[SNS] Hành chính tổng hợp kiêm Trợ lý TGĐ

Job Description

Hành chính tổng hợp:

• Chịu trách nhiệm quản lý hệ thống cơ sở vật chất – dịch vụ của nhà trường.
• Thống kê, theo dõi và đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện chất lượng cơ sở vật chất và hoạt động liên quan đến mảng hành chính – dịch vụ của nhà trường.
• Lên kế hoạch, phối hợp với các bên liên quan kiểm tra, rà soát hệ thống trang thiết bị và cơ sở vật chất theo định kỳ nhằm đảm bảo các trang thiết bị luôn trong trạng thái hoạt động tốt.
• Đảm bảo các chất lượng dịch vụ, cảnh quan, chất lượng vệ sinh, công tác y tế, PCCC luôn được theo dõi sát sao và vận hành hiệu quả.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan để hỗ trợ công tác vận hành các sự kiện, hoạt động của nhà trường.
• Duy trì mối liên hệ với các nhà cung cấp hữu quan để tạo lập hệ thống cung ứng hàng hóa và cơ sở vật chất đạt chất lượng và hiệu quả.
• Phối hợp quản lý các hợp đồng thu mua, quy trình thu mua hàng hóa và đảm bảo chất lượng hàng hóa mua vào đạt chuẩn.
• Đầu mối tiếp nhận và phối hợp xử lý khắc phục các sự cố liên quan đến bộ phận.

Trợ lý Tổng giám đốc:

• Sắp xếp lịch trình làm việc cho Tổng giám đốc, lên kế hoạch và gửi thư mời các cuộc họp.
• Thay mặt Tổng giám đốc điều hành, triển khai, giải quyết các công việc khi có uỷ quyền.
• Triển khai, tiếp nhận các công việc của cấp trên xuống các phòng ban.
• Theo dõi tiến độ thực hiện hoạt động của các phòng ban.
• Kiểm soát các văn bản, tài liệu, chứng từ trước khi trình Tổng Giám đốc phê duyệt.
• Tham gia đóng góp ý kiến, đưa ra các đề xuất cải tiến quy trình khi cần thiết.