Nhân viên mua hàng (Công ty lắp đặt, sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng điều hòa)

Job Description

Lập kế hoạch mua hàng theo tháng, quý, năm & từng dự án công trình

- Kế hoạch mua hàng cần dựa trên kế hoạch kinh doanh của công ty.

- Kế hoạch cho từng dự án công trình cần dựa trên khối lượng hợp đồng/báo giá/bóc tách thi công. Sau đó tiến hành xem xét, tổng hợp các chủng loại vật tư cần mua sắm, tính toán số lượng vật tư cần mua và các yêu cầu chất lượng vật tư cần đáp ứng.

Tìm kiếm, đàm phán và ký kết hợp đồng với nhà cung cấp

- Dựa trên kế hoạch mua sắm đã được phê duyệt, phòng mua tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp.

- Phòng mua sẽ đưa ra đề nghị báo giá cho các nhà cung cấp, kiểm tra mẫu, đánh giá năng lực nhà cung cấp, so sánh giá, đàm phán các điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng, lập danh sách các nhà cung cấp tiềm năng để trình duyệt và tiến hành ký kết hợp đồng.

- Một doanh nghiệp có thể có rất nhiều nhà cung cấp. Do đó phòng mua cần lập danh sách các nhà cung cấp, để có thể quản lý và đánh giá hiệu quả các nhà cung cấp.

- Ngoài ra, phòng mua nên chú ý duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp tiềm năng, để có lợi thế khi đàm phán giá, cũng như chất lượng luôn được đảm bảo

Kiểm tra, theo dõi hàng hóa được giao, theo dõi tồn kho

- Trách nhiệm của phòng mua là theo dõi, kiểm tra số lượng và chất lượng các loại mặt hàng được giao, phản ánh cho nhà cung cấp khi chất lượng không đạt yêu cầu.

- Thường xuyên cập nhật thông tin tồn kho để kịp thời đặt hàng. Định kỳ phối hợp với bộ phận kế toán trong công tác kiểm kê tồn kho. Khi phát hiện các sai lệch cần nhanh chóng xác định nguyên nhân và có biện pháp khắc phục.

Quản lý hồ sơ, hợp đồng và các chứng từ mua sắm vật tư

Toàn bộ các hồ sơ, giấy tờ và hợp đồng mua sắm cần được sắp xếp, lưu trữ hợp lý. Điều này vô cùng hữu ích cho công tác quản lý, đánh giá nhà cung cấp cũng như thực hiện các nghĩa vụ thanh toán cho nhà cung cấp

Tham mưu cho ban GĐ trong việc xây dựng định mức, chính sách, quy trình quản lý vật tư

Để công tác quản lý đạt hiệu quả cao, phòng mua cần tham mưu cho Ban giám đốc trong quá trình xây dựng các định mức tiêu hao, cũng như các chính sách và quy trình thực hiện các nghiệp vụ quản lý vật tư. Định kỳ cần tiến hành đánh giá, để dần hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác quản lý

Theo dõi xu hướng thị trường

Tiến hành phân tích, đánh giá các xu hướng khác nhau của thị trường và vận dụng các kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm để đưa ra quyết định mua hàng chính xác và kịp thời nhất.

Thống kê và báo cáo

- Báo cáo đánh giá nhà cung cấp

- Báo cáo hiệu quả thực tiễn – kế hoạch mua sắm

- Báo cáo đột xuất theo yêu cầu

Thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của cấp trên

Job Requirement

-    Tốt nghiệp cao đẳng/trung cấp ngành kinh tế, các ngành liên quan về kế toán – tài chính

-    Không yêu cầu nhiều về nghiệp vụ kế toán

-    Kỹ năng giao tiếp, đàm phán

-    Kỹ năng hập liệu, thống kê dữ liệu báo cáo

-    Kỹ năng vi tính văn phòng: word, excel