Sales Admin

Job Description

1. Hỗ trợ quy trình bán hàng

• Tiếp nhận và xử lý đơn hàng từ khách hàng (qua điện thoại, email, Zalo, Facebook, Website…)
• Soạn thảo báo giá, phiếu đặt hàng, phiếu xuất kho (Bán hàng online…)

2. Quản lý chứng từ, dữ liệu bán hàng

• Cập nhật thông tin đơn hàng lên hệ thống tự thiết lập (Excel, hoặc phần mềm nội bộ).
• Lưu trữ, quản lý các hồ sơ như hợp đồng, phiếu giao hàng, hóa đơn VAT, biên bản giao nhận, công nợ…
• Lập đơn hàng (mua/bán) trình ký duyệt.
• Theo dõi tình trạng công nợ và nhắc nhở Nhân viên Kinh doanh thu hồi công nợ khi đến hạn thanh toán.
• Báo cáo doanh số của Bộ phận Kinh doanh, đơn hàng hàng tuần/tháng/năm theo yêu cầu.
• Quản lý kho để kiểm tra tồn kho.

3. Hỗ trợ bộ phận kinh doanh, kế toán

• Cập nhật thông tin khách hàng.
• Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu, bảng giá, catalogue… phục vụ cho việc bán hàng.
• Liên hệ với Nhà máy, đối tác để đặt hàng.
• Theo dõi tiến độ giao hàng, liên hệ kho/xưởng để xác nhận hàng hóa.
• Phối hợp với đối tác vận chuyển để sắp xếp phương tiện vận chuyển phù hợp.
• Làm việc với kế toán để đối chiếu công nợ, hóa đơn, hoặc hỗ trợ lập hóa đơn VAT.

4. Các công việc hành chính khác

• Lập biên bản, phiếu đề xuất, thông báo nội bộ.
• Quản lý các biểu mẫu, quy trình bán hàng.
• Tham gia họp giao ban kinh doanh và lập biên bản họp.
• Các công việc khác theo yêu cầu từ Ban Giám Đốc

Job Requirement

Yêu cầu đối với Sales Admin

• Thành thạo Excel, Word, Google Sheets, có khả năng sử dụng phần mềm kế toán Misa là lợi thế.
• Giao tiếp tốt, cẩn thận, làm việc có hệ thống.
• Biết sắp xếp công việc khoa học, chủ động xử lý tình huống.
• Ưu tiên có kinh nghiệm trong môi trường thương mại, logistics, vật liệu xây dựng, hoặc sản xuất.
•  Tốt nghiệp Trung cấp trở lên chuyên ngành Kinh tế, Quản trị Kinh doanh hoặc các chuyên ngành có liên quan.

Thời gian và địa điểm làm việc

• Thời gian: 8h-17h30 từ thứ 2 đến thứ 7 hàng tuần, nghỉ trưa từ 12h -13h30.
• Địa điểm: Tòa Nhà Thuận Việt, 319 Lý Thường Kiệt, Phường 15, Quận 11, TP. Hồ Chí Minh.