Township & Property Management Executive

Job Description

Purpose of Job / Job Summary:

Mục đích công việc/ Tóm tắt công việc:

Assisting superior & management level in handlingmanaging, supervising operation all related works pertaining tomanagement company and service providers at Township/Buildings building and township in general which may related to park while coordinating with relevant parties, monitor building operation management contract administration and supervise the use of building operation budget. Support hand-over team for handing over units to purchasers. Ensure service providers comply with contract regulations, company procedures and relevant laws, letters correspondence and in compliance with company procedures & standards and all related lLaws.

Hỗ trợ cấp trên thực hiện, triển khai việc quản lý, giám sát đơn vị quản lý vận hành và các đơn vị cung cấp dịch vụ tại Khu đô thị/tTòa nhà nói riêng và khu đô thị nói chung, bao gồm cả những vấn đề cần sự phối hợp với bộ phận quản lý công viên nội khu và các bộ phận khác có liên quan, phối hợp với các phòng ban trong công ty, quản lý hợp đồng vận hành tòa nhà, giám sát việc sử dụng ngân sách vận hành tòa nhà. Hỗ trợ đội bàn giao nhà bàn giao nhà/căn hộ đến người mua. Đảm bảo các đơn vị cung cấp dịch vụ tuân thủ theo các quy định hợp đồng, quy trình công ty và quy định của pháp luật liên quan. , công văn đến và đi của bộ phận theo quy trình, tiêu chuẩn của Công ty,

các tiêu chuẩn kỹ thuật yêu cầu và luật pháp hiện hành có liên quan.Spearhead Assist to Deputy Deputy Manager-the Park Management/ TownshipBuilding Manager department to handle works which consists of Residential areapark, security and STP public area and outsource company…while managing, delegating, leading, risk management, coordination with all relevant Parties including budgetary costing, contract administration and compliance with company procedures and required specification standards.

Hỗ trợ Phó phòng- Quản lý công viên/ PhóTrưởng Phòng Quản lý Đô thịBan Quản lý tòa nhà Phụ trách bộ phận Quản lý công viên bao gồm công viên nội khu, an ninh và STPkhu công cộng và các công ty dicỵdịch vụ bên ngoài, quản lý, ủy quyền, hướng dẫn , quản lý rủi ro, phối hợp với tất cả các bên liên quan bao gồm chi phí ngân sách, quản lý hợp đồng và tuân thủ các quy trình của công ty và các tiêu chuẩn kỹ thuật yêu cầu.

Key Responsibilities / Duties:

Trách nhiệm/ Nhiệm vụ chính

1. Assist on the execution of Township & Propertyproduce BuildingPark Management’s strategic action plan on project basis to Superior The Management, execution and tiand timely delivery on each of financial year with the fulfillment of Key Result Areas of the department.

Triển khai các Đệ trình chiến lược hành động đã đề ra cho từng dự án của Phòng Quản lý Đô thị & Tòa nhà, của phòngBan Quản lý công viêntòa nhà tới cấp trên trực tiếp, thực thi và tuân thủ thời gian hoàn thành, đảm bảo thực hiện đầy đủ với sự hoàn chỉnh của các hạng mục công việc trọng yếu chính của phòng ban trong mỗi năm tài chính.

2. Ability to follow up on the execution with improvement & forecast, improve, enhancement , and proper planning and execution which is in line with managerial capabilities in accordance to Management’s directive, company goals and procedures.

Lên kế hoạch thực hiện, theo dõi công việc để tiến hành cải thiện và cải tiến chất lượng công việc

Dự báo, cải thiện, nâng cao, lập kế hoạch phù hợp và thực hiện phù hợp với chỉ thị của cấp trên, mục tiêu và quiy trình của công ty.

3. Manage and supervise the operation management company and service providers in the township/buildings/sale galleries. Ensure the quality of services provided to residents and customers and comply with the provisions of the contract.Planning of work and resources with particular reference to work schedule to ensure timely progress Periodically check service quality in township/buildings/sale galleries..

Lập kế hoạch công việc chi tiết và lên danh sách nguồn lực cần có có sự tham khảo đặc biệt với lịch làm việc để đảm bảo hoàn thành công việc theo kịp thời tiến độQuản lý, giám sát đơn vị quản lý vận hành và các đơn vị dịch vụ tại khu đô thị/tòa nhà/nhà mẫu. Đảm bảo chất lượng dịch vụ cung cấp cho cư dân, khách hàng và tuân theo quy định tại hợp đồng. Định kỳ kiểm tra chất lượng dịch vụ tại khu đô thị/tòa nhà/nhà mẫu.

4. Attend all technical and maintenance matters on Residential are/ siteBuilding by developing solutions to problems with the application of engineering concepts, practices and techniques.

Tham dự tất cả vấn đề liên quan về kỹ thuật Tòa nhà ở Khu đô thị/ ngoài công trường bằng cách đưa ra các giải pháp giải quyết vấn đề dựa trên việc ứng dụng các khái niệm kỹ thuật, phương pháp thực hành.

5. Supporting role to Enforce quality, risk managing and safety of works at sitebuidling by complies with ISO requirements and procedural.

Giám sát về chất lượng và sự an toàn của công trìnhtòa nhà bằng cách ứng dụng các yêu cầu và thủ tục ISO.

6. Closing to NCR within the time limit given.

Khắc phục lỗi để đóng NCR (Non Comply Report) trong thời hạn cho phép.

7. Closing coordination with construction team, sub-contract and other departments to ensure effective teamwork.

Phối hợp với đội xây dựng, nhà thầu phụ nhằm đảm bảo công việc của đội hiệu quả.

8. Yearly business plan and budgetary costing while ensuring all planning are in place for the next financial year and good execution, monitoring and timely delivery.

Lên kế hoạch kinh doanh hàng năm và chi phí ngân sách đảm bảo tất cả các kế hoạch được đưa ra cho năm tài chính tiếp theo và thực hiện tốt, giám sát và đảm bảo tiến độ.

9. Ccontract and supplier administration including preparing relevant data and reporting on all matters related to BuildingPark Management including timely award of contract such as landscape, maintenance, security etc.

Hỗ trợ công tác quản lý hợp đồng và các đơn vị cung cấp dịch vụ, nhà thầu, bao gồm chuẩn bị, việc quản lý hồ sơ và báo cáo.

10. Review and verify documents such as payment requests, proposal, reports etc. from partners, contractors, property management companies before submission for managers’ approval

Kiểm tra các hồ sơ như đề nghị thanh toán, đề xuất, báo cáo v.v được gửi từ đối tác, nhà thầu cung cấp dịch vụ, công ty quản lý tòa nhà trước khi đệ trình lên cấp trên xem xét, phê duyệt

11. Draft official dispatch to the authorities, correspondence to residents, Board of Committee of the residents and customers; translate documents from Vietnamese to English and vice versa for the superiors.

Soạn thảo công văn gửi đến cơ quan chức năng, văn bản phản hồi cho khách hàng, cư dân, Ban Quản trị; dịch văn bản, tài liệu, hồ sơ từ Tiếng Việt sang Tiếng Anh và ngược lại theo phân công của cấp trên

Quản lý hợp đồng và nhà cung cấp về tất cả các vấn đề liên quan đến Quản lý tòa nhàcông viên bao gồm cả việc trao hợp đồng đúng thời hạn như quản lý tòa nhàcảnh quan, bảo trì/ bảo dưỡng, an ninh, v.v ..

12. Report periodically or unexpectedly as requested by superiors. Collectively Monthly management reporting to The Management including attending all related meetings with The Management, inter departments and other meetings required i.e Authority, partner,etc.

Đệ trình báo cáo tháng cho Ban giám đốc bao gồm tất các những vấn đề có liên quan trong cuộc họp với Ban giám đốc, các công việc tự vận hành nội bộ và những cuộc họp khác như với chính quyền, đối tác,….

13. Timely sfollow up on the submission and approval of authorities matters including monitoring and follow up with relevant personnel and departments .

Phối hợp thực hiện, theo dõi việc nộp hồ sơ về các vấn đề liên quan đến chính quyền địa phương, liên hệ với các cá nhân, bộ phận, phòng ban có liên quan để xin phê duyệtBáo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu từ cấp trên.

14. Hand over the completion units to customers using Fieldview following the Vacant Possession Procedure of the company and acting role as the admin to control and manage the software to report as required by the Management and Head Quarter

Bàn giao căn hộ đã thi công hoàn thiện cho khách hàng bằng Fieldview, tuân theo quy trình Bàn giao căn hộ của công ty và đảm nhận vai trò admin quản lý và kiểm soát thông tin từ phần mềm để trích xuất thông tin, dữ liệu, báo cáo cho Ban lãnh đạo và HQ theo yêu cầu

Đệ trình hồ sơ đúng hạn và thúc đẩy việc phê duyệt từ chính quyền về các vấn đề có liên quan, bao gồm giám sát công việc và theo dõi tình trạng hồ sơ từ những cá nhân có liên quan.

15. Any other duties that may be assigned fromorm time to time by the managementsupervisorSupport to organize the First Condominium Conference and hand over to Building Owner Committee.

Các nhiệm vụ khác được Quản lý trực tiếpBan giám đốc phân công tùy thời điểm.Hỗ trợ công tác tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu và bàn giao Ban Quản Trị.

16. Any other duties that may be assigned from time to time by the supervisor.

Các nhiệm vụ khác được Quản lý trực tiếp phân công tùy thời điểm.