Hospitality Project Management

Job Description

• Nhận bàn giao dự án từ nhóm kinh doanh/ Receive handover project from Sales Team.
• Đánh giá chi tiết của dự án và làm việc với trưởng bộ phận để xác định tính phù hợp của dự án và các mốc thời gian/ Assess the details of the project and work with Head of Hospitality to determine suitability of the project and timeline.
• Dựa vào thông tin được bàn giao từ nhóm kinh doanh, kiểm tra thông tin chi tiết và chuẩn bị thư mục riêng cho từng dự án (danh mục hàng, vật liệu, màu, biểu đồ Gannt)/ Base on handover file from Sales team to double check detail and prepare project folder (master list with item code, material list, finishing list, and Gannt chart) for each project.
• Cập nhật dữ liệu ERP chi tiết đơn hàng (mã khách hàng, nhà thầu, giá cả, số đơn hàng, lịch xuất hàng, điều kiện thanh toán) / Update ERP databases with order details (customer, vendor, price, PO, shipping, payment etc.)
• Tạo EN, SO, cập nhật đơn hàng và đảm bảo đơn hàng được phát hành và xuất đúng thời gian đã định/ Issue EN, SO, input orders for customers and ensuring orders are released and shipped within specified timeframe.
• Phối hợp hàng ngày với nhóm RD, nhóm mẫu, kế hoạch, sản xuất, kiểm hàng…để đảm bảo tất cả các bộ phận đều được chuẩn bị và thông báo về thời hạn và thời gian giao hàng/ Coordinate daily with RD team, sample team, planning, production, QA/QC,.. to ensure all teams are prepared and informed of deadlines and deliverables.
• Chuẩn bị và gửi báo giá trực tiếp cho khách hàng theo mẫu chuẩn của hàng dự án cho những mã hàng bổ sung của dự án đó, đảm bảo giá được kiểm tra và xác nhận bởi trưởng bộ phận/ Prepare and submit the formal quotation directly to the customer following standard JC Hospitality templates for additional items of project, make sure price is checked and confirmed by Head of Hospitality.
• Làm việc với kĩ thuật và thu mua để nhận thông tin vật liệu và giá cả vật liệu/ Work with TEC and PUR to get information on key materials and costings for components/materials etc
• Hỗ trợ tìm nguồn cung ứng và liên lạc với các nhà cung cấp cho vật liệu mới/ Support to sourcing and contact new suppliers for new materials.
• Làm việc với kĩ thuật để đảm bảo họ chuẩn bị BOM đúng thời hạn và kịp thời/ Work with TEC to ensure that they prepare a BOM in a timely manner.
• Quản lí và kiểm soát tài liệu tham khảo và đã được duyệt để các bản sao được lưu giữ an toàn. Chịu trách nhiệm cùng với bộ phận QA nhận và cấp phát bản vẽ, mẫu màu và những yêu cầu khác/ Manage and control approval references and finishes so that master copies are always kept securely. Take responsibility for this in conjunction with the QA Department. Manage receipt and distribution of drawings, finish panels and other requirements.
• Duy trì liên lạc thường xuyên với khách hàng, nhóm kinh doanh, và các bộ phận có liên quan để đảm bảo mọi người đều được thông báo về tiến độ và tình hình của từng đơn hàng/ Maintain regular communication with the customer, sales team and related departments to ensure everyone is kept informed of the progress and status of each order.
• Phối hợp chặt chẽ với các nhà máy nếu dự án đó liên quan đến nhà thầu phụ để đảm bảo họ có tất cả thông tin mà họ cần/ Work closely with vendors if the project involves sub-contracting to ensure that they have all the information needed.
• Làm báo cáo hàng tuần để cập nhật tình hình dự án cho khách hàng/ Make a weekly report to update status of project to client.
• Theo dõi quy trình sản xuất và mẫu hằng ngày để đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch/ Track production and mockup/PPS processes daily to ensure that everything is moving according to plan.
• Tiến hành các cuộc họp bàn giao với các bộ phận có liên quan ở các giai đoạn khác nhau của quy trình/ Conduct handover meetings with relevant departments at various stages of the process.
• Phối hợp với bộ phận xuất nhập khẩu để đảm bảo xử lí suôn sẻ tất cả các thủ tục giấy tờ cho lô hàng/ Coordinate with the Import/Export Department to ensure smooth processing of all paperwork for shipments.
• Theo dõi quá trình thanh toán/ Following the process of payment.
• Hỗ trợ các dịch vụ sau bán hàng để duy trì hiệu suất hoạt động của hàng hóa đã mua, sửa đổi, cải thiện dịch vụ được cung cấp/ Support after-sales services, to maintain operating performance of goods purchased and to modify and improve services rendered.
• Cải thiện kết quả dịch vụ khách hàng bằng cách nghiên cứu, đánh giá và thiết kế lại các quy trình, thiết lập và truyền đạt các số liệu dịch vụ, giám sát và phân tích kết quả, thực hiện các thay đổi/ Improve customer service quality results by studying, evaluating, and re-designing processes; establishing and communicating service metrics; monitoring and analyzing results; implementing changes.

Job Requirement

1  Yêu cầu chung/General requirements

-       Sử dụng tốt phần mềm văn phòng Microsoft Office/ Excellent Microsoft (excel, word, power point) knowledge.

-       Có tinh thần làm việc theo nhóm/ Teamwork spirit.

-       Tác phong và thái độ làm việc tốt, chuyên nghiệp/ A good and professional working manner and attitude.

-       Cá tính, sẵn sàng lên tiếng và khuyến khích mọi người hỗ trợ trong mọi lĩnh vưc/ Strong personality with willingness to speak up and encourage people to support in all areas.

-       Trung thực, siêng năng, cẩn thận và tận tụy trong công việc/ An honest, diligent and careful character and devoted to work.

2  Trình độ học vấn và các khóa đào tạo/Education and Training

-       Tốt nghiệp đại học, cao đẳng/ Graduated University/ College

3  Kinh nghiệm và năng lực chuyên môn/Experience and Qualification

-       Ít nhất 2 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực chạy dự án/ At least 2 years’ experience working in hospitality

-       Có kinh nghiệm làm việc với phần mềm ERP/ Experience working ERP systems.

4  Kỹ năng và các khả năng khác/Skills and other abilities.

-       Tự tin thuyết trình trước mọi người bao gồm tổng giám đốc, trưởng phòng và khách hàng/ Confident speaking in front a of a group of people including CEO, Head of Hospitality and Customers.

-       Đủ năng lực để nắm bắt chi tiết của từng dự án/ Competent enough to have a strong grasp of the details of each project.

-       Sẵn sàng làm việc trong môi trường sản xuất/ Willingness to work in a production environment.