Secretary/Admin

Job Description

Báo cáo cho: International Business Manager

1. Công tác thư ký của Trưởng Phòng (International Business Manager & Head of E-Commerce)

- Hỗ trợ & sắp xếp công việc

+ Ghi chú các thông tin công việc hàng ngày

+ Sắp xếp lịch làm việc, lên lịch hẹn và tổ chúc các cuộc họp nội bộ phòng

+ Reminder các việc Pending, ghi chú lịch làm việc hàng ngày

+ Đôn đốc & hỗ trợ các công việc của nội bộ phòng thực hiện đúng timeline

- Hồ sơ, tài liệu & thông tin

+ Chuẩn bị tài liệu, báo cáo và biên bản cuộc họp

+ Soạn thảo văn bản, tài liệu, công văn & chuẩn bị các tài liệu của Trưởng phòng yêu cầu

+ Quản lý thông tin, tài liệu của Trưởng phòng

- Tiếp khách

+ Đón tiếp khách và sắp xếp lịch họp với đối tác

- Trao đổi với các phòng ban

+ Giao tiếp và làm việc hiệu quả với nội bộ phòng

+ Đảm bảo việc trao đổi thông tin được chính xác trong nội bộ

- Thanh toán

+ Làm thu tục thanh toán công tác phí, chi phí tiếp khách hoặc các chi phí khác theo yêu cầu của Trưởng phòng.

2. Báo cáo

- Thực hiện tìm kiếm & phân tích dữ liệu theo yêu cầu của Trưởng phòng

- Tổng hợp các dữ kiện của phòng & Khách hàng

- Tổng hợp các kế hoạch kinh doanh của các dự án và theo sát tiến độ để cập nhật kết quả báo cáo với Quản lý.

3. Phiên dịch/Dịch thuật

- Đảm nhận công việc thư ký kiêm biên-phiên dịch khi có yêu cầu

4. Khác

- Hỗ trợ thực hiện các công việc của Phòng khi có phát sinh xảy ra (E-commerce/Opreations & International Business)

- Hiểu rõ nghiệp vụ của các vị trí trong phòng