Trợ Lý Hành Chính

Job Description

1. Quản lý hành chính văn phòng hàng ngày

• Thực hiện các công việc hành chính hằng ngày hỗ trợ hoạt động văn phòng
• Quản lý, lưu trữ và sắp xếp hồ sơ, tài liệu hành chính
• Tiếp nhận và gửi thư từ, hàng hóa

2. Nhân sự & Tuyển dụng

• Đăng tin tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ và sắp xếp phỏng vấn
• Soạn thảo hợp đồng lao động (song ngữ) và hợp đồng cộng tác viên
• Hỗ trợ thủ tục nhận và nghỉ việc của nhân viên
• Sắp xếp bảo quản hồ sơ cá nhân của nhân viên

3. Quản lý chấm công & tiền lương

• Tính công và lương hàng tháng cho nhân viên (bao gồm BHXH, thuế TNCN, công đoàn)
• Tính hoa hồng cho cộng tác viên và thưởng doanh số cho nhân viên
• Hỗ trợ khai báo thuế thu nhập cá nhân định kỳ (quý/năm) cho nhân viên Việt Nam và nước ngoài

4. Thanh toán chi phí & quản lý chứng từ kế toán

• Thực hiện các thủ tục thanh toán chi phí vận hành văn phòng (BHXH, thuế, tiền thuê nhà, điện nước, phí dịch vụ, taxi, internet, điện thoại, chuyển phát nhanh, v.v.)
• Quản lý quỹ tiền mặt của công ty
• Lập sổ theo dõi thu chi hàng tháng từ tài khoản ngân hàng công ty
• Quản lý, lưu trữ hóa đơn, phiếu thu/chi và các chứng từ kế toán liên quan

5. Tìm kiếm nhà cung cấp & hợp đồng dịch vụ

• Tìm kiếm và làm việc với nhà cung cấp dịch vụ phù hợp theo nhu cầu vận hành
• Kiểm tra điều khoản hợp đồng (ví dụ: công ty tư vấn, nhà cung cấp thiết bị văn phòng,….)

6. Tuân thủ pháp lý & báo cáo cơ quan chức năng

• Thực hiện các báo cáo định kỳ/đột xuất cho cơ quan nhà nước (Sở Lao động, Sở Kế hoạch Đầu tư, Trung tâm Dịch vụ Việc làm TP.HCM,...)
• Hỗ trợ chuẩn bị và nộp các loại hồ sơ liên quan đến lao động và thuế TNCN

7. Hỗ trợ công tác & điều phối hành chính

• Sắp xếp lịch họp, kế hoạch công tác
• Đặt vé máy bay, khách sạn cho nhân viên đi công tác
• Hỗ trợ thủ tục thanh toán chi phí công tác
• Quản lý tài khoản Grab Business tại văn phòng Việt Nam

8. Quản lý quy trình & đề xuất cải tiến

• Hỗ trợ xin cấp giấy phép lao động, tạm trú, mã số thuế, số BHXH, thị thực,... cho nhân viên
• Thường xuyên cập nhật, đề xuất cải tiến quy trình vận hành và kiểm soát chi phí
• Soạn thảo, cập nhật quy trình làm việc (SOP)
• Dịch thuật tài liệu công ty (nội quy, hợp đồng,...)
• Quản lý tài sản phần cứng và phần mềm của văn phòng Việt Nam

9. Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp trên

Job Requirement

Yêu cầu:

- Thành thạo tiếng Trung nghe nói đọc viết

- Kinh nghiệm từ 1 năm trở lên

- Tốt nghiệp Đại Học trở lên