Procurement Officer / Chuyên viên mua sắm

Job Description

Giới thiệu Viện Đại học Sydney Việt Nam (SVI)

About the University of Sydney Vietnam Institute (SVI)

SVI là một trung tâm nghiên cứu và hợp tác đa lĩnh vực, được thành lập dưới hình thức doanh nghiệp xã hội theo quy định của luật pháp Việt Nam. Công ty được thiết kế để tạo điều kiện thuận lợi và củng cố sự trao đổi tư duy và sáng tạo giữa các nhà nghiên cứu, học giả, và cộng đồng nói chung của Úc và Việt Nam.

The SVI is a multidisciplinary research and engagement hub established as a social enterprise under the laws of Vietnam. It is designed to facilitate and strengthen intellectual and creative exchange between Australian and Vietnamese researchers, academics and the broader community.

Xây dựng trên nền tảng giáo dục và nghiên cứu hàng đầu thế giới của Đại học Sydney trong nhiều lĩnh vực và các sự hợp tác về học thuật quan trọng và lâu đời với Việt Nam trong suốt 50 năm qua, SVI sẽ thực hiện tầm nhìn của Đại học Sydney về sự hợp tác bền vững, cùng có lợi trong tất cả các mức độ của giáo dục đại học và hợp tác nghiên cứu.

Building on the University of Sydney’s world-class education and research across a broad range of disciplines and its significant and long-standing academic partnerships in Vietnam over the last 50 years, SVI will realise the University’s vision for sustainable, mutually beneficial cooperation across all levels of higher education and research engagement.

Mô tả vị trí/ Job Description: Chuyên viên mua sắm/ Procurement Officer

Trong vai trò Chuyên viên thu mua, cá nhân chịu trách nhiệm quản lý quy trình mua sắm các trang thiết bị, vật tư và dịch vụ liên quan đến nghiên cứu, đảm bảo có kịp thời các nguồn lực cần thiết nhằm thực hiện thành công các dự án và nghiên cứu.

As Procurement Officer, the incumbent is responsible for managing the procurement process for research-related equipment and services, ensuring the timely acquisition of resources necessary for the successful execution of research projects.

Nhiệm vụ và trách nhiệm/ Duties and Responsibilities:

Quản lý thu mua:

Procurement management:

· Phát triển và triển khai chiến lược mua sắm phù hợp với mục tiêu của tổ chức, bao gồm tìm kiếm nguồn cung, đàm phán và quản lý nhà cung cấp.

Develop and implement procurement strategies in line with organizational objectives, including sourcing, negotiation, and supplier management.

· Tìm kiếm và xác định các nhà cung cấp tiềm năng và đánh giá khả năng cung cấp dịch vụ của họ nhằm đảm bảo sự phù hợp với những yêu cầu của tổ chức.

Identify potential suppliers and evaluate vendor capabilities to ensure alignment with company requirements.

· Chuẩn bị và đưa ra Yêu cầu đề xuất (RFP), Yêu cầu báo giá (RFQ) và phân tích phản hồi của nhà cung cấp nhằm xác định đề xuất có giá tốt nhất.

Prepare and issue requests for proposal (RFPs), requests for quotations (RFQs), and analyze vendor responses to determine the best value proposition.

· Đàm phán hợp đồng và các thỏa thuận với nhà cung cấp để đảm bảo các điều khoản và điều kiện thuận lợi, bao gồm giá cả, lịch trình giao hàng và tiêu chuẩn chất lượng.

Negotiate contracts and agreements with suppliers to secure favorable terms and conditions, including pricing, delivery schedules, and quality standards.

· Quản lý hợp đồng, bao gồm soạn thảo tài liệu hợp đồng, đảm bảo tuân thủ các điều khoản và điều kiện; theo dõi công việc của nhà cung cấp và giải quyết các vấn đề kịp thời để đảm bảo tuân thủ các nghĩa vụ hợp đồng.

Manage contracts, including drafting contract documents, ensuring compliance with terms and conditions, and monitor supplier performance and address any issues or concerns in a timely manner to ensure adherence to contractual obligations.

· Lữu trữ hồ sư chính xác về các hoạt động mua sắm, bao gồm hợp đồng, đơn đặt hàng và thông tin nhà cung cấp thông qua sử dụng phần mềm hoặc hệ thống phù hợp.

Maintain accurate records of procurement activities, including contracts, purchase orders, and vendor information, using appropriate procurement software or systems.

· Hợp tác với các bên liên quan nội bộ như bộ phận tài chính, hành chính, nhóm dự án/nghiên cứu để hiểu rõ nhu cầu mua sắm và hỗ trợ trong suốt quá trình mua sắm.

Collaborate with internal departments, such as finance, operations, and project/research teams, to understand their procurement needs and provide support and guidance throughout the procurement process.

· Cập nhật về các xu hướng ngành, điều kiện thị trường và yêu cầu quy định liên quan đến thực tiễn mua sắm, đề xuất cải tiến hoặc điều chỉnh các chiếc lược mua sắm khi cần thiết.

Stay informed about industry trends, market conditions, and regulatory requirements related to procurement practices, and recommend improvements or adjustments to procurement strategies as needed.

· Hỗ trợ phát triển và triển khai các chính sách, quy trình và hướng dẫn mua sắm để đảm bảo tuân thủ với các quy định và tiêu chuẩn liên quan.

Support the development and implementation of procurement policies, procedures, and guidelines to ensure compliance with relevant regulations and standards.

Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp:

Supplier relationship management:

· Phối hợp với nhà cung cấp để đảm bảo linh hoạt trong việc giao hàng đối với những yêu cầu mua sắm khẩn cấp.

Coordinate with vendors to ensure flexibility in terms of delivery while handling emergency procurements.

· Lấy ý kiến phản hồi từ các bộ phận như hành chính và nhóm dự án/nghiên cứu về hiệu suất và sự hài lòng đối với nhà cung cấp để thông tin đến nhà cung cấp.

Solicit feedback from internal departments, such as operations, and project/research teams, on supplier performance and satisfaction.

· Xây dựng và duy trì mối quan hệ tích cực với các nhà cung cấp để thúc đẩy hợp tác, giải quyết vấn đề kịp thời và tận dụng cơ hội tiết kiệm chi phí hoặc cải tiến quy trình.

Cultivate and maintain positive relationships with suppliers to foster collaboration, address issues promptly, and leverage opportunities for cost savings or process improvements.