Nhân viên hành chính Ban quản lý

Job Description

• Thực hiện công việc theo chức năng của nhân viên hành chính
• Mua sắm, quản lý, cấp phát các đồ dùng,... phục vụ cho văn phòng BQL tòa nhà hoặc các BP chuyên môn khác khi có yêu cầu.
• Quản lý TS của Ban (máy tính, điện thoại, sim điện thoại, máy tính xách tay, bàn ghế.........) Quản lý các hạng mục tài sản của CĐT đối với khu văn phòng cho thuê. Phối hợp với bộ phận kế toán kiểm kê tài sản theo định kỳ.
• Tập hợp hồ sơ, làm đề nghị thanh toán cho các đơn vị cung cấp dịch vụ hàng tháng: chuyển phát nhanh, nước uống, phô tô, in ấn..
• Chấm công CBNV. Tập hợp, kiểm tra bảng chấm công của CNBNV, kiểm tra các giấy nghỉ phép hợp lệ.
• Thực hiện công việc của mảng văn thư lưu trữ
• Tiếp nhận, xử lý, theo dõi và lưu trữ công văn đi.
• Tiếp nhận, xử lý, theo dõi và lưu trữ công văn đến
• Đánh máy, in ấn, sao chụp, công chứng tài liệu, in ấn các loại giấy tờ biểu mẫu phục vụ công việc của BQL
• Thống kê công văn đi công văn đến.
• Phân loại và lưu trữ tài liệu theo file cứng và file mềm một cách khoa học và đúng quy định của công ty;
• Thực hiện công việc Quản lý, chăm sóc khách hàng khối văn phòng và quản lý hợp đồng khách thuê VP
• Hướng dẫn, cung cấp các thông tin, mẫu biểu cho khách hàng, nhà thầu các thủ tục: trình báo, kiến nghị, đăng ký thi công, đăng ký mang vật tư, hàng hóa ra/vào tòa nhà...
• Quản lý, dán gỡ các thông báo tại các bảng tin của tòa nhà.
• Tiếp nhận, quản lý hồ sơ, hợp đồng,Các thủ tục liên quan đến gia hạn, thanh lý các hợp đồng khách thuê văn phòng, nhà hàng, quảng cáo, viễn thông...của tòa nhà.
• Soạn các thông báo cho khối văn phòng
• Thực hiện các công việc liên quan đến việc giao/nhận lại mặt bằng của khách hàng thuê đúng quy định.
• Tiếp nhận, xử lý tất cả các ý kiến thắc mắc, khiếu nại của khách hàng thuê đảm bảo giải quyết nhanh chóng, hiệu quả.
• Xây dựng, duy trì mối quan hệ với khách hàng thuê, chăm sóc, thăm hỏi và hỗ trợ khách hàng.
• Đề xuất/xây dựng/điều chỉnh quy trình công việc của mình phụ trách
• Hàng ngày thực hiện kiểm tra khu vực quản lý đảm bảo khách thuê tuân thủ nội quy, quy định của Tòa nhà. Phối hợp với bộ phận KSDV để xử lý các trường hợp vi phạm
• Tiếp đón khách ra/vào Tòa nhà
• Giao nhận thư từ, tài liệu đi đến các văn phòng trong Công ty
• Tổng hợp suất ăn hàng ngày.
• Thực hiện công việc cập nhật, xử lý thông tin liên quan đến thẻ xe, thẻ nhân viên bao gồm việc: Cập nhật, chỉnh sửa thay đổi thông tin phần mềm thẻ xe, thẻ nhân viên…
• Tìm kiếm khách hàng và khai thác mảng cho thuê khác của Tòa nhà như: Cho thuê màn hình led quảng cáo, cho thuê hội trường, cho thuê phòng họp, cho thuê các sự kiện quảng cáo xung quanh Tòa nhà…. Trực tiếp tham gia tổ chức tiệc/sự kiện của Công ty khi có yêu cầu.
• Các công việc khác do Lãnh đạo yêu cầu.