Nhân viên sales admin

Job Description

1. Theo dõi tiến độ thực hiện đơn hàng/hợp đồng

• Tiếp nhận thông tin và soạn báo giá, đơn hàng, hợp đồng
• Theo dõi xuyên suốt tiến trình báo giá, xác nhận đơn hàng, ký kết hợp đồng với khách hàng
• Theo dõi tiến độ của đơn hàng/dự án bao gồm các giai đoạn: thiết kế bản vẽ, Danh mục vật tư chi tiết, mua hàng, thanh toán của kế toán, sản xuất.. để phục vụ cho tiến độ của dự án.
• Cập nhật đầy đủ thông tin vào các file tiến độ thực hiện đơn hàng/hợp đồng và báo cáo kịp thời cho cấp Quản lý
• Theo dõi và kiểm soát giá vốn theo dự toán đã trình duyệt của từng dự án.
• Theo dõi, đối chiếu giá mua dự toán với giá mua thực tế và báo cáo ngay khi giá mua thực tế vượt định mức dự toán.
• Phản hồi đến khách hàng về tiến độ xử lý đơn hàng/dự án, phối hợp các phòng ban liên quan xử lý các vấn đề phát sinh trong việc xử lý đơn hàng/dự án.
• Thông báo cho khách hàng về thời gian giao hàng để khách hàng sắp xếp nhân sự nhận và ký biên bản giao hàng
• Phối hợp với bộ phận giao nhận, kho để vận chuyển hàng hóa đến điểm giao

2. Hoàn thiện hồ sơ, chứng từ liên quan đến dự án

• Theo dõi và phát hành các chứng từ thanh toán: Đề nghị tạm ứng, đề nghị thanh toán, biên bản giao hàng, biên bản nghiệm thu…theo tiến trình đơn hàng
• Tổng hợp giá vốn đầu vào theo đơn hàng/dự án
• Phối hợp với bộ phận kế toán xuất hoá đơn ghi nhận doanh thu/công nợ đơn hàng

3. Các công việc khác

• Quản lý công nợ khách hàng, đốc thúc khách hàng thanh toán công nợ đúng hạn.
• Báo cáo định kỳ (Tuần/Tháng) về tiến độ thực hiện đơn hàng, công nợ khách hàng cho cấp quản lý.
• Hỗ trợ các công việc còn lại theo yêu cầu của Quản lý Phòng Kinh Doanh.

Job Requirement

• Trình độ học vấn - chuyên môn: Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Kinh doanh Quốc tế, Thương mại hoặc các lĩnh vực liên quan.
• Kỹ năng Tin học: Sử dụng tốt MS. Office: word, excel, đặc biệt excel
• Kiến thức & Kinh nghiệm làm việc: Kinh nghiệm tối thiểu 1 năm 
• Kỹ năng và Thái độ cần thiết: Nhanh nhẹn, trung thực, cẩn thận, có trách nhiệm trong công việc và tinh thần cầu tiến