Thư Kí Công Trình

Job Description

Tóm tắt công việc:

- Giúp việc Chỉ Huy Trưởng

- Tiếp nhận, xử lý hồ sơ – tài liệu từ các đơn vị, đối tác trong và ngoài công ty

- Báo cáo công việc thực hiện mỗi ngày cho Chỉ Huy Trưởng

Nhiệm vụ:

Nhiệm vụ chính

- Soạn thảo, sắp xếp quản lý văn thư, công văn hành chính; Lập danh mục và giao nhận, theo dõi, sắp xếp, lưu trữ hồ sơ, tài liệu dự án ngăn nắp, có hệ thống theo đúng quy định của Công ty.

- Quản lý công tác hành chính, nhân sự ban QLTC và BCH công trường. Quản lý thu chi chi phí nội bộ công trình.

- Tạo và duy trì mối quan hệ tốt với toàn bộ nhóm dự án; Tham gia vào việc lập và quản lý hồ sơ dự án, điều phối, quản lý công việc cho Ban quản lý dự án theo yêu cầu; Xúc tiến công việc dự án.

- Biên, phiên dịch công văn đi và đến, các tài liệu và hồ sơ, các cuộc thoại, các cuộc họp khi có yêu cầu.

- Tiếp nhận, phân loại, kiểm soát hình thức và nội dung hồ sơ, văn bản trình Chỉ Huy Trưởng ký duyệt nhằm bảo đảm đúng các thủ tục, quy trình, quy định của Công ty.

- Tổ chức và chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp, viết biên bản cuộc họp.

- Nhận, sàng lọc, lưu và gửi thông tin dự án cho các bên liên quan; Liên hệ với các đơn vị tư vấn, nhà thầu, nhà thầu phụ để điều phối và xử lý thông tin liên quan trong dự án.

- Tổng hợp, lên lịch, sắp xếp chương trình làm việc cho ban QLTC, Chỉ Huy Trưởng. Hỗ trợ Giám đốc Dự án trong việc theo dõi, kiểm soát, giải quyết công của việc dự án và quản lý nhóm dự án; Hỗ trợ lập báo cáo định kỳ và đột xuất cho Chủ đầu tư, Ban giám đốc.

- Theo dõi tất cả các Hợp đồng tư vấn, thiết kế, thi công, … của dự án; Theo dõi tiến độ, hồ sơ thanh toán, quyết toán công trình đúng theo hợp đồng.

- Phác thảo công văn trả lời các yêu cầu, thắc mắc từ các bên liên quan trong dự án và thu thập các thông tin liên quan đến việc thực hiện dự án và trình cho Giám đốc dự án xem xét.

- Báo cáo công việc định kỳ: ngày, tuần, tháng, … và báo cáo đột xuất cho cấp quản lý.

Nhiệm vụ khác:

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của cấp trên.

Mối quan hệ liên quan đến công việc:

Bên Trong

- Cấp dưới trực tiếp: Không có

- Tất cả các phòng ban, bộ phận trong Công ty.

Bên Ngoài

- Cơ quan ban ngành

- Các đơn vị bên ngoài

Job Requirement

Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên chuyên ngành Kinh tế, kế toán, xây dựng

Kiến thức/kinh nghiệm: 

Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm ở vị trí liên quan

Ưu tiên ứng viên đã làm thư ký các công trình xây dựng

Trình độ ngoại ngữ: Thành tạo các kỹ năng nghe, nói, đọc, viết bằng tiếng Anh.

Trình độ tin học: Sử dụng thành thạo tin học văn phòng, các phần mềm liên quan đến chuyên môn.

Khả năng khác

Trình bày, thuyết phục, giao tiếp, trao đổi thông tin

Năng lực tổ chức, kiểm soát thời gian tốt.

Phẩm chất, tính cách, thái độ, hành vi

Cẩn thận, giao tiếp tốt, trung thực, nhiệt huyết với công việc.

Thể hiện rõ tính cam kết (luôn giữ lời hứa), tính công bằng (không thiên vị), tính tôn trọng (lắng nghe cùng phát triển).

Nam/Nữ

Độ tuổi: Tuổi từ 23 - 35 tuổi

Yêu cầu khác