General Administration Lead

Job Description

• Lễ tân văn phòng: Giám sát chung và bao quát việc tiếp đón khách hàng đến văn phòng, giới thiệu chức năng hoạt động của văn phòng khi cần thiết.

• Dẫn dắt đội ngũ hành chính văn phòng

• Thư ký hỗ trợ: sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, chuẩn bị trang thiết bị cho các cuộc họp, liên hoan, đảm bảo cơ sở vật chất của công ty.

• Soạn thảo và lưu trữ văn bản – hồ sơ: soạn thảo nội quy, bảng biểu, bảng chỉ dẫn phục vụ cho sinh hoạt chung của văn phòng. Tổng hợp và lưu trữ các loại giấy tờ.

• Giám sát nội quy: phổ biến cho nhân viên các thay đổi trong quy định của công ty, thực hiện các chính sách, nội quy ra vào văn phòng, nội quy sinh hoạt để đảm bảo mỹ quan, văn hóa và quy định của công ty.

• Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị: mua sắm các trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty, lịch trình phân bổ VPP, thực phẩm phục vụ cho nhu cầu của các nhân viên, kiểm kê đảm bảo số lượng và chất lượng cơ sở vật chất trong văn phòng, thay mới, bổ sung nếu cần thiết.

• Duy trì môi trường làm việc: Kiểm tra thường xuyên điều kiện sinh hoạt của tòa nhà, đảm bảo các thiết bị hoạt động phục vụ tốt, tối ưu. Đề xuất thay thế, làm mới, trang trí không gian văn phòng năng động.

Hỗ trợ các vấn đề khác: tư vấn các vấn đề liên quan đến sắp xếp giấy tờ lưu trữ cho các phòng ban, sắp xếp hàng hóa, kho vận nếu cần thiết.

Job Requirement

• Có kinh nghiệm quản lý tòa nhà hoặc văn phòng dạng tòa nhà, co-working space.

• Có khả năng dẫn dắt các thành viên trong team (bắt buộc)

• Bạn làm việc tỉ mỉ, chính xác,

• Có quy củ, có tư duy khoa học và đầu óc sắp xếp.

• Kiểm soát cảm xúc

• Có đầu óc sáng tạo, biết phân tích, phán đoán tình huống, có kinh nghiệm trong ngành từ 1 năm trở lên

• Có khả năng giáo tiếp để thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới

• Có sức khỏe để làm tốt vì công việc của nhân viên hành chính tuy khá nhẹ nhàng nhưng lại phải liên tục vận động

Về kỹ năng: Các kỹ năng cần thiết như:

• Kỹ năng quản lý thời gian,

• Kỹ năng hợp tác, làm việc nhóm, khả năng bao quát, tổng hợp,

• Kỹ năng giao tiếp, xử lý các tình huống khéo léo.

• Kỹ năng ngoại ngữ và kiến thức tin học văn phòng