Thư ký Hành chính

Job Description

1. Trình ký, nhập liệu hồ sơ online trên các hệ thống

• Rà soát hồ sơ, biểu mẫu, chữ ký, thông tin liên quan trước khi trình ký để tránh sai sót.
• Soạn phiếu trình ký theo mẫu nội bộ, đính kèm đầy đủ các tài liệu liên quan.
• Tạo luồng trình ký trên hệ thống số nội bộ
• Theo dõi trạng thái phê duyệt, nhắc các bên liên quan ký đúng hạn.
• Phối hợp với các phòng ban xử lý khi có yêu cầu điều chỉnh nội dung/hồ sơ.
• Lưu trữ bản trình ký đã duyệt trên hệ thống và/hoặc lưu hồ sơ bản cứng đúng quy định.

2. Soát xét, quản lý lưu trữ hồ sơ hiệu quả

• Tiếp nhận & trình ký hồ sơ, hỗ trợ chuyển giao hồ sơ cho các Phòng ban theo line phân quyền.
• Phân loại hồ sơ, kiểm soát hình thức văn bản, kiểm tra chứng từ nhằm đảm bảo tính chính xác về thủ tục & quy trình theo phân quyền phê duyệt.
• Lưu trữ toàn bộ hồ sơ của các dự án, bao gồm: hồ sơ pháp lý, thiết kế, thi công, hợp đồng, thanh toán,... (hardcopy và softcopy theo yêu cầu), đảm bảo hồ sơ không bị thất lạc và được truy xuất dễ dàng (nếu cần).
• Thường xuyên rà soát hệ thống quản lý hồ sơ và đưa ra cải tiến đổi mới

3. Đặt lịch họp, chuẩn bị tài liệu, ghi biên bản cuộc họp khi cần

• Lên lịch và gửi lời mời họp đến các thành viên liên quan.
• Chuẩn bị và phân phát tài liệu họp trước thời gian quy định.
• Tham dự, ghi chép và soạn thảo biên bản cuộc họp.
• Gửi biên bản và theo dõi tiến độ thực hiện các nội dung sau họp.

Job Requirement

• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị văn phòng, hành chính nhân sự hoặc các ngành có liên quan 
• 03-05 năm vị trí Thư ký, Hành chính Văn phòng
• Hiệu quả, Chính trực, Chuyên nghiệp.
• Đặc tính Novator & Cơ chế đánh giá Nhân sự.

1. Kỹ năng hành chính – văn phòng

• Thành thạo các công cụ văn phòng (Word, Excel, PowerPoint, Outlook,...)
• Quản lý và lưu trữ hồ sơ (hardcopy & softcopy) một cách khoa học, có hệ thống
• Soạn thảo và trình bày văn bản hành chính theo đúng quy chuẩn.

2. Kỹ năng tổ chức và quản lý công việc

• Lập kế hoạch và theo dõi tiến độ công việc
• Tổ chức, phân loại hồ sơ một cách logic, dễ truy xuất
• Theo dõi và nhắc nhở các đầu mối liên quan đúng thời hạn trình ký, phê duyệt.

3. Kỹ năng giao tiếp rõ ràng, hiệu quả với nhiều phòng ban/bộ phận khác nhau

• Kỹ năng kiểm tra và soát xét
• Cẩn thận, tỉ mỉ trong việc rà soát hồ sơ, biểu mẫu, chữ ký, chứng từ