Trưởng nhóm Dịch vụ khách hàng

Job Description

1. Tiếp nhận và xử lý đơn hàng (đơn hàng đặt và trả)

· Nhận, xử lý và lên đơn hàng (hoặc xác nhận đơn hàng trên phần mềm), kiểm tra thông tin Khách hàng, sản phẩm, số lượng, giá và chương trình khuyến mãi,...xử lý khi có vấn đề phát sinh.

· Theo dõi hàng hóa (hàng đứt) được phân bổ để xuất hàng không vượt số lượng.

· Xử lý trước các sản phẩm đặc biệt như hàng thuộc diện giải tồn, cận date, móp vỏ,…

· Báo cáo tình hình xuất đơn hàng hàng ngày cho TDV, Quản lý sales, Quản lý TTDVKH và các thành viên khác được phân quyền.

· Lập các biên bản theo nhu cầu Khách hàng (BB thu hồi hóa đơn; BB điều chỉnh hóa đơn; BB+ phiếu xuất trả hàng; BB hàng gửi kho; BB xuất hàng…).

· Xử lý & theo dõi việc hủy hóa đơn.

· Lập đề nghị đổi/ trả hàng theo đúng quy trình, quy định

· Theo dõi hàng hóa trong kho theo từng chương trình khuyến mãi để xuất hàng không vượt số lượng (hàng Phân Phối)

2. Cung cấp thông tin bán hàng cho các Kênh bán hàng

· Cập nhật dữ liệu bán hàng toàn quốc, đối chiếu tồn kho … để cung cấp cho bộ phận kế toán/ đối tác theo yêu cầu (định kỳ: ngày/tuần/tháng)(hàng Phân Phối)

· Cập nhật dữ liệu bán hàng toàn quốc, bán ra từ đại lý, đối chiếu tồn kho đại lý… để cung cấp cho Trợ lý kinh doanh. Phòng Phân Tích Dữ Liệu Kinh Doanh.(hàng Thương Mại)

· Tổng hợp, cung cấp dữ liệu chương trình khuyến mãi, tổng hợp doanh số theo chương trình khuyến mãi theo yêu cầu của đối tác (hàng Phân Phối)

· Cập nhật thông tin hàng hóa từ Phòng Phân Tích Dữ Liệu Kinh Doanh (Thuốc, TPCN, TTBYT)

· Cập nhật thông tin hợp đồng phân phối, phạm vi phân phối dựa trên hợp đồng phân phối (hàng Phân Phối)

· Kiểm tra dữ liệu doanh số bán hàng đã xuất trong tháng gửi đối tác (hàng Phân Phối)

· Kiểm tra dữ liệu doanh số bán hàng đã xuất trong tháng gửi cho Trợ lý kinh doanh. (hàng Thương Mại)

· Báo cáo tổng hợp trả hàng, hủy hóa đơn hàng tháng

· Báo cáo tổng hợp phản hồi khách hàng

· Theo dõi số liệu đầu kỳ, xuất trong kỳ, cuối kỳ và đối chiếu tồn kho các HUB theo khu vực được phân công, báo cáo theo quy định (hàng Phân Phối)

· Cập nhật các thông báo chương trình khuyến mãi từ NPP (hàng Phân Phối)

· Cập nhật dữ liệu bán hàng toàn quốc, bán ra từ đại lý, đối chiếu tồn kho đại lý… để cung cấp cho Trợ lý kinh doanh. Phòng Phân Tích Dữ Liệu Kinh Doanh.(hàng Thương Mại)

3. Quản lý nhân sự trực thuộc Ban/ Trung tâm/ Phòng

· Tham gia công tác tuyển dụng nhân sự cho Ban/ Bộ phận (đề xuất tuyển dụng, sàng lọc CVs và phỏng vấn tuyển chọn).

4. Tạo và kiểm tra code Khách hàng

· Tạo code Khách hàng mới theo yêu cầu của phần mềm (có đầy đủ thông tin, gồm: địa chỉ, thông tin xuất hóa đơn, số và thời hạn GPP, khu vực, kênh, ...) khi có phát sinh .

5. Cung cấp thông tin hàng hóa và chính sách bán hàng cho Khách hàng

· Báo cáo đến các đối tác tình hình bán hàng.

6. Chăm sóc khách hàng

· Đề xuất các ý tưởng chăm sóc khách hàng phù hợp theo các nhóm khách hàng đã xác định

· Ghi nhận các phản ánh của Khách hàng