[VSIP 2] - Nhân viên chứng từ Kho

Job Description

PURPOSE AND SCOPE

· Soạn thảo, xử lý các chứng từ xuất nhập khẩu: hợp đồng, vận đơn, hóa đơn, lệnh giao hàng, giấy báo hàng đến

· Chịu trách nhiệm chăm sóc khách hàng được trao phó qua các hoạt động nhập chứng từ,

· Giải đáp các thắc mắc của khách hàng về hàng xuất- nhập

Performance

- Nhận thông tin và kế hoạch đóng hàng từ khách hàng và phối hợp với CFS supervisor để lên và gửi kế hoạch đóng hàng cho khách hàng

- Liên hệ với khách hàng về các chứng từ nhập kho và hoàn thành thủ tục nhập kho

- Phối hợp với CFS Supervisor để liên lạc với bộ phận vận chuyển điều container đóng hàng theo kế hoạch

- Nhận thông tin từ tài xế và đăng ký ra vào cổng

- Quản lý và giám sát các thông tin xuất – nhập – tồn của hàng hóa và gửi báo cáo cho khách hàng. Ghi nhận các dịch vụ kèm theo, xác nhận cùng Khách hàng và báo cáo theo đề nghị hoặc/và cuối tháng.

- Cung cấp các chứng từ cần thiết cho các bộ phận liên quan và khách hàng sau quá trình nhận và đóng hàng (VGM, số container, số seal, v.v…)

- Giải quyết công việc với Khách hàng qua điện thoại và các phương tiện giao tiếp khác như email, fax…qua phối hợp với nhân viên chứng từ liên quan và bộ phận hiện trường kho

- Kiểm tra email để giải quyết các nhu cầu của Khách hàng hằng ngày và hướng dẫn cho nhân viên chứng từ liên quan.

- Liên hệ với Khách hàng hàng ngày để nắm bắt được kế hoạch hàng nhập-xuất trong ngày/ trong tuần/ trong tháng. Ghi nhận lại thông tin và email/ gọi điện thông báo cho cấp trên, Quản lý kho/ Giám sát kho/ Trưởng nhóm kho để sắp xếp Nhân sự hợp lý

- Kiểm tra các chứng từ yêu cầu nhập/xuất hàng, cập nhật thẻ kho, lập hồ sơ, lưu hồ sơ và chuyển cho bộ phận kế toán theo quy định

- Thực hiện những công việc khác do cấp quản lý phân công. Kiểm tra số lượng chủng loại hàng hoá nhập kho theo chứng từ.

- Chuẩn bị và gửi các thông tin xuất/nhập hàng cho bộ phận OPS để làm tờ khai xuất hàng.

- Gửi báo cáo, các chứng từ cần thiết liên quan cho khách hàng theo đúng timeline, không chậm trễ làm phát sinh thiệt hại hoặc rớt KPI mà khách hàng yêu cầu

- Gửi báo cáo hàng tồn kho cho khách hàng theo tuần, Billing sản lượng hàng tháng cho KH xác nhận

- Xác nhận billing số lượng hàng tháng từ nhà cung cấp và bên vận tải.

RESPONSIBILITY

· Chịu trách nhiệm quản lý, chăm sóc, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng được giao thông qua các hoạt động chứng từ, dịch vụ tại kho.

· Trung thực, đảm bảo chính xác về thông tin của hàng hóa, dịch vụ.

· Không tiếp tay cho các hành vi tiêu cực gây ảnh hưởng xấu tới danh tiếng, tài chính của công ty.

Job Requirement

QUALIFICATIONS (including Knowledge, Education, Certificate, Flexibility, Attitude)

·        Sức khỏe tốt, chịu áp lực cao trong công việc.

·        Trình độ Đại học.

·        Giao tiếp Tiếng Anh tốt và sử dụng thành thạo tin học văn phòng/ phần mềm quản lý.

·        Có tinh thần trách nhiệm cao, có sáng kiến để đổi mới hệ thống nhằm đáp ứng nhu cầu thay đổi và đòi hỏi ngày càng cao từ Khách hàng.

·        Có tác phong nghiêm túc, năng động để tổ chức toàn bộ Nhân viên và hệ thống công việc hiệu quả.

·        Khả năng giao tiếp và giải quyết vấn đề tốt để luôn làm Khách hàng và Nhân viên hài lòng.

·        Kỹ năng giao tiếp và trình bày chuyên nghiệp với Khách hàng và Nhân viên.

·        Tự lập, tự giác và ý thức cao trong công việc.

·        Có kỹ năng lãnh đạo