[TAM SƠN] HN - Office Admin Associate / Nhân Viên Hành Chính

Job Description

1. Receptionist/ Công việc lễ tân

- Answer the phone when there is an incoming phone call/ Trực điện thoại (nghe/trả lời) khi có điện thoại gọi đến

- Support departments (pick-up, reception, car booking, restaurant, hotel… when required)/ Hỗ trợ các phòng ban (đón, tiếp khách, đặt xe, nhà hàng, khách sạn..khi có yêu cầu)

- Do BOD tasks: making tea for the Director, food... / Một số các công việc hỗ trợ BOD: pha trà cho Giám đốc, đồ ăn...

- Arrange documents and equipment in the reception area neat and orderly/ Sắp xếp tài liệu, trang thiết bị khu vực lễ tân gọn gàng, ngăn nắp

- Send letters and documents to customers, partners... / Gửi thư, tài liệu cho khách hàng, đối tác…

2. Shopping and payment/ Mua sắm và thanh toán

- Procurement monthly or when there is a request from the department, department, distribution and tracking in the file (buying stationery, buying supermarket supplies, items on demand ...) and when a new store opens/ Mua sắm đồ định kỳ hàng tháng hoặc khi có yêu cầu phát sinh của các bộ phận, phòng ban, cấp phát theo dõi vào file (mua văn phòng phẩm, mua đồ siêu thị, các đồ dùng theo yêu cầu...) và khi có cửa hàng mới mở

- Procurement of other machines: inventory machines, cash counters, code scanners... (suggestions of stores, accountants...)/ Mua sắm máy móc khác: máy kiểm kê, máy đếm tiền, máy quét mã... (đề xuất của cửa hàng, kế toán...)

- Follow up the issuance/new sewing of security uniforms/sales staff periodically and upon request/ Theo dõi cấp phát/may mới đồng phục bảo vệ/ nhân viên bán hàng định kỳ và khi có yêu cầu

- Make payment proposal with partners: VNPT telecommunications, Mobiphone, Viettel, VN Mobi, Asean courier, Fedex, laundry, cleaning, air tickets, stationery, supermarket goods, uniforms protection, Lavie drinking water, bonsai care. Làm đề nghị thanh toán với các bên đối tác : viễn thông VNPT, Mobiphone, Viettel, VN Mobi, chuyển phát nhanh Asean, Fedex, giặt là, vệ sinh, vé máy bay, văn phòng phẩm, đồ siêu thị, đồng phục bảo vệ, nước uống Lavie, chăm sóc cây cảnh...

- Arrange to order more tables, chairs, shelves ... for new employees or when required by departments/ Bố trí order thêm bàn ghế, kệ tủ …cho nhân viên mới hoặc khi có yêu cầu của các phòng ban

3. Other tasks/ Công việc khác

- Install Grab and manage Grab company account, monthly check and share expenses individually/ Cài đặt Grab và quản lý tài khoản Grab công ty, hàng tháng check và phân chia chi phí từng cá nhân

- Manage and monitor equipment and machinery at the office/stores: call to change toner for copier, printer. Quản lý theo dõi các trang thiết bị, máy móc tại văn phòng/cửa hàng: gọi thay mực máy photocopy, máy in…

- Register a landline phone number, internet for new stores and hotline when required/ Đăng ký số điện thoại cố định, internet cho cửa hàng mới và hotline khi có yêu cầu

- Renew internet, web domains for ecom stores or departments/ Gia hạn internet, tên miền web cho các cửa hàng hoặc bộ phận ecom

- Make weekly meeting minutes when there is room meeting/ Làm biên bản họp hàng tuần khi có cuộc họp phòng

- Arrange cleaning schedule at stores (periodically and when arising)/ Bố trí lịch vệ sinh tại các cửa hàng (định kỳ và khi có phát sinh)

- Prepare logistics when the company / office has holidays, anniversaries, parties at the office: order food, arrange cleaning ... support with the team/ Chuẩn bị hậu cầu khi công ty/văn phòng có ngày lễ, kỉ niệm, liên hoan tại văn phòng: gọi đồ ăn, bầy biện dọn dẹp...hỗ trợ cùng team

- Support logistics for sales of the company such as Private sale, Internal sale/ Hỗ trợ hậu cần các đợt bán sale của công ty như Private sale, Internal sale

- Other tasks assigned when necessary/emerging/ Các công việc khác được giao khi cần thiết/phát sinh