Chuyên Viên Quản Lý Hệ Thống

Mô tả Công việc

Tóm tắt công việc

a. Kiểm soát lưu trữ hồ sơ:

• Hướng dẫn, điều phối và phối hợp các phòng ban triển khai thực hiện lưu trữ hồ sơ theo kế hoạch/quy định.
• Giám sát, kiểm tra định kỳ công tác lưu trữ hồ sơ của các phòng ban.

b. Đảm bảo hệ thống văn bản lập quy (VBLQ) của Tập đoàn (chính sách, quy định, quy trình...) được triển khai áp dụng hiệu quả theo định hướng quản lý của Hội đồng quản trị, Ban Tổng Giám đốc.

c. Thực hiện theo dõi, giám sát việc tuân thủ áp dụng văn bản lập quy của các phòng ban.

d. Kiểm tra đánh giá nội bộ định kỳ và báo cáo.

e. Ghi nhận thông tin phản hồi và cải tiến VBLQ.

f. Theo dõi báo cáo tuần của các đơn vị; tổng hợp và tham mưu báo cáo tuần cho Ban Lãnh đạo.
Nhiệm vụ và trách nhiệm chính

a. Kiểm soát công tác lưu trữ hồ sơ:

• Hướng dẫn, điều phối & phối hợp các phòng ban triển khai thực hiện lưu trữ;
• Giám sát kiểm tra định kỳ công tác lưu trữ hồ sơ của các phòng ban.

b. Triển khai áp dụng và kiểm soát tuân thủ hệ thống VBLQ:

• Xây dựng kế hoạch giám sát, đánh giá tuân thủ hệ thống VBLQ hằng năm hoặc theo chỉ đạo.
• Truyền thông, hướng dẫn và tổ chức triển khai áp dụng VBLQ.
• Theo dõi, giám sát việc áp dụng và đánh giá tuân thủ hệ thống VBLQ.
• Nhận dạng các rủi ro liên quan đến việc triển khai áp dụng tài liệu.
• Xem xét về tính nhất quán, phù hợp với các yêu cầu cần tuân thủ của hệ thống, tính khả thi của tất cả các văn bản tài liệu công ty thuộc trách nhiệm được phân công.
• Ghi nhận phản hồi/ sự không phù hợp của VBLQ, phối hợp các đơn vị soạn thảo, soát xét cải tiến tài liệu liên quan đến vận hành của đơn vị.

c. Tổ chức và triển khai hoạt động đánh giá nội bộ (theo kế hoạch chung của Ban Kiểm toán nội bộ)

d. Theo dõi báo cáo tuần của các đơn vị và tham mưu cho Ban Lãnh đạo

e. Kiểm soát quá trình cải tiến: Theo dõi và kiểm tra kết quả thực hiện hành động khắc phục, phòng ngừa rủi ro những điểm không phù hợp của các đơn vị.

f. Công việc khác:

• Tư vấn xây dựng hệ thống VBLQ các Đơn vị/Chi nhánh.
• Đào tạo nhận thức về HTQLCL ISO 9001.

Yêu Cầu Công Việc

1. Trình độ: Đại học - Chuyên ngành Quản lý chất lượng, Lưu trữ, Luật.

2. Kinh nghiệm:

• Số năm kinh nghiệm: Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm trong công tác triển khai xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001.
• Các kinh nghiệm làm việc có liên quan đến công việc hiện tại:
• Ưu tiên đã từng làm việc trong tổ chức/ doanh nghiệp có chứng nhận quản lý hệ thống (ISO 9001, ISO 14001, ...) và có kinh nghiệm giám sát tuân thủ và đánh giá nội bộ.
• Ưu tiên đã từng làm việc tại công ty có ngành nghề thi công xây dựng dự án bất động sản (Chủ đầu tư/ Nhà thầu thi công/ Tư vấn giám sát...).

3. Kiến thức:

• Có kiến thức và am hiểu chuyên sâu về quản lý hệ thống và công tác chính sách.
• Có kiến thức liên quan đến đầu tư kinh doanh bất động sản, thi công xây dựng, quản lý lưu trữ hồ sơ dự án.

4. Kỹ năng:

• Kỹ năng công việc: Lập kế hoạch, theo dõi và triển khai công việc theo kế hoạch.
• Kỹ năng giao tiếp, thuyết phục; Kỹ năng giải quyết vấn đề; kỹ năng đánh giá nội bộ.