ các điều khoản và điều kiện; theo dõi công việc của nhà cung cấp và giải quyết các vấn đề kịp thời để đảm bảo tuân thủ các nghĩa vụ hợp đồng.

Manage contracts, including drafting contract documents, ensuring compliance with terms and conditions, and monitor supplier performance and address any issues or concerns in a timely manner to ensure adherence to contractual obligations.

· Hợp tác với các bên liên quan nội bộ như bộ phận tài chính, hành chính, nhóm dự án/nghiên cứu để hiểu rõ nhu cầu mua sắm và hỗ trợ trong suốt quá trình mua sắm.

Collaborate with internal departments, such as finance, operations, and project/research teams, to understand their procurement needs and provide support and guidance throughout the procurement process.