Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự

Job Description

A. Nhân sự:

- Tư vấn cho Giám đốc/Phó Giám đốc về các vấn đề liên quan đến phạm vi mình phụ trách;

- Xây dựng cơ cấu tổ chức công ty, Phòng HCNS và định biên nhân sự hàng năm; chính sách nhân sự chung của khu vực quản lý;

- Xây dựng hệ thống đánh giá nhân sự (KPls) và triển khai thực hiện;

- Xây dựng nội quy lao động, quy chế khen thưởng kỷ luật; quy chế tiền lương, chính sách lương thưởng các phòng ban

- Lập ngân sách quỹ lương hàng năm;

- Quản lý hoạt động chung của phòng nhân sự

- Xây dựng định mức NSLĐ cho các phòng ban trong Công ty, xây dựng đơn giá tính lương sản phẩm cho các bộ phận tính lương sản phẩm, kiểm soát việc thực hiện ĐM NSLĐ của các đơn vị;

- Xây dựng các chính sách tạo môi trường làm việc và văn hóa doanh nghiệp

- Lập ngân sách tuyển dụng và đào tạo hàng năm

B. Hành chính:

- Lập kế hoạch/ ngân sách Tài sản cố định hằng năm. Xác định nhu cầu, xây dựng kế hoạch tổng thể và tổ chức trang bị trang thiết bị, CCDC, tài sản;

- Xây dựng phương pháp quản lý tài sản, văn thư lưu trữ;

- Quản lý công tác vệ sinh, an ninh trật tự, PCCC, môi trường;

- Xây dựng và triển khai các hoạt động 5S;

- Quản lý hoạt động liên quan đến mua bán, sữa chữa tài sản, CCDC, điện nước, điện thoại, …;

- Quản lý và thực hiện các hoạt động liên quan đến phúc lợi xã hội

- Tổ chức các hoạt động truyền thông nội bộ

C. Các hoạt động chung Hành chính - nhân sự

- Quản lý điều hành hoạt động chung của Phòng HCNS tại Chi nhánh Miền Nam;

- Giao việc, kiểm soát đôn đốc, nhắc nhở và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên trong phạm vi quản lý;

- Hướng dẫn, đào tạo nhân viên trong phạm vi quản lý về chuyên môn, nghiệp vụ, phương pháp làm việc và các kỹ năng xử lý công việc;

- Đảm bảo các công việc thuộc phòng HCNS được làm việc trên sever theo đúng sơ đồ cây thư mục, các tài liệu cũng được lưu trữ đúng quy định;

- Xây dựng các quy trình, quy định làm việc của Phòng HCNS và các mẫu biểu kèm theo;

- Phối hợp với các Phòng ban rà soát lại hệ thống quy trình, quy định của công ty;

- Xây dựng hệ thống báo cáo trong nội bộ Phòng phục vụ công việc;

- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của CBQL;

- Bảng đánh giá chi tiết: căn cứ biểu mẫu KPI hàng năm.

D. Quản lý Bộ phận pháp chế

- Quản lý hoạt động chung của bộ phận căn cứ chức năng, nhiệm vụ của BP Pháp chế;

- Hướng dẫn/đào tạo chuyên môn cho nhân viên pháp chế;

- Trực tiếp hướng dẫn/thực hiện đối với một số công việc vượt quá khả năng của nhân viên pháp chế;

- Xây dựng định mức, chỉ tiêu công việc và đánh giá KPI nhân viên pháp chế.

E. Quản lý Bộ phận mua hàng

- Quản lý hành chính bộ phận mua hàng (nghỉ phép, chấm công, nội quy .v.v..);

- Chịu trách nhiệm đối với các đề xuất mua hàng, sử dụng nhà cung cấp bên ngoài từ Phòng HCNS trong việc lên kế hoạch, trình đề xuất, tìm NCC, deal giá;

- Căn cứ đánh giá chuyên môn từ Phó Giám đốc, xây dựng chỉ tiêu và đánh giá KPI của team mua hàng.

- Góp ý/đề xuất đối với công việc thuộc bộ phận mua hàng.

F. Quản lý Bộ phận thiết bị công nghệ

- Quản lý hành chính nhân sự thuộc bộ phậnTBCN (nghỉ phép, chấm công, nội quy;

- Đưa yêu cầu các công việc cho bộ phận TBCN căn cứ kế hoạch của công ty và các phòng ban được phê duyệt;

- Đốc thúc các công việc theo kế hoạch của bộ phận;

- Góp ý/đề xuất đối với công việc thuộc bộ phận;

- Căn cứ đánh giá chuyên môn của ngành dọc, đánh giá các chỉ tiêu còn lại trong bảng kpi của nhân viên thuộc bộ phận (chỉ áp dụng khi khuyết vị trí Trưởng bộ phận TBCN).