Trợ lý dự án

Job Description

Quản lý tài liệu dự án

• Phân loại, sắp xếp, lưu trữ, luân chuyển và bảo quản các tài liệu, hồ sơ liên quan đến dự án theo quy định của công ty và phòng ban.
• Cập nhật, phân loại và hệ thống hóa tài liệu nhằm đảm bảo việc truy xuất thông tin nhanh chóng, chính xác và bảo mật.
• Phối hợp với bộ phận văn thư và bộ phận công nghệ thông tin để thực hiện số hoá, lưu trữ tài liệu, văn bản điện tử và giấy tờ theo tiêu chuẩn của Công ty.

Tổng hợp báo cáo của các phòng ban

• Thu thập và tập hợp báo cáo công việc, tiến độ và kết quả từ các phòng ban liên quan đến dự án theo định kỳ (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng).
• Hỗ trợ phân tích, biên soạn và trình bày báo cáo một cách khoa học, rõ ràng.

Thư ký cuộc họp

• Lên lịch, tổ chức và chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp liên quan đến dự án.
• Ghi chép biên bản cuộc họp, ghi nhận đầy đủ các ý kiến, quyết định và phân công nhiệm vụ.
• Theo dõi, nhắc nhở và cập nhật tiến độ thực hiện các quyết định đã được thống nhất trong cuộc họp.

Job Requirement

1. Kiến thức chuyên môn:

- Nam/Nữ, tốt nghiệp đại học trở lên các chuyên ngành Kiến trúc, Xây dựng, Kinh tế xây dựng hoặc chuyên ngành liên quan.

- Kiến thức: Am hiểu quy trình kiểm soát tài liệu trong dự án xây dựng, có kiến thức về hồ sơ pháp lý, nghiệm thu, thiết kế.

2. Kỹ năng

- Thành thạo ứng dụng văn phòng: MS Office, G Suites, Management

- Thành thạo ứng dụng/phần mềm chuyên môn:

- Kỹ năng quản lý lưu trữ giấy tờ hồ sơ.

- Kỹ năng lập báo cáo, soạn thảo văn bản tốt.

3. Kinh nghiệm:

- Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm làm việc tại các vị trí tương đương.

4. Thái độ

- Chủ động, cẩn thận, tỷ mỷ, có trách nhiệm, nhiệt tình trong công việc