Thư Ký Trưởng Phòng Thi Công

Job Description

• Chuẩn bị giấy tờ, hồ sơ cho phòng trước và trong khi thi công, quản lý hồ sơ sau khi kết thúc dự án.
• Tham gia vào quá trình lập hồ sơ thầu.
• Liên kết, phối hợp với bộ phận Hành chính – Pháp lý trong việc kiểm tra nội dung, tình trạng phê duyệt của hồ sơ dự án.
• Thu thập, thống kê các chứng từ, hóa đơn và chuyển nộp đến bộ phận Kế toán định kỳ hoặc khi kết thúc dự án.
• Chấm công, đăng ký lịch công tác; theo dõi, sắp xếp và chuẩn bị các thủ tục cần thiết cho các đội thầu phụ và nhân viên thuộc phòng Thi công – Đấu thầu.
• Tiếp nhận hồ sơ, hàng hóa được gửi đến từ bên ngoài và ngược lại.
• Quản lý nhập và xuất kho các thiết bị thi công của phòng.
• Tổ chức các cuộc họp nội bộ phòng hoặc họp với đối tượng bên ngoài, bao gồm: chuẩn bị nội dung, thông báo thông tin cuộc họp, điều phối các hoạt động trong cuộc họp, ghi lại nội dung cuộc họp, gửi email cho các bên liên quan xác nhận nội dung đã thống nhất trong cuộc họp.
• Làm các phiếu đề xuất, spec vật liệu.
• Thực hiện các báo cáo theo yêu cầu và theo công việc thực tế.
• Cập nhật File Tổng hợp dự án trên ổ dữ liệu NAS định kỳ.
• Nhắc việc cho Trưởng phòng.
• Phụ trách các công việc khác theo sự phân công của Quản lý trực tiếp.