Nhân viên Hành chính kiêm Lễ tân

Job Description

I. Nhiệm vụ:

• Thực hiện nhận, chuyển công văn cho cá nhân, đơn đảm bảo công tác lưu trữ văn thư theo quy định.

• Tiếp đón khách hoặc đối tác/ứng viên phỏng vấn/nhân viên mới nhận việc… và thông báo đến các đơn vị có liên quan; Chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp, sự kiện của Công ty/Sàn.

• Quản lý và thực hiện việc cấp phát VPP/đồng phục/huy hiệu/quà Công ty; Phối hợp tổ chức sự kiện/ cúng kính/ liên hoan….

• Theo dõi ngày công, lịch công tác và thực hiện các báo cáo liên quan.

• Thực hiện đặt vé máy bay/khách sạn/phương tiện đi lại cho CBNV đi công tác.

• Thanh toán các chi phí hành chính trong tháng: Điện-nước, chi phí giao hàng, phí thuê văn phòng, nước uống, thay mực máy in, Photocopy, điện thoại, Internet...

• Quản lý và theo dõi: Máy fax, máy photo, máy nước uống, tài sản thuộc quầy tiếp tân; Liên hệ mời các NCC thay thế/ bảo hành/ bảo trì các thiết bị khi bị sự cố.

• Quản lý hệ thống biểu mẫu của Công ty; trình Giám đốc Sàn ký hồ sơ; Soạn thảo và gửi mail thông báo ban hành các văn bản hành chính từ Công ty.

• Giám sát công tác vệ sinh Sàn.

• Các công việc khác theo sự phân công Cấp quản lý trực tiếp.

II. Quản lý công việc.

• Chịu trách nhiệm mọi hoạt động của mình.
• Đề xuất các phương pháp làm việc có hiệu quả.
• Tham gia các chương trình đào tạo nâng cao trình độ cá nhân.
• Được tiếp xúc với các thông tin, dữ liệu quan trọng của công ty trong phạm vi công việc
• Đề xuất những công việc liên quan đến nghiệp vụ chuyên môn.
• Quản lí các kênh thông tin phụ trách.