Thư ký HĐQT kiêm Thư ký giám đốc

Job Description

1. Tóm Tắt Công Việc

- Thư ký Hội Đồng Quản Trị sẽ cung cấp hỗ trợ chuyên nghiệp và hành chính cho HĐQT, đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn quản trị, giao tiếp hiệu quả và điều phối suôn sẻ giữa các bên liên quan trong và ngoài công ty.

- Vai trò này cũng bao gồm việc hỗ trợ giao tiếp song ngữ (Anh-Việt) để tạo điều kiện thuận lợi trong các tương tác giữa các cổ đông trong nước và quốc tế.

- Ngoài ra, Thư ký HĐQT còn hỗ trợ HĐQT trong việc phối hợp với các bộ phận kinh doanh/marketing để đảm bảo chiến lược kinh doanh và tiếp thị của công ty được thực hiện hiệu quả.

2. Trách Nhiệm

a) Hỗ trợ hành chính:

• Tổ chức và điều phối các cuộc họp HĐQT, bao gồm chuẩn bị chương trình họp, tài liệu và biên bản.

• Duy trì và cập nhật hồ sơ HĐQT, bao gồm các nghị quyết, chính sách và tài liệu quản trị.

• Theo dõi các quyết định và hành động đã được thống nhất trong các cuộc họp.

b) Quản trị và tuân thủ:

• Đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn quản trị doanh nghiệp, yêu cầu pháp lý và chính sách công ty.

• Soạn thảo và rà soát các tài liệu, hợp đồng, biên bản họp và nghị quyết của HĐQT.

• Bảo đảm tính bảo mật và chính xác của thông tin nhạy cảm.

c) Giao tiếp song ngữ:

• Hỗ trợ thông dịch trực tiếp (Anh-Việt) trong các cuộc họp HĐQT và thảo luận giữa các cổ đông.

• Dịch các báo cáo, thư từ và tài liệu pháp lý khi cần.

• Là cầu nối giữa các bên liên quan quốc tế và HĐQT, đảm bảo giao tiếp hiệu quả.

d) Phối hợp với bộ phận kinh doanh/marketing:

• Theo dõi và báo cáo cho HĐQT về các hoạt động kinh doanh và marketing của công ty.

• Hỗ trợ HĐQT trong việc đánh giá hiệu quả các chiến dịch tiếp thị và kế hoạch kinh doanh.

• Phối hợp với bộ phận kinh doanh/marketing để đảm bảo chiến lược kinh doanh phù hợp với định hướng phát triển

của công ty.

• Đề xuất các ý tưởng cải thiện hoạt động marketing và kinh doanh, dựa trên dữ liệu và phản hồi từ thị trường.

e) Quản lý mối quan hệ với các bên liên quan:

• Điều phối và quản lý giao tiếp giữa các thành viên HĐQT, cổ đông và ban điều hành.

• Xử lý các yêu cầu và thư từ thay mặt HĐQT.

• Hỗ trợ quản lý mối quan hệ với các cơ quan pháp lý, quản lý và đối tác tư vấn bên ngoài.

Job Requirement

3.1. Trình độ học vấn và kinh nghiệm:

• Tốt nghiệp đại học các ngành Quản trị Kinh doanh, Luật, Tiếng Anh hoặc các ngành liên quan.

• Ít nhất 3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương tự, ưu tiên trong môi trường doanh nghiệp hoặc pháp lý.

• Có kinh nghiệm về quản trị doanh nghiệp, tuân thủ hoặc hỗ trợ HĐQT là lợi thế.

3.2. Kỹ năng và năng lực:

• Trình độ ngoại ngữ: Thành thạo tiếng Anh và tiếng Việt, có kỹ năng thông dịch và biên dịch xuất sắc (IELTS 7.0+/TOEIC 850+ hoặc tương đương là một lợi thế).

• Kỹ năng giao tiếp: Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và viết xuất sắc.

• Kỹ năng tổ chức: Khả năng tổ chức và quản lý thời gian tốt, chú trọng chi tiết.

• Kiến thức pháp lý và quản trị: Hiểu biết về luật doanh nghiệp Việt Nam và các thực tiễn kinh doanh quốc tế.

• Công nghệ: Thành thạo Microsoft Office, Google Workspace và các công cụ quản lý HĐQT.