Chuyên Viên Kiểm soát chứng từ, Dữ liệu Tài sản cố định

1. Quản lý Hồ sơ Dự án & Nghiệm thu

• Kiểm soát hồ sơ: Tiếp nhận, đối chiếu, kiểm tra và bàn giao hồ sơ nghiệm thu dự án (từng phần và toàn phần) đảm bảo tuân thủ hợp đồng và quy định công ty.
• Quản lý tài sản dự án: Thực hiện bàn giao tài sản cố định, công cụ dụng cụ, trang thiết bị văn phòng cho đơn vị sử dụng (cấp mới hoặc thay thế).
• Quản trị dữ liệu: Cập nhật thông tin tài sản lên hệ thống SAP; quản lý hồ sơ và giấy tờ có giá liên quan đến Bất động sản.
• Quy trình: Thực hiện và kiểm soát biên bản bàn giao đối với cấp quản lý .

2. Quản lý Tài sản Cố định & Hệ thống SAP

• Tuân thủ quy trình: Đảm bảo vận hành đúng chính sách, quy trình và hướng dẫn công việc (HDCV) đối với toàn bộ TSCĐ (máy móc, nhà xưởng, BĐS, thiết bị vận chuyển, thiết bị văn phòng, thiết bị ICS).
• Vận hành SAP: Thực hiện tạo yêu cầu trên SAP cho các nghiệp vụ cấp phát hoặc hoàn kho tài sản.
• Quản lý bảo hiểm: Lập hồ sơ nghiệm thu trên PRM cho các dịch vụ bảo hiểm cháy nổ bắt buộc và bảo hiểm trách nhiệm dân sự phương tiện vận chuyển.

3. Kiểm kê & Kiểm soát Tài sản

• Lập kế hoạch: Thiết lập danh mục và lịch trình kiểm kê tài sản định kỳ theo kế hoạch đã thống nhất với bộ phận Kế toán.
• Thực hiện kiểm kê: Trực tiếp tham gia kiểm kê tại hiện trường; tổng hợp và báo cáo số liệu thực tế.
• Xử lý bất thường: Đối chiếu kết quả kiểm kê với hệ thống SAP, tiếp nhận phản hồi từ người sử dụng về tài sản hư hỏng/thiếu hụt; đề xuất phương án xử lý và cập nhật trạng thái tài sản lên SAP sau khi được phê duyệt.
• Điều chuyển: Kiểm soát, cập nhật hồ sơ và theo dõi quá trình điều chuyển tài sản giữa các khu vực.

4. Vận hành, Bảo trì & Xử lý khiếu nại 

• Bảo quản tài sản: Giám sát vệ sinh, bảo quản và thực hiện 3S đối với thiết bị ngưng hoạt động; đảm bảo tài sản sẵn sàng tái sử dụng.
• Quản lý bảo hành: Tiếp nhận thông tin vật tư lỗi , làm việc với nhà cung cấp và người sử dụng để đàm phán bảo hành, phân tích nguyên nhân và đề xuất giải pháp phòng ngừa.
• Quản lý bảo hiểm:
  • Lập danh mục và đề xuất giá trị bảo hiểm tài sản định kỳ hàng năm.
  • Tiếp nhận thông tin sự cố, thu thập hồ sơ chứng từ và làm việc với đơn vị bảo hiểm để giải quyết các khiếu nại (claim) cháy nổ, tai nạn.
  • Theo dõi và báo cáo tiến độ khắc phục sự cố tài sản.

• Học vấn: Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Kinh tế, Kế toán, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành kỹ thuật liên quan.
• Kinh nghiệm: Có kinh nghiệm làm việc >2 năm với vị trí tương đương, có kinh nghiệm quản lý bằng hệ thống ERP (đặc biệt là module SAP PM) và quản lý tài sản cố định.
• Kỹ năng:
  • Kỹ năng phân tích, tổng hợp số liệu và báo cáo tốt.
  • Trung thực, tỉ mỉ và có tư duy hệ thống.
  • Khả năng giao tiếp và đàm phán với nhà cung cấp/đối tác.
  • Thành thạo tin học văn phòng (Excel, Word).