Nhân Viên Lễ Tân Kiêm Trợ Lý Văn Phòng

Job Description

Nhiệm vụ và trách nhiệm chính của vị trí này bao gồm nhưng không giới hạn đối với:

• Trả lời điện thoại và chuyển đến nhân viên thích hợp
• Lấy và phân phối thông điệp chính xác
• Chào đón công chúng và khách hàng và hướng dẫn họ đến đúng nhân viên cty
• Hướng dẫn khách hàng về gói sản phẩm dịch vụ của cty
• Tạo tài khoản membership cho khách hàng
• Điều phối dịch vụ tin nhắn và dịch vụ chuyển phát nhanh
• Nhận, sắp xếp và phân phối thư đến
• Giám sát email đến và trả lời hoặc chuyển tiếp theo yêu cầu
• Chuẩn bị thư gửi đi để phân phối
• Fax, scan và copy tài liệu
• Soạn thảo thư, bài viết quảng cáo, quy trình hoạt động và hợp đồng
• Kiểm tra văn bản
• Duy trì hệ thống hồ sơ và lưu trữ văn phòng
• Cập nhật và duy trì cơ sở dữ liệu như danh sách gửi thư, danh sách liên hệ và thông tin khách hàng
• Đảm bảo hồ sơ, thông tin được cập nhật kịp thời
• Truy xuất thông tin khi được yêu cầu
• Cập nhật và duy trì danh sách liên lạc của nhân viên nội bộ
• Phối hợp và duy trì các hồ sơ hành chính của nhân viên như thẻ đậu xe, điện thoại nhân viên
• Nhập tài liệu, báo cáo và thư từ
• Sắp xếp việc đi lại cho nhân viên
• Phối hợp và tổ chức các cuộc hẹn và cuộc họp
• Hỗ trợ lập kế hoạch và thực hiện sự kiện
• Giám sát và duy trì vật tư văn phòng
• Thực hiện các việc theo yêu cầu như đi đến bưu điện và ngân hàng
• Chuẩn bị tất cả các tài liệu và hóa đơn cho sổ sách kế toán và các nhiệm vụ nhân sự
• Chuẩn bị tài liệu cho các vấn đề pháp lý
• Giữ khu vực văn phòng sạch sẽ và gọn gàng
• Phiên dịch hồ sơ và tài liệu từ tiếng Anh qua tiếng Việt và ngược lại (cơ bản)
• Thời gian làm việc: Thứ 2 - Thứ 6: 8h-18h