Trợ lý Điều hành cao cấp

Job Description

1. Giám sát & hỗ trợ điều hành: Theo dõi tiến độ công việc, nhắc việc các bộ phận, hỗ trợ Giám đốc trong quản trị vận hành.

2. Điều phối & quản lý dự án: Tham gia lập kế hoạch, giám sát tiến độ các dự án sản xuất, căn hộ, trung tâm thương mại.

3. Phân tích & báo cáo: Tổng hợp dữ liệu, lập báo cáo điều hành (Kinh doanh, sản xuất, nhân sự, chi phí, pháp lý …), hỗ trợ ra quyết định chiến lược.

4. Hành chính quản trị: Quản lý lịch họp, công tác, ghi biên bản và xử lý văn bản trước trình ký.

5.Giao tiếp đại diện: Làm việc thay mặt Giám đốc với nhà cung cấp, khách hàng, đối tác, cơ quan chức năng.

6.Ứng dụng công nghệ: Vận hành và đề xuất cải tiến quy trình thông qua các công cụ như Excel, Notion, Odoo ERP, ChatGPT…

Job Requirement

1. Trình độ học vấn tối thiểu: Đại học chuyên ngành Kinh tế, Quản trị kinh doanh, Luật, Ngoại ngữ, hoặc Kỹ thuật (ưu tiên hiểu rõ hoạt động sản xuất).

2. Kinh nghiệm: Tối thiểu 3–5 năm kinh nghiệm trong vai trò trợ lý điều hành, điều phối dự án/phòng ban hoặc quản lý vận hành

– Kiến thức tổng hợp: Hiểu biết đa ngành (sản xuất, bất động sản, pháp lý, nhân sự, tài chính)..

– Ưu tiên ứng viên:

+Đã làm việc tại doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất, bất động sản

+Có trải nghiệm tại công ty nước ngoài hoặc môi trường làm việc chuyên nghiệp, minh bạch

3.Yêu cầu ngoại ngữ: Giao tiếp cơ bản bằng tiếng Anh hoặc tiếng Trung là một lợi thế (dùng trong làm việc với nhà cung cấp quốc tế).

4.Yêu cầu ngoại tin học : Sử dụng thành thạo hoặc có khả năng học nhanh các công cụ: Excel nâng cao, Notion, Odoo ERP, ChatGPT…

5. Kỹ năng:

– Tư duy điều hành: Có khả năng phân tích hệ thống, ưu tiên công việc và đưa ra đề xuất quản trị.

– Tư duy hệ thống: Biết cách tổ chức công việc logic, rõ ràng, có thứ tự ưu tiên.

– Giao tiếp – đại diện: Làm việc thay mặt Giám đốc với đối tác, nhà cung cấp, phòng ban; đảm bảo uy tín và chuyên nghiệp

– Tổng hợp & Báo cáo: Thành thạo Excel nâng cao, PowerPoint; có kỹ năng viết báo cáo và tóm tắt thông tin hiệu quả

– Quản lý dự án: Có khả năng lập kế hoạch, theo dõi tiến độ, đánh giá rủi ro và phối hợp vận hành các dự án

– Nhanh nhẹn, nhạy bén và đảm bảo tính bảo mật trong công việc

6.Thái độ, phẩm chất:

–  Trung thực & chính trực: Giữ bí mật nội bộ, không vụ lợi cá nhân, không lạm quyền

– Khiêm tốn & tôn trọng: Làm việc văn minh, không xây dựng ảnh hưởng cá nhân tiêu cực.

– Chịu áp lực tốt: Giữ vững tinh thần trong môi trường khối lượng công việc lớn và deadline gấp.

– Chủ động: Không đợi giao việc, tự động lên kế hoạch và follow các deadline

– Giao tiếp ngắn gọn: Trình bày đúng – đủ – nhanh, tránh lan man, giấu thông tin.

7.Yêu cầu khác:

– Ngoại hình sáng, ưa nhìn, chuyên nghiệp

– Giọng nói chuẩn phổ thông