ĐIỀU PHỐI KHO ĐÔNG ANH

1.  QUẢN LÝ & ĐIỀU PHỐI VẬN TẢI

• Lập kế hoạch giao hàng:

• Tiếp nhận danh sách đơn hàng từ bộ phận Sale Admin/ kế toán kho theo đúng thời hạn (Kênh MT/GT/HRC/Y tế…).

• Phân tuyến, phân loại đơn hàng theo khu vực địa lý và đặc tính hàng hóa (hàng mát, hàng khô, hàng cồng kềnh).

• Sắp xếp thứ tự ưu tiên giao hàng và lập lộ trình (route) tối ưu cho từng xe để tiết kiệm thời gian và nhiên liệu.

• Quản lý đội ngũ lái xe: xây dựng cơ chế cho đội xe, đề xuất tuyển dụng, thay thế nhân sự:

• Phân công ca làm việc, lịch trình cụ thể cho tài xế và nhân viên giao nhận.

• Theo dõi trạng thái di chuyển của xe thông qua hệ thống định vị (GPS) để kịp thời xử lý khi có xe đi sai lộ trình hoặc dừng đỗ quá lâu.

• Giám sát tác phong làm việc, thái độ phục vụ khách hàng của đội ngũ giao nhận.

• Quản lý phương tiện và tìm kiếm nhà cung cấp vận tải;

• Kiểm tra tình trạng kỹ thuật xe hàng ngày (lốp, phanh, đèn, mức dầu...) trước khi xe xuất kho.

• Lập lịch và theo dõi việc bảo dưỡng định kỳ, đăng kiểm, thay dầu, sửa chữa.

• Kiểm soát, phê duyệt và thanh toán các chi phí phát sinh liên quan đến xe (xăng dầu, phí cầu đường, sửa chữa nhỏ).

2. PHỐI HỢP VẬN HÀNH KHO & HÀNG HÓA

• Kiểm soát quy trình xuất hàng:

• Phối hợp chặt chẽ với Thủ kho để kiểm đếm số lượng, chủng loại và hạn sử dụng (date) hàng hóa trước khi lên xe.

• Giám sát kỹ thuật đóng gói và chất xếp hàng lên phương tiện: đảm bảo hàng được sắp xếp đúng quy định khi để trên xe, hàng hóa đưa lên xe đàm bảo điều kiện bảo quản nhiệt độ đúng quy định

• Xử lý sai lệch

• Giải quyết ngay lập tức các vấn đề phát sinh tại kho như: thiếu hàng, hàng hư hỏng, sai lệch chứng từ giữa kho và điều phối.

3. QUẢN LÝ CHỨNG TỪ & KIỂM SOÁT CHI PHÍ

• Quản lý dòng chứng từ:

· • Chịu trách nhiệm thu hồi toàn bộ chứng từ gốc từ tài xế (Phiếu xuất kho, Biên bản giao nhận, Hóa đơn...) có đầy đủ chữ ký và dấu xác nhận của khách hàng.

Báo cáo giao hàng hàng ngày: Báo cáo đơn giao, báo cáo đơn rớt (nguyên nhân, quy trách nhiệm bộ phận liên quan), báo cáo đơn tồn, các đơn tồn quá hạn giao làm việc với kênh xem đi giao tiếp hay hủy đơn trước ngày 5 tháng sau.

Tính toán chi tiết đơn giao thành công cho từng lái xe theo ngày, chấm KPI cho lái xe

· • Đối soát chứng từ hàng ngày để đảm bảo không thất thoát thông tin giao nhận.

• Báo cáo & Thanh toán:

· • Thực hiện quyết toán chi phí vận hành hàng ngày/tuần (tiền dầu, công tác phí, phí cầu đường) dựa trên hóa đơn/lệnh chuyển tiền hợp lệ.

· • Lập báo cáo định kỳ về: Hiệu suất giao hàng (đúng giờ/trễ giờ), tỷ lệ hàng hoàn, tình trạng xe, và các sự cố phát sinh trên đường.

Báo cáo cost chi phí giao hàng theo tháng, cost xe giao hàng, cost định mức giao chành.

4. XỬ LÝ SỰ CỐ & GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

• Tại điểm giao hàng:

Trực tiếp hướng dẫn tài xế xử lý các tình huống khách hàng từ chối nhận hàng, thiếu hàng, hoặc tranh chấp về số lượng/chất lượng tại chỗ.

• Trên đường vận chuyển:

Xử lý nhanh các sự cố hỏng xe, tai nạn, hoặc các rào cản giao thông để tìm phương án thay thế (xe dự phòng, đổi lộ trình) nhằm giảm thiểu thiệt hại về thời gian giao hàng.

Kỹ năng:

o Sức khoẻ tốt, có thể làm việc nhiều giờ (tăng ca khi cần) và nâng vật nặng.

o Có khả năng làm việc vào ban đêm, cuối tuần và ngày lễ.

o Có khả năng làm việc trong môi trường có nhịp độ nhanh.

o Có khả năng làm việc độc lập.

o Chú ý đến chi tiết và giám sát chất lượng hàng trong kho.

o Có khả năng tổ chức, sắp xếp hợp lý hàng hoá trong kho.

o Tuân thủ tất cả các quy trình và quy định về sức khỏe và an toàn theo yêu cầu của công ty và pháp luật

Thái độ/Tố chất : Trách nhiệm kỷ luật cao, Tính chính xác, Trung thực kiên nhẫn và nguyên tắc…

Yêu cầu về thể lực: Đủ sức khỏe để làm việc