Nhân viên hành chính và tiếp tân

Job Description

1. Tiếp tân:

• Đón tiếp, hướng dẫn khách hàng của Công ty, ứng viên phỏng vấn chu đáo.
• Đảm bảo khu vực tiếp tân sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp, trật tự.
• Hỗ trợ nước uống (nếu có) theo Quy định phòng họp của Công ty đối với khách CEO, Hội đồng quản trị,…
• Ghi nhận các thông tin (nếu có) tại khu vực Tiếp tân, và chuyển thông tin cần xử lý đến các phòng ban theo đúng chức năng.

2. Văn phòng phẩm:

• Quản lý, cấp phát văn phòng phẩm theo Quy định Cấp phát Văn phòng phẩm của Công ty.
• Nhận phiếu yêu cầu của các phòng ban, nhà máy → Kiểm tra → Trình Trưởng Phòng duyệt.
• Đặt hàng nhà cung cấp (mua sắm, phân bổ đúng, đủ, tiết kiệm).
• Kiểm hàng từ nhà cung cấp.
• Cấp phát cho các bộ phận.
• Kiểm tra, đối chiếu với nhà cung cấp → Yêu cầu nhà cung cấp xuất hóa đơn → Làm đề nghị thanh toán → Chuyển Kế toán.

3. Văn thư, bưu phẩm:

• Quản lý, thực hiện theo Quy định Văn thư của Công ty.
• Lập sổ theo dõi, phân loại và chuyển công văn, giấy tờ cho nhân viên giao nhận, nhân viên bưu điện (hoặc tự chuyển) đến các bộ phận liên quan. Khi chuyển giao công văn, giấy tờ, phải yêu cầu người nhận ký vào sổ giao công văn (chuyển đúng địa chỉ, kịp thời và ghi chép đầy đủ).

4. Xe công ty:

• Quản lý, thực hiện theo Quy định Đăng ký sử dụng Xe Công ty.
• Theo dõi, cập nhật lịch đăng xe công ty, xe thuê ngoài, thẻ taxi,...
• Tổng hợp thanh toán chi phí liên quan đến xe công ty theo Hướng dẫn thanh toán chi phí thuê xe ngoài, chi phí xe Công ty, tài xế,...

5. Kho Hành Chính:

• Tổ chức và sắp xếp các vật tư, thiết bị (Bao bì, Brochure, vật dụng tổ chức các event công ty/ hành chính nhân sự, …)
• Nhập và xuất hàng khi có yêu cầu từ các bộ phận.

6. Phòng họp:

• Quản lý, thực hiện theo Quy định Phòng họp.

• Tham gia chuẩn bị các buổi tiếp khách.

• Đảm bảo các vật dụng, thiết bị trong các phòng họp đầy đủ, tình trạng tốt để phục vụ.

7. Kiểm tra văn phòng:

• Kiểm tra văn phòng.

• Giám sát vệ sinh, maid (nếu có).

• Giải quyết các sự cố liên quan đến các thiết bị văn phòng, làm việc với nhà bảo trì, hoặc phòng kỹ thuật Tòa nhà / Ban quản lý Tòa nhà.

• Nếu có dịch vụ bảo trì thì: Liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ khi có sự cố.

• Nếu không có dịch vụ bảo trì thì căn cứ vào kết quả kiểm tra của kỹ thuật mà đề nghị thay mới, sửa chữa những trang thiết bị bị hư hỏng.

• Tham gia công tác đảm bảo môi trường làm việc (sạch sẽ, ngăn nắp, thoáng mát).

8. Đồng phục:

• Thực hiện theo Quy định cấp phát đồng phục.

• Theo dõi và phát đồng phục cho nhân viên mới, tái cấp đồng phục theo định kỳ.

• Nhập liệu xuất nhập tồn và kiểm tra tồn kho đồng phục.

• Đặt bổ sung khi phát sinh nhu cầu.

9. Các công việc hành chính tổng hợp:

• Thông tin liên hệ nhân viên Công ty (Contact list): Quản lý và cập nhật mã số nhân viên, điện thoại, email... của nhân viên.

• Thông tin liên hệ Nhà cung cấp,... của Phòng HR&ADMIN: Cập nhật điện thoại nội bộ, các cơ quan quản lý, các cơ quan có quan hệ công tác..., cụ thể là nhập dữ liệu các số di động, số liên tỉnh, số điện thoại bàn... của các khách hàng, nhân viên.

• Thanh toán: Các chi phí điện, nước, internet dịch vụ khác liên quan đến công tác hành chính.

• Phát ưu đãi cho nhân viên.

• Thiết kế hình ảnh, video clip mừng sinh nhật, teambuilding, các sự kiện nội bộ công ty khác,...

• Tham gia thực hiện tổ chức các sự kiện nội bộ công ty: Happy Hour, teambuilding, 8/3, 20/10,...

• Tham gia thực hiện các yêu cầu về quản trị chất lượng (tuân thủ theo các quy định của Công ty đã ban hành).

• Tham gia công tác kiểm kê tài sản định kỳ vào cuối năm.

• Thực hiện các công tác hành chính văn phòng: Nhập liệu, photocopy, lưu trữ các văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc được giao.

• Báo cáo công việc cho Trưởng phòng, Phó phòng.

• Thực hiện các công việc được giao từ Trưởng phòng hoặc theo phân công của cấp quản lý trực tiếp.

Job Requirement

Yêu cầu:

Trình độ đào tạo, chuyên môn:

• Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên ngành Hành chính văn phòng, Khoa học xã hội nhân văn, Sư phạm, Lưu trữ văn thư.

• Vi tính văn phòng tương đương loại B trở lên.

• Có kiến thức về công tác hành chánh.

Kinh nghiệm:

• Kỹ năng giao tiếp tốt: Giọng nói rõ ràng, trong sáng.

• Trình độ Tin học văn phòng thành thạo.

• Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí hành chính & tiếp tân.

• Tiếng Anh giao tiếp cơ bản, đọc tài liệu tốt.

Kiến thức/Kỹ năng/Thái độ:

• Trung thực, Năng động, Nhiệt tình, Sáng tạo & Chủ động trong công việc.

• Khéo léo và tế nhị trong giao tiếp. Kỹ năng giao tiếp, xây dựng mối quan hệ.

• Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc.

• Sử dụng các phần mềm tin học văn phòng: Word, Excel, PowerPoint, Canva, các phần mềm khác.

• Kỹ năng lập kế hoạch báo cáo.

• Nhanh nhẹn, chịu khó.

• Có khả năng bao quát và quản lý tốt công việc.