Sales Admin Staff (FMCG/ Beverage)

Job Description

Báo cáo cho: National Sales Manager

1. Hỗ trợ đội ngũ phòng Sales

- Hỗ trợ quản lý chung về các hoạt động của phòng Sales.

- Là cầu nối giữa khách hàng và công ty, tương tác giữa phòng kinh doanh và các phòng ban khác.

- Kiêm tra hợp đồng mua bán, thanh lý hợp đồng và theo dõi thanh toán khi đến hạn

- Tổng hợp và cập nhật Sales Forecast từng kênh bán hàng theo tưng tháng, quý, năm

- Tiếp nhận và trình ký hồ sơ, chuyển giao hồ sơ cho các phòng ban theo đúng phân quyền.

- Tìm nguyên nhân, đánh giá và thực hiện các thay đổi cần thiết theo yêu cầu trong quy trình kinh doanh.

- Nhận báo cáo doanh số hàng ngày theo từng kênh bán hàng, data, thông tin sản phẩm đang bán, date, số lượng hàng tồn,… từ S&OP của các kênh bán hàng, tổng hợp thông tin vào file theo dõi, gửi cho GĐKD.

- Theo dõi hàng mẫu gửi khách hàng, các vật dụng POSM.

- Chịu trách nhiệm về độ chính xác của số liệu lưu trữ.

2. Công việc hỗ trợ National Sales Manager

- Hỗ trợ GĐKD trong việc giám sát, đôn đốc các phòng, bộ phận liên quan trong việc triển khai các mục tiêu, kế hoạch kinh doanh đề ra.

- Thúc đẩy các công việc của Sales /S&OP và thực hiện các loại báo cáo khi được GĐKD yêu cầu.

- Tham gia cùng GĐKD các buổi họp của Sales team, ghi chú nội dung buổi họp các công việc cần thực hiện, hỗ trợ push thực hiện theo deadline.

- Đặt lịch họp nội bộ và thông báo đến cấp trên và các Phòng ban liên quan tham gia

- Chuẩn bị biên bản họp, báo cáo theo yêu cầu

3. Công việc admin

- Chuẩn bị, sắp xếp và theo dõi lịch trình làm việc của GĐKD.

- Chịu trách nhiệm quản lý hành chính, nội quy, kỷ luật của Phòng thuộc Khối Sales.

- Lưu trữ thông tin khách hàng (chính sách, hợp đồng, data, contact list, các loại giấy tờ, chứng từ…).

- Lưu trữ và quản lý các chứng từ của phòng Kinh doanh bao gồm: chính sách bán hàng, bảng giá, chương trình khuyến mãi…và cung cấp thông tin cho Sales team khi cần.

4. Công việc liên quan đến các phòng ban khác

- Phòng S&OP: Thúc đẩy S&OP các vấn đề về đơn hàng, hồ sơ, hợp đồng,… của phòng Sales

- Phòng HR&AD:

+ Thực hiện chấm công & kiểm tra doanh thu Sales dựa trên dữ liệu của phòng S&OP gửi đến phòng HR&AD

+ Tiếp nhận nhân viên mới của Phòng Sales

- ISO/SOP: Đề xuất các ý tưởng giúp cải tiến quy trình, hoạt động của phòng Kinh doanh.

- Kế toán: Kiểm tra các đề nghị thanh toán của Phòng Sales

- Các phòng ban khác: Tuên thủ Theo Quy định, Quy trình, Hướng dẫn đã ban hành từ Ban ISO/SOP

5. Khác

- Các công việc khác dưới sự phận công của Cấp Quản lý.