Phó Giám đốc Ban Quản Lý Tòa nhà

Job Description

1. Xây dựng kế hoạch:

- Xây dựng và lập kế hoạch triển khai cho tất cả các mảng hoạt động tại cơ sở quản lý: kế hoạch hành động, kế hoạch định kỳ, cập nhật theo từng giai đoạn.

- Tổ chức triển khai và kiểm soát và đánh giá kết quả thực hiện các kế hoạch đã phê duyệt

2. Nghiệm thu, vận hành hệ thống kỹ thuật

- Thực hiện công tác nghiệm thu, tiếp nhận bàn giao từ BQL XD

- Vận hành hoạt động của các hệ thống kỹ thuật tại BQL

- Thực hiện bảo trì bảo dưỡng, sửa chữa lỗi hỏng, nhu cầu cải tạo phát sinh trong quá trình vận hành

- Lưu trữ, đề xuất phương án bổ sung văn bản, tài liệu đảm bảo tính pháp lý trong hoạt động vận hành VP/KĐT/TTTM

- Thực hiện thẩm định chất lượng, tiến độ công tác sửa chữa liên quan đến kỹ thuật xây dựng (sửa chữa trần, tường, sàn,…) và kỹ thuật cơ điện (điện, nước, điều hòa không khí, PCCC, thang máy…)

3. Quản lý Nhân sự:

- Tối ưu hóa năng suất, hiệu quả làm việc của CBNV dưới quyền, từ đó đề xuất điều chỉnh định biên tại cơ sở.

- Đào tạo chuyên môn cho CBNV tại cơ sở, đào tạo nhân sự nguồn cho các Dự án mới (nếu có), thẩm định đề xuất bổ nhiệm, miễn nhiệm CBNV đối với các chức danh tại cơ sở.

4. Hệ thống quy định quy chế:

- Cập nhật các QĐQC từ Công ty, Pháp Luật để thực thi công việc chính xác và đảm bảo tính tuân thủ.

- 06 tháng 1 lần rà soát hệ thống quy định quy chế, mô tả công việc của các bộ phận/chức danh, tiêu chuẩn, chính sách; điều chỉnh và đề xuất điều chỉnh, thực hiện theo kế hoạch của công ty

5. Tài chính:

- Ngân sách: Tổ chức lập, triển khai, kiểm soát, đánh giá việc lập, thực hiện ngân sách trong lĩnh vực mình phụ trách.

- Chi phí vận hành: Kiểm soát chi phí theo đúng định mức quy định và đảm bảo trong ngân sách đã được lập, luôn tìm tòi, nghiên cứu các giải pháp tiết kiệm chi phí nhắm tối ưu hóa.

- Kiểm soát về nguồn Doanh thu, tình trạng lấp đầy mặt bằng thuê tại cơ sở, đề xuất & phối hợp với Phòng KD khai thác nguồn khách nhằm đạt được chỉ tiêu theo kế hoạch.

- Quản lý tài sản: Tổ chức, triển khai, kiểm soát, đánh giá và thanh tra các việc:

+ Quản lý tài sản trong phạm vi mình phụ trách, đảm bảo tuân thủ theo các quy định quản lý tài sản do Tập đoàn/Công ty ban hành.

+ Mua sắm tài sản, đảm bảo đúng trong phạm vi ngân sách được duyệt, đúng thời điểm cần thiết, có hiệu quả cao nhất.

6. Pháp chế: Tổ chức, triển khai, hỗ trợ, kiểm soát, đánh giá và thanh tra các công việc của bộ phận mình để đảm bảo tính pháp lý chặt chẽ.

7. Thanh tra & Kiểm soát CLDV:

- Tổ chức thực hiện thanh tra, định kỳ hoặc đột xuất tổ chức thanh kiểm tra chuyên sâu/toàn diện đối với các hoạt động tại cơ sở

- Thanh tra & Kiểm soát CLDV: Kiểm soát chất lượng dịch vụ công việc do nhà thầu cung cấp (VS, BV), thực hiện đánh giá chất lượng dịch vụ hàng Tuần/Tháng, đề xuất điều chỉnh tần suất thực hiện (nếu có), đảm bảo tính hợp lý và đảm bảo tiêu chuẩn vận hành

8. Chăm sóc khách hàng( khách thuê ) và hoạt động MKT tại cơ sở:

- Kiểm soát việc quản lý HĐ và Chăm sóc khách thuê, đảm bảo nhân viên tuân thủ và thực hiện đúng quy trình/quy định, mang lại sự hài lòng cho khách thuê và khách mua sắm tại tòa nhà/Văn phòng

- Kiểm soát chất lượng dịch vụ/vận hành của khách thuê, qua đó nắm bắt tình trạng thực tế để lập kế hoạch đào tạo tập trung, khắc phục/xử lý các tồn tại (nếu có)

- Quản lý triển khai MKT và trang trí tòa nhà: Quản lý hoạt động MKT tại cơ sở, tuân thủ các tiêu chuẩn, đạt được mục tiêu tăng trưởng của từng chương trình cụ thể. Kiểm soát hệ thống biển bảng, hình ảnh quảng cáo trong và ngoài tòa nhà/Văn phòng, đề xuất điều chỉnh, thay thế để đảm bảo tính chính xác, phù hợp, đạt tiêu chuẩn vận hành của công ty.

- Kiểm soát & cập nhật hoạt động Kinh doanh tại cơ sở.

9. Định kỳ đánh giá tình trạng khách thuê/ngành hàng, đề xuất thay đổi/bổ sung khách hàng, quy hoạch ngành hàng (nếu có).

10. Xây dựng và duy trì mối quan hệ với các cơ quan quản lý Nhà nước để đảm bảo điều hành hoạt động của BQL có hiệu quả, đúng pháp luật