Operation Supervisor

Job Description

Trách nhiệm và nhiệm vụ công việc chính của Nhân viên bao gồm, nhưng không giới hạn đối với các nghĩa vụ đã nêu như sau:

• Liên hệ với khách hàng / đại lý để biết thông tin chi tiết về lô hàng
• Chuẩn bị hướng dẫn vận chuyển nộp cho hãng tàu/ coloader
• Phối hợp chặt chẽ với các bên liên quan (hãng tàu và đại lý) để sắp xếp kế hoạch vận chuyển
• Phát hành giấy báo nợ / hóa đơn cho khách hàng / ở nước ngoài cho từng lô hàng
• Theo dõi lô hàng và cập nhật cho khách hàng & đối tác nước ngoài
• Nộp AMS / ISF / E-manifest
• Lập báo cáo số liệu hàng tuần / hàng tháng của kế hoạch vận chuyển
• Quản lý nhóm 4+ bao gồm đào tạo, huấn luyện và khuyến khích thành viên trong nhóm làm việc hiệu quả
• Quản lý và kiểm soát khối lượng công việc và hiệu suất làm việc của nhóm
• Kiểm soát chất lượng công việc của nhóm, đảm báo không có tiền phạt/ tổn thất cũng như những sự phàn nàn nào phát sinh
• Xem xét/ lưu giữ các Quy định/ Quy trình chuẩn và hướng dẫn rõ cho nhóm. Đảm bảo các Quy định/ Quy trình chuẩn được tuân thủ nghiêm ngặt
• Linh động đưa ra các ý kiến để phát triển quy trình và chất lượng của nhóm
• Duy trì và xây dựng mối quan hệ với các hãng tàu và hình ảnh chuyên nghiệp với khách hàng, hợp tác & hỗ trợ các phòng ban khác
• Báo cáo cho quản lý hoặc cấp trên khi có yêu cầu
• Thực hiện các công việc nhiệm vụ phát sinh khác được chỉ định bởi quản lý trực tiếp và Ban Giám đốc

-------------------------------------------------------------------------

The Employee’s main job responsibilities and duties include, but are not limited to duties as set forth as below:

• Contact client/agent to get shipment detail
• Prepare Shipping Instruction submitted to carriers/co-loader
• Closely work with related parties (shipping line, carrier and agent) to arrange the shipping plan
• Issue the debit note/invoice to customers/overseas for each shipment
• Tracing shipments and update to customers & overseas partners
• Filing AMS / ISF / E-manifest
• Making weekly/monthly data report of the shipping plan
• Manage the team of 4+ including training, coaching, and encourage team member for work efficiently
• Manage/control team workload/productivity
• Control team performance to make sure no penalty/loss/complaint on any shipment
• Review/keep update on all Policies/SOPs and instruct clearly to the team. Make sure Policies/SOPs will be followed under strict discipline
• Pro-actively provide ideas/solution to develop the process/performance of the team
• Maintain and build relationships with shipping lines and professional image with customers, cooperate & support other departments
• Report to manager or upper level when required
• Complete the assigned job when required by direct management and the Board of Directors

Job Requirement

• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Logistics, Quản trị Chuỗi Cung ứng hoặc các lĩnh vực liên quan.
• Ít nhất 4 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực chứng từ logistics, đặc biệt là trong các doanh nghiệp xuất nhập khẩu hoặc logistics quốc tế.
• Kiến thức sâu rộng về quy trình và nghiệp vụ logistics và chứng từ.
• Kỹ năng lãnh đạo và quản lý nhóm.
• Tinh thần tổ chức cao và khả năng làm việc chặt chẽ với chi tiết.
• Tiếng Anh thành thạo

-------------------------------------------------------------------------

• Bachelor degree in Business Administration; Foreign Trade; Logistics
• At least 4 year experienced working for LOGISTICS FORWARDER. Having experience in US, CANADA both nominated & freehand shipments is an advantage.
• Being careful, responsible, dynamic, enthusiasm & hard working.
• Persuasive speaking, willingness to improve and thick skin are the top customer service attributes a representative needs.
• Good at communication Skills (Negotiation & Convincible Skills)
• Good command of English (both verbal & written)
• Team Work (Collaboration; Conflict Resolution; Challenge and Support)​