Thư ký Tổng giám đốc

Job Description

Thư ký (50%):

• Quản lý và xử lý thư từ, email và tài liệu của Ban Giám đốc; triển khai, phân loại, lưu trữ tài liệu quan trọng và đảm bảo thông tin được chuyển đến đúng người/phòng ban.
• Chuẩn bị tài liệu, thông tin cho cuộc họp; lập kế hoạch, chuẩn bị báo cáo và biên bản cuộc họp; chia sẻ thông tin cho các bên liên quan. Quản lý lịch trình các cuộc họp và đảm bảo diễn ra đúng thời gian, quy định.
• Đôn đốc, giám sát các đơn vị, cá nhân thực hiện kết luận, chỉ đạo của Ban Giám đốc, đảm bảo tiến độ và chất lượng, báo cáo kịp thời các vấn đề phát sinh.

Pháp lý (50%):

• Soạn thảo, xét duyệt, sửa đổi và đàm phán hợp đồng trong nước và quốc tế, đảm bảo tính hợp pháp và quyền lợi của công ty.
• Soạn thảo, xét duyệt văn bản, quy chế, quy trình, biểu mẫu nội bộ. Soạn thảo chính sách website và ứng dụng thương mại điện tử theo quy định.
• Tư vấn cho Ban Giám đốc và các phòng ban về xuất nhập khẩu, hải quan, lao động, khiếu nại, tranh chấp,…
• Nghiên cứu và cập nhật thường xuyên các thay đổi về luật, thông tư liên quan đến hoạt động của công ty.
• Định kỳ tổng hợp, phân tích, đánh giá kết quả công việc.
• Quản lý, sắp xếp, lưu trữ và theo dõi hợp đồng, văn bản, tài liệu pháp chế.

Job Requirement

• Kinh nghiệm: Có 2–3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương, yêu cầu ứng viên có background về Luật hoặc liên quan đến pháp lý doanh nghiệp.

• Kỹ năng Thư ký: Kỹ năng tổ chức công việc, quản lý thời gian hiệu quả, giao tiếp tốt, soạn thảo văn bản chuyên nghiệp và xử lý thông tin nhạy bén.

• Kiến thức pháp lý: Am hiểu luật doanh nghiệp, hợp đồng, thương mại điện tử, lao động, đầu tư và xuất nhập khẩu; có khả năng đọc, phân tích, đánh giá và tư vấn nội dung hợp đồng, văn bản pháp lý.

• Kỹ năng chuyên môn: Thành thạo soạn thảo, rà soát, phân tích và đưa ra đề xuất về các văn bản, hợp đồng quan trọng.

• Tin học văn phòng: Sử dụng thành thạo Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) và các công cụ hỗ trợ quản lý công việc.