Thư ký văn phòng (Mảng Thang máy)

Job Description

1. Thực hiện các công việc hỗ trợ Bộ phận Sales

- Soạn thảo & lưu trữ báo giá. hợp đồng, công văn, các giấy tờ giao dịch …

- Theo dõi & cập nhật lịch giao hàng từ Nhà cung cấp

- Theo dõi & nhắc nhở các bộ phận xử lý yêu cầu của khách hàng.

- Phối hợp cùng bộ phận kế toán theo dõi và thu hồi công nợ phát sinh (nếu có).

2. Thực hiện các công việc hỗ trợ Bộ phận Kỹ thuật

- Soạn thảo & lưu trữ báo giá. hợp đồng, các phiếu bảo trì, bảo hành phát sinh (nếu có).

- Cập nhật các công trình mới bàn giao, danh sách các công trình bảo hành – bảo trì.

- Theo dõi thời gian bảo trì, bảo hành và kịp thời cập nhật cho Khách hàng trước khi hết hạn hợp đồng.

- Chủ động tiếp nhận các yêu cầu của Khách hàng và thông báo đến Bộ phận kỹ thuật để kịp thời xử lý, khắc phục.

- Thực hiện các báo cáo doanh thu, đối chiếu công nợ bảo trì, sữa chữa với kế toán

- Sắp xếp lịch trực ngoài giờ, ngày lễ cho Bộ phận kỹ thuật.

- Tổng hợp các chi phí phát sinh của Bộ phận kỹ thuật: Phụ cấp ngoài giờ, Công tác phí, Phụ cấp sữa chữa…

3. Tổ chức các sự kiện, quảng bá sản phẩm của Công ty

4.Thực hiện các hoạt động truyền thông, hướng dẫn và hỗ trợ cho các bộ phận có liên quan

- Truyền thông, hướng dẫn và hỗ trợ cho Sales/ Kỹ thuật các thông tin, chính sách mới liên quan đến Bộ phận Sales/ Bộ phận kỹ thuật.

- Hướng dẫn các thao tác khi nhập liệu trên hệ thống … đối với các nhân sự mới thuộc bộ phận Kinh doanh/ Kỹ thuật

5. Hỗ trợ các công việc hành chính của văn phòng

Quản lý các chi phí văn phòng: Điện, nước sinh hoạt, chuyển phát nhanh, internet, điện thoại, thuê văn phòng, mực in, VPP, nước uống, đồ cúng …

6. Tham gia giải quyết các công việc khác