THƯ KÝ DỰ ÁN

Job Description

I. Mục tiêu vai trò

• Hỗ trợ Ban Quản lý dự án trong các hoạt động thực hiện quản lý dự án, quản lý thi công, quản lý thiết kế, quản lý vận hành dự án.
• Theo dõi tiến độ, đảm bảo các công việc được thực hiện đúng kế hoạch.
• Quản lý, lưu trữ thông tin, tài liệu dự án.
• Đảm bảo liên lạc, phối hợp chặt chẽ giữa các bên liên quan (nhà đầu tư, tư vấn, nhà thầu, phòng ban nội bộ).
• Thực hiện báo cáo định kỳ (ngày, tuần, tháng).

II. Trách nhiệm chính

1. Lập lịch & phối hợp dự án
   • Theo dõi, cập nhật và đôn đốc tiến độ, kế hoạch thực hiện dự án.
   • Liên hệ, phối hợp với các bên kỹ thuật (tư vấn, thiết kế, nhà thầu) để giải quyết các vấn đề phát sinh.
   • Sắp xếp lịch họp, điều phối các cuộc họp dự án: chuẩn bị agenda, mời người tham dự, đặt phòng, thiết bị, …
   • Ghi biên bản cuộc họp, theo dõi, nhắc việc các bên thực hiện cam kết.
2. Quản lý tài liệu & hồ sơ
   • Nhận, xử lý, phân phối văn bản giữa các phòng ban, nhà thầu, tư vấn.
   • Quản lý hệ thống lưu trữ tài liệu (bản giấy lẫn bản mềm): sao lưu, phân mục, kiểm soát phiên bản.
   • Kiểm tra, rà soát tính hợp lệ của tài liệu trước khi nộp để phê duyệt.
   • Lưu trữ hồ sơ quan trọng như bản vẽ thi công, hồ sơ thanh toán, hợp đồng, biên bản nghiệm thu, biên bản họp, hồ sơ phát hành, email nhận/đi, mẫu vật tư thiết bị…
3. Hỗ trợ hợp đồng & thanh toán
   • Theo dõi tiến độ ký kết hợp đồng thiết kế hoặc thi công.
   • Điều phối kiểm tra hồ sơ thanh toán của nhà thầu, tư vấn trước khi trình chuẩn.
4. Liên lạc & phối hợp bên liên quan
   • Là cầu nối giữa công ty, nhà thầu, các đơn vị tư vấn.
   • Truyền đạt thông tin kỹ thuật & hành chính một cách chính xác, đầy đủ đến các bên.

5. Báo cáo & quản lý hệ thống

• Thực hiện báo cáo dự án định kỳ (hàng ngày, tuần, tháng).
• Theo dõi các chỉ số, vấn đề rủi ro, đề xuất giải pháp khi phát sinh.
• Thực hiện các công việc hành chính khác theo phân công của Trưởng ban quản lý dự án.

6. Hỗ trợ hậu cần & hành chính

• Sắp xếp công tác công tác – lịch công tác, đặt vé, tổ chức chuyến đi, khách sạn nếu cần.
• Quản lý công việc văn phòng: nhận cuộc gọi, thư từ, email, nhập thông tin, làm giấy tờ.
• Theo dõi lưu trữ mẫu vật, tài liệu kỹ thuật (brochures, samples, datasheets) nếu cần.

Job Requirement

-        Tốt nghiệp đại học các chuyên ngành

-        Có 04 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương

-         Kiến thức và kinh nghiệm nghiệp vụ thư ký Dự án, văn thư, hành chính, lưu trữ hồ sơ…

-        Thông thạo các phần mềm Tin học văn phòng (Power Point, Word, Excel, Ms Project…)

Kỹ năng khác

-        Anh văn Trung cấp (TOEIC từ 550)

-        Biết sử dụng các tính năng cơ bản của các chương trình tin học văn phòng (Word, Excel, Outlook, Power Point…) hoặc các phần mềm về quản lý dự án.

-        Giao tiếp, trình bày, thuyết phục và đàm phán tốt;

-        Khả năng làm việc độc lập và theo nhóm;

-        Xây dựng mối quan hệ tốt.

-        Cẩn thận, tỉ mỉ, biết cách sắp xếp công việc khoa học.