Lễ tân hành chính

Mô tả Công việc

• Trực quầy lễ tân, tiếp nhận các cuộc gọi và thông tin liên lạc cho CBNV theo số tổng đài;
• Nhận đăng ký, theo dõi lịch tiếp khách hàng tuần của các phòng ban trong Công ty; thực hiện công tác chuẩn bị phòng họp, phòng tiếp khách.
• Hướng dẫn và tiếp đón khách đến làm việc tại trụ sở chính của Công ty;
• Tiếp nhận, luân chuyển và xử lý công văn, văn bản hành chính nội bộ Công ty và các bưu kiện chuyển phát nhanh;
• Phối hợp với Chuyên viên tuyển dụng trong việc hướng dẫn và/hoặc tiếp nhận Hồ sơ ứng viên ứng tuyển vào Công ty, hàng tuần tổng hợp chuyển về phòng Tổ chức hành chính;
• Quản lý trang thiết bị, hệ thống máy móc tại khu vực sử dụng chung, khu vực phòng họp, phòng làm việc của Ban Lãnh đạo;
• Giám sát thực hiện công việc của Nhân viên tạp vụ: thời gian làm việc, kế hoạch mua sắm trang thiết bị trong công tác vệ sinh;
• Tổng hợp đề xuất văn phòng phẩm của các phòng ban và cấp phát theo quy định; quản lý và theo dõi cấp phát nước uống văn phòng;
• Lập đề xuất, tham gia tổ chức các chương trình ngày Lễ Tết và các sự kiện của Công ty: ngày sinh nhật BLĐ, tiệc cuối năm, tiệc tân niên,..
• Kiểm soát công tác tuần tra của bảo vệ và báo cáo kịp thời các trường hợp vi phạm (nếu có);
• Tập hợp chứng từ và đề nghị thanh toán đối với các khoản chi phí hàng tháng của Công ty, gồm: chi phí điện thoại, điện – nước,...

Thực hiện các công việc theo yêu cầu từ Trưởng phòng và Ban Tổng Giám đốc.