Sales Admin

Job Description

1. Tài chính

• Lập kế hoạch dự trù và theo dõi các khoản chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động của Bộ phận Kinh doanh Spa tại Hà Nội, bao gồm: chi phí quà tặng khách hàng, nhập hàng hóa, chi phí công tác, và các khoản mua bán khác (nếu có).
• Đối chiếu số liệu giữa dự trù và thực chi nhằm đảm bảo tính minh bạch, hợp lý và kiểm soát ngân sách hiệu quả.
• Quản lý tiến độ thực hiện hợp đồng: theo dõi các mốc thời gian quan trọng, điều khoản thanh toán, và tình trạng thực hiện của từng hợp đồng.
• Lưu trữ, kiểm tra và cập nhật hồ sơ hợp đồng đảm bảo đầy đủ, chính xác và dễ truy xuất khi cần.
• Theo dõi công nợ khách hàng định kỳ, phối hợp với bộ phận kế toán và kinh doanh để nhắc nợ, hỗ trợ xử lý các trường hợp chậm thanh toán.

2. Khách hàng

• Theo dõi sát tình hình đơn hàng của khách, phát hiện kịp thời những biến động bất thường như đơn tăng/giảm đột ngột hoặc gián đoạn chu kỳ đặt hàng.
• Phối hợp với bộ phận kinh doanh và kho vận để xử lý nhanh các sự cố liên quan đến đơn hàng như: giao thiếu/hỏng, sai sản phẩm, chậm giao, hoặc các phản hồi từ khách hàng.
• Ghi nhận các vấn đề phát sinh và đề xuất hướng xử lý để đảm bảo trải nghiệm khách hàng và giữ mối quan hệ lâu dài.

3. Quy trình & Hệ thống

• Thực hiện các công việc hành chính hỗ trợ kinh doanh trên hệ thống nội bộ: nhập dữ liệu hợp đồng, đơn hàng, thông tin khách hàng; theo dõi tiến độ xử lý; cập nhật trạng thái các giao dịch.
• Đảm bảo toàn bộ quy trình làm việc tuân thủ theo quy định, biểu mẫu và chính sách của công ty.
• Phối hợp với các phòng ban để xử lý các tình huống phát sinh liên quan đến hệ thống, hỗ trợ tối ưu hóa quy trình vận hành.

Job Requirement

Yêu cầu:

• Tốt nghiệp cao đẳng trở lên, ưu tiên chuyên ngành Y/Dược hoặc các chuyên ngành KD/QTKD/KDQT.
• Có kiến thức về ngành mỹ phẩm, dược mỹ phẩm hoặc các hoạt chất dược trong mỹ phẩm
• Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm làm việc trong ngành kinh doanh dược, mỹ phẩm hoặc các ngành có liên quan.
• Anh văn giao tiếp cơ bản
• Sử dụng thành thạo các Phần mềm Word, Excel, Powerpoint

Quyền lợi:

• Lương cố định: từ 8triệu – 15triệu tùy năng lực + hoa hồng + KPI
• Tổng thu nhập hấp dẫn, đánh giá đúng năng lực từ 20triệu ++
• Được xem xét điều chỉnh lương 1 lần/năm
• Thưởng tháng 13, thưởng KPI theo quý, thưởng team/cá nhân 6 tháng/lần, thưởng hiệu quả công việc, thâm niên,...
• Môi trường trẻ trung, năng động, có nhiều cơ hội thăng tiến.
• Các nhiều hoạt động tập thể như sinh nhật, lễ tết, tham quan, du lịch.
• Tham gia các chương trình đào tạo trong và ngoài cty để năng cao nghiệp vụ.
• Hưởng các chế độ đãi ngộ theo luật lao động
• Thời gian làm việc: Từ 08h30 – 12h30 và 13h30 – 17h30, thứ 2 – sáng thứ 7 hàng tuần. (2 sáng thứ 7 làm online)