THƯ KÝ CÔNG TY

Job Description

I. CÔNG VIỆC CHUYÊN MÔN

1. Chịu trách nhiệm lên kế hoạch, chuẩn bị tài liệu, chương trình, tổ chức, điều phối tại các phiên họp của Ban Tổng Giám đốc, Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông của Công ty TCO. Cụ thể:

- Sắp xếp lịch họp, gửi thư mời họp và nhận thông tin xác nhận dự họp;

- Phối hợp với các Phòng/Ban/Đơn vị trong hệ thống Công ty xây dựng nội dung, chuẩn bị chương trình, tài liệu họp và gửi cho Ban TGĐ, HĐQT, BKS, các cổ đông;

- Điều phối các hoạt động trong quá trình tổ chức các phiên họp;

- Lập và thu thập Phiếu biểu quyết, Phiếu lấy ý kiến, Biên bản họp, Nghị quyết và Quyết định của HĐQT, ĐHĐCĐ;

- Chủ trì ghi chép, soạn thảo Biên bản họp Ban Tổng Giám đốc, HĐQT, ĐHĐCĐ;

- Trình ký hoàn tất Biên bản họp, Nghị quyết, HĐQT, ĐHĐCĐ; lưu giữ hồ sơ, gửi và công bố, gửi Biên bản họp, Nghị quyết đến Phòng/Ban/Đơn vị trong hệ thống Công ty, cá nhân có liên quan.

2. Thực hiện nhiệm vụ Thư ký tại các cuộc họp HĐQT; thư ký tại các phiên họp ĐHĐCĐ; thực hiện thủ tục lấy ý kiến HĐQT, ĐHĐCĐ.

3. Soạn thảo/soát xét các văn bản, báo cáo liên quan đến thủ tục xin ý kiến người đại diện vốn của Tổng Công ty tại TCO theo quy định của TCT TCSG, giải trình các nội dung xin ý kiến và soát xét hồ sơ xin ý kiến người đại diện vốn của các Công ty con trong hệ thống của TCO trong quá xin ý kiến TCO trước khi biểu quyết.

4. Thực hiện công bố thông tin đối với các nội dung phải công bố theo quy định của pháp luật doanh nghiệp và chứng khoán.

5. Trao đổi, làm việc với các cổ đông, các cơ quan, tổ chức liên quan đến Công ty, hoạt động của Công ty và cổ phiếu Công ty.

6. Rà soát, theo dõi và báo cáo kết quả thực hiện Nghị Quyết/Quyết định, các Chỉ đạo của Ban Tổng Giám Đốc, HĐQT, ĐHĐCĐ;

7. Hỗ trợ các chuyến công tác của HĐQT: liên hệ với đối tác, yêu cầu đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn…

8. Phối hợp với các đơn vị thực hiện công tác đối nội, đối ngoại; quan hệ ngoại giao của HĐQT.

9. Xây dựng quan hệ cổ đông và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cổ đông; việc tuân thủ nghĩa vụ cung cấp thông tin, công bố thông tin.

10. Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Ban Tổng Giám đốc, HĐQT.

II. CÁC TRÁCH NHIỆM KHÁC

1. Bảo mật tất cả các thông tin được tiếp nhận trong quá trình làm việc, các thông tin vượt quá phạm vi để xử lý công việc một cách hợp lý cần được sự chấp thuận trước của Trưởng Ban.

2. Tuân thủ các quy định nội bộ của Công ty, các quy định trong Hợp đồng lao động và pháp luật trong quá trình làm việc tại Công ty.

3. Duy trì mối quan hệ đoàn kết, gắn bó, hợp tác, hỗ trợ, ứng xử văn hóa đối với các thành viên Ban Pháp chế và các nhân sự khác trong hệ thống.

4. Giữ thái độ lịch sự, hợp tác trong quá trình làm việc với các đối tác, khách hàng, đảm bảo uy tín của Công ty.