Chuyên viên Kiểm soát Nội bộ

1.    MÔ TẢ CHUNG

Bảo đảm tính pháp lý và tính tuân thủ của hồ sơ, hợp đồng, văn bản và hoạt động của Công ty và các Công ty thành viên.

Phối hợp cùng Lãnh đạo Văn phòng CEO xây dựng, vận hành và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, hệ thống quy chế và cơ chế phân quyền của Công ty.

Hỗ trợ công tác quản trị công ty và tổ chức các cuộc họp Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông theo quy định pháp luật và Điều lệ Công ty.

2.    NHIỆM VỤ CHÍNH

A.   Rà soát pháp lý hồ sơ và hợp đồng

-       Rà soát, góp ý pháp lý đối với hợp đồng, thỏa thuận và văn bản của Công ty theo phạm vi phân quyền; bao gồm hợp đồng theo mẫu, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng của các Phòng/Ban và các hồ sơ khác theo phân công của Lãnh đạo.

-       Theo dõi việc thực hiện các hợp đồng đã rà soát (tiến độ, thanh toán, nghĩa vụ các bên); cảnh báo sớm rủi ro vi phạm hoặc tranh chấp.

-       Phối hợp cùng Phòng Pháp Chế cập nhật bộ hợp đồng mẫu, điều khoản chuẩn của Công ty, bao gồm bản song ngữ Việt Anh khi cần thiết.

-       Rà soát, theo dõi và lưu trữ hồ sơ pháp lý các Dự án theo phân công của Lãnh đạo.

-       Cập nhật thay đổi của pháp luật có ảnh hưởng đến hoạt động của Công ty; tham mưu Lãnh đạo phương án điều chỉnh.

-       Làm đầu mối phối hợp với luật sư, đơn vị tư vấn pháp lý bên ngoài khi được giao.

B.   Tham gia xây dựng hệ thống và cơ chế kiểm soát nội bộ

-       Phối hợp cùng Lãnh đạo Văn phòng CEO thiết kế khung kiểm soát nội bộ: cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của các đơn vị, ma trận phân quyền phê duyệt và các điểm kiểm soát trọng yếu.

-       Soạn thảo, rà soát quy chế, quy định, quy trình nội bộ; bảo đảm phù hợp pháp luật và nhất quán trong toàn hệ thống văn bản.

-       Nhận diện, đánh giá rủi ro theo từng mảng hoạt động; đề xuất biện pháp kiểm soát tương ứng.

-       Quản lý hệ thống văn bản nội bộ: ban hành, hiệu lực, phiên bản và lưu trữ.

-       Hướng dẫn, phổ biến quy chế và quy trình mới đến các đơn vị liên quan.

C.   Kiểm soát tuân thủ

-       Lập kế hoạch và tổ chức kiểm tra tuân thủ định kỳ, đột xuất tại Công ty và các Công ty thành viên theo phân công.

-       Kiểm tra tuân thủ các quy định vận hành của Trung tâm Phú Long Pavilion và lưu trữ hồ sơ kiểm tra tại Trung tâm.

-       Lập báo cáo kết quả kiểm tra, kiến nghị biện pháp khắc phục, theo dõi thực hiện và tổ chức phúc tra.

D.   Quản trị công ty và công tác Hội đồng quản trị

-       Phối hợp chuẩn bị chương trình, tài liệu và tổ chức các cuộc họp Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông, lấy ý kiến bằng văn bản; soạn thảo biên bản, nghị quyết, quyết định.

-       Theo dõi và đôn đốc việc thực hiện nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông khi có yêu cầu.

-       Phối hợp rà soát, cập nhật Điều lệ, Quy chế nội bộ về quản trị công ty, Quy chế hoạt động của Hội đồng quản trị; quản lý hồ sơ pháp lý doanh nghiệp và thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp.

-       Tham gia chuẩn bị hồ sơ, nâng cấp chuẩn mực quản trị và cơ chế công bố thông tin, đáp ứng yêu cầu của các giai đoạn phát triển tiếp theo của Công ty, bao gồm huy động vốn và mở rộng cơ cấu cổ đông.

E.    Công tác báo cáo

-       Báo cáo tuần công tác kiểm tra tại Trung tâm Phú Long Pavilion.

-       Báo cáo định kỳ tình hình pháp lý, tuân thủ và rủi ro cho Lãnh đạo Văn phòng CEO.

-       Thực hiện báo cáo định kỳ của Phòng theo quy định của Công ty.

F.    Công việc khác theo phân công của Lãnh đạo

-       Tham gia các chương trình, sự kiện và công việc khác của Công ty theo phân công của Lãnh đạo.

-       Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của quản lý trực tiếp.

1. Trình độ học vấn/Trình độ chuyên môn:

-          Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Luật (Luật Kinh tế, Luật Thương mại, Luật Quốc tế hoặc tương đương); ưu tiên có bằng sau đại học hoặc được đào tạo ở nước ngoài;

-          Nắm vững Luật Doanh nghiệp, Bộ luật Dân sự, Luật Thương mại, Bộ luật Lao động; hiểu biết pháp luật về đầu tư, đất đai, kinh doanh bất động sản là lợi thế;

-          Có kiến thức về quản trị doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức, kiểm soát nội bộ và quản trị rủi ro; hiểu biết khung COSO, ISO 9001, ISO 37301 là lợi thế;

-          Ưu tiên ứng viên hiểu biết Luật Chứng khoán và các quy định về quản trị công ty áp dụng cho công ty đại chúng; có chứng chỉ hành nghề luật sư hoặc chứng chỉ đào tạo về quản trị công ty;

-          Thành thạo tiếng Anh (tương đương IELTS 6.0 trở lên), có khả năng đọc, soạn thảo và trao đổi về hợp đồng, văn bản pháp lý bằng tiếng Anh; biết thêm ngoại ngữ khác là lợi thế.

-          Biết tiếng Trung là lợi thế.

2. Kinh nghiệm liên quan tới vị trí:

-          Từ từ 3 năm trở lên với kinh nghiệm tại vị trí pháp chế doanh nghiệp, công ty luật, kiểm soát nội bộ hoặc kiểm toán; ưu tiên ứng viên từng làm việc tại công ty luật quốc tế, công ty kiểm toán Big4 hoặc tập đoàn đa ngành;

-          Có kinh nghiệm rà soát hợp đồng thương mại và tham gia xây dựng quy chế, quy trình nội bộ;

-          Ưu tiên ứng viên đã tham gia tổ chức họp Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông, thủ tục pháp lý doanh nghiệp, hoặc các dự án tái cấu trúc, huy động vốn.

3.  Các kỹ năng cơ bản:

-          Soạn thảo văn bản pháp lý chặt chẽ, chính xác, mạch lạc bằng tiếng Việt và tiếng Anh;

-          Tư duy hệ thống; phân tích, nhận diện và đánh giá rủi ro tốt;

-          Lập báo cáo, trình bày vấn đề và đề xuất giải pháp rõ ràng cho Lãnh đạo;

-          Thành thạo MS Office, Office 365; có kinh nghiệm sử dụng ERP, SAP hoặc công cụ quản lý văn bản, hợp đồng số là lợi thế;

-          Giao tiếp, thuyết phục và phối hợp tốt với nhiều cấp quản lý.

4. Các kỹ năng bổ sung

-          Năng động, chủ động, nhạy bén; thích nghi nhanh với môi trường thay đổi và khối lượng công việc lớn;

-          Trung thực, khách quan, tính tuân thủ cao và bảo mật thông tin tuyệt đối;

-          Khả năng làm việc độc lập và phối hợp nhóm tốt;

-          Cầu tiến, mong muốn phát triển lâu dài theo định hướng pháp chế và quản trị công ty.