Trưởng phòng Hành chính Nhân sự

Job Description

1/ Tổ chức và quản lý nhân sự

- Xây dựng sơ đồ tổ chức các vị trí cần thiết để thực hiện tốt công việc.

- Phân công công việc cho nhân viên cấp dưới trong phòng HCNS thực hiện theo chuyên môn công việc hằng ngày.

- Xây dựng các form mẫu báo cáo, hạng mục và tiêu chí kiểm tra đánh gía công việc hằng ngày của Phòng HCNS.

- Kiểm tra và đánh giá hiệu quả công việc của từng nhân viên cấp dưới, điều phối nhân sự thực hiện công việc và phê duyệt các nhân sự nghỉ phép.

- Xây dựng bảng mô tả công việc các vị trí và tiêu chí tuyển dụng Nhân sự phù hợp cho phòng HCNS và PBCM.

- Đánh giá và đào tạo các nhân viên thuộc cấp, xây dựng đội ngũ quản lý kế thừa theo định hướng phát triển của công ty.

- Hướng dẫn và đảm bảo nhân viên hiểu và áp dụng các quy trình quản lý chất lượng của công ty.

- Xây dựng hệ thống KPI đánh giá hiệu quả công việc của Phòng HCNS.

- Kết hợp với các trưởng phòng ban khác xây dựng tiêu chí đánh giá nhân sự phù hợp

- Xây dựng quy trình đào tạo nhân sự hội nhập, đào tạo bên trong, đào tạo bên ngoài …

- Xây dựng & đề xuất chính sách lưu giữ và thu hút nhân tài

2/ Xây dựng và phát triển đội ngũ nhân sự

2.1 Tuyển dụng

- Căn cứ trên nhu cầu phát triển của Công ty để xây dựng kế hoạch nhân sự và xây dựng định biên nhân sự cho phù hợp.
Kết hợp với các Trưởng bộ phận tiến hành xây dựng lại chức năng nhiệm vụ/ mô tả công việc của các vị trí công việc/ phòng ban.

- Lập kế hoạch tuyển dụng và tiến hành tuyển dụng nhân sự phù hợp theo nhu cầu phát triển của công ty và các phòng ban.

2.2 Đào tạo & phát triển

- Dựa trên nhu cầu đào tạo để lập kế hoạch đào tạo

- Thực hiện hoàn thiện nội dung và tổ chức đào tạo theo kế hoạch đã được phê duyệt

- Đánh giá hiệu quả của công tác đào tạo để từ đó có hướng điều chỉnh cho phù hợp

- Xây dựng lộ trình phát triển nghề nghiệp cho CBNV

- Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự

2.3 Đánh giá nhân viên

- Kết hợp với đơn vị tư vấn và các Trưởng phòng ban xây dựng tiêu chí, quy trình đánh giá KPI.

- Thiết lập KPIs, theo dõi, đánh giá năng lực nhân viên định kì hàng quý

- Xây dựng chính sách đánh giá hàng tháng

3/ Quản trị hành chính nhân sự

3.1 Quản trị nhân sự:

- Xây dựng SĐTC/ cơ cấu tổ chức của công ty – các phòng ban và tổ chức thực hiện

- Xây dựng lại nội quy lao động, hệ thống các qui chế, qui trình, qui định cho Công ty theo lĩnh vực phụ trách và giám sát việc chấp hành các nội qui đó.

- Xây dựng quy chế lương thưởng, phúc lợi và các biện pháp khuyến khích – kích thích người lao động làm việc

- Xây dựng các chính sách, quy định và quản lý các hoạt động liên quan đến nhân sự: Chế độ học việc, thử việc, hợp đồng lao động, lương, thưởng, phép năm…chế độ nhân sự tại cty (quyết định nhân sự, HĐLĐ, chấm công tính lương, nghỉ phép, công tác ngoài, đăng ký mã số thuế TNCN và giảm trừ gia cảnh, tài khoản ATM, tham gia và thực hiện các chế độ BHXH-BHYT-BHTN-CĐ, báo cáo tăng giảm lao động, chấm dứt HĐLĐ và bàn giao, thực hiện các chế độ theo quy định của công ty, Thông tin CBNV…);

- Thực hiện công tác chấm công, tính lương & các khoản trích theo lương

- Thực hiện các nghiệp vụ về BHXH, thuế TNCN và Công đoàn

- Tham gia xử lý kỷ luật các trường hợp vi phạm

- Xây dựng hệ thống phần mềm nhân sự

- Thực hiện xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:20150

3.2 Quản trị hành chính

- Tổ chức và thực hiện công tác hành chánh theo chức năng nhiệm vụ và theo yêu cầu của Ban lãnh đạo.

- Tổ chức và điều hành các hoạt động hành chánh có liên quan: quản lý đội xe, y tế, tổ chức lưu trữ tài liệu, hỗ trợ công tác tổ chức các sự kiện, hội họp của công ty

- Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản, trang thiết bị của công ty. Tổ chức thực hiện

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an tinh trật tư, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ

- Quản lý tủ thuốc y tế và việc cấp phát thuốc, xử lý tai nạn tại văn phòng

- Quản lý mảng CNTT nhằm đảm bảo cung cấp và hỗ trợ dịch vụ về CNTT cho người sử dụng

- Lập ngân sách nhân sự, quỹ lương công ty và quỹ lương của từng phòng ban
Đề xuất & thực hiện các biện pháp tối ưu hóa chi phí hành chính nhân sự

4/ Xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp

- Phối hợp phòng Marketing thực hiện các hoạt động xây dựng, quảng bá thương hiệu

- Tư vấn, tham mưu cho BLĐ công ty xây dựng văn hóa ứng xử và đạo đức nghề nghiệp.

- Xây dựng hoạt động gắn kết các thành viên công ty

- Kết hợp phòng Marketing xây dựng và thực hiện các chương trình vì cộng đồng của công ty

Xây dựng văn hóa làm việc và học tập của công ty

5/ Đảm nhận các công việc khác
Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Cấp trên hoặc của Ban lãnh đạo Công ty tùy theo từng thời điểm phát sinh công việc.

Job Requirement

- Tối thiểu 5 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương 

- Ưu tiên tốt nghiệp các chuyên ngành Quản trị Nhân lực, Quản trị Văn phòng, Quản lý Hành chính, luật 

- Tiếng anh giao tiếp 

- Tính cách hòa đồng, thân thiện