Nhân Viên Đấu Thầu

Chuẩn bị và hoàn thiện hồ sơ chào thầu/chào giá:

• Tiếp nhận thông tin hồ sơ chào thầu/chào giá và bảng phân công công việc do trưởng nhóm/trưởng phòng phân công. Phân phối bản in các hồ sơ mời thầu cho bộ phận thiết kế.
• Đọc hồ sơ và xác định chi tiết các nội dung/hồ sơ cần chuẩn bị (trừ các hồ sơ/yêu cầu về kỹ thuật), lập danh mục cụ thể.
• Lập và gởi file form bảng giá (theo yêu cầu của CĐT và quy định nội bộ của KEI) đã được trưởng nhóm duyệt cho trưởng nhóm công nghệ.
• Chuẩn bị và hoàn thiện hồ sơ năng lực kinh nghiệm và tài chính, các bảng cam kết, bảo lãnh, vv… theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu/chào giá.
• Tổng hợp, kiểm tra các file giá từ các bộ phận để đảm bảo tính đúng và đủ theo yêu cầu của HSMT. Hoàn thiện file giá gốc và chuyển cho Trưởng nhóm kiểm tra. Chỉnh sửa và hoàn thiện file giá có hệ số theo yêu cầu của quản lý/TGĐ.
• Nhắc nhở các bộ phận để đảm bảo tiến độ nộp hồ sơ theo đúng kế hoạch. Kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ kỹ thuật (do bộ phận thiết kế lập để đảm bảo đáp ứng yêu cầu của CĐT.
• Phô tô, in ấn, hoàn thiện bộ hồ sơ chào thầu (trừ hồ sơ kỹ thuật) sau khi trưởng nhóm/Trưởng phòng đã kiểm tra nội dung. Tổng hợp hồ sơ hoàn thiện từ bộ phận thiết kế thành bộ hồ sơ hoàn chỉnh.
• Đóng gói và gởi hồ sơ.

Đề xuất và thực hiện các cải tiến để cải thiện chất lượng, hình thức của hồ sơ chào thầu:

• Đưa ra các cải tiến về nội dung và hình thức của hồ sơ chào thầu để quản lý xem xét.
• Đưa ra biện pháp/cách thức bổ sung hồ sơ nhân sự, thiết bị, vv... mà KEI thường không đáp ứng được yêu cầu của hồ sơ mời thầu.
• Nhập các dữ liệu ghi nhận nguyên nhân rớt/trúng thầu do trưởng nhóm cung cấp, báo cáo định kỳ cho Trưởng nhóm và trưởng phòng.
• Cập nhật liên tục hồ sơ nhân sự của KEI khi có các nhân sự mới Chuẩn bị các chứng nhận hoàn thành công trình ngay khi có dự án được nghiệm thu đưa vào sử dụng để chuyển cho phòng dự án lấy xác nhận của CĐT.

Lưu trữ và quản lý hồ sơ chào thầu của dự án:

• Lưu trữ và quản lý hồ sơ mời thầu và dự thầu của dự án (file cứng và file mềm) theo đúng quy định nội bộ của phòng và công ty.

• Kỹ năng lập kế hoạch và phân bổ công việc tốt
• Kỹ năng biên soạn các tài liệu, văn bản tốt
• Kỹ năng giao tiếp và truyền đạt thông tin tốt
• Kỹ năng làm việc nhóm tốt
• Siêng năng, trung thực, chịu khó học hỏi.
• Cẩn thận, tỉ mỉ.
• Chủ động và có trách nhiệm với công việc