Nhân viên, Sales Admin

Mô tả chung 

Chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục nội bộ, trình duyệt giấy tờ, quản lý hồ sơ tài liệu bán hàng, và hỗ trợ team Sales miền Bắc từ trụ sở chính (TP HCM). Đóng vai trò là “cầu nối” trọng yếu giúp khơi thông các quy trình nội bộ tại Headquarter để đảm bảo các hoạt động kinh doanh tại nhiều dự án ở miền Bắc diễn ra liên tục, xuyên suốt và đúng quy định của Công ty / Tập đoàn. 

Trách nhiệm chính 

1. Quản lý hành chính các công việc của bộ phận kinh doanh miền Bắc 

• Lập tờ trình, đề xuất các nội dung, chương trình chính sách bán hàng. Trực tiếp theo sát và thúc đẩy quy trình phê duyệt qua các cấp, đảm bảo việc trình duyệt kịp thời, đúng hạn (cả trên hệ thống online và trình ký bản cứng nhiều vòng)  

• Chủ động in ấn tài liệu, bám sát các góp ý từ phòng ban chuyên môn để trực tiếp chỉnh sửa, bổ sung hồ sơ. Giải quyết dứt điểm các tình trạng 'tắc' giấy tờ do vắng bóng nhân sự Sales tại trụ sở. 

• Quản lý các tài liệu của dự án như hợp đồng, phiếu cọc, bộ tài liệu bán hàng (sales kit), bảng giá, chính sách... đảm bảo đáp ứng yêu cầu tuân thủ (compliance) của Tập đoàn. 

• Theo dõi tiến độ bán hàng và tổng hợp dữ liệu làm báo cáo định kỳ cho cấp quản lý. 

2. Cầu nối nội bộ & Hỗ trợ Kinh doanh miền Bắc 

• Xây dựng mối quan hệ và networking nội bộ tốt với các phòng ban tại trụ sở chính để dễ dàng tham vấn ý kiến, nhận hỗ trợ và giải quyết nhanh các 'điểm nghẽn' cho team Kinh doanh ngoài miền Bắc. 

• Chủ động cập nhật thông báo, tiến độ xử lý hồ sơ từ Headquarter cho team miền Bắc; đồng thời, nhận diện, báo cáo các vướng mắc về thủ tục nội bộ cho Trưởng phòng Kinh doanh miền Bắc để có hướng xử lý.  

• Đảm nhiệm công tác hậu cần, chuẩn bị lịch công tác, đặt lịch họp, ghi biên bản… và các công việc hỗ trợ khác (theo yêu cầu)

3. Hỗ trợ vận hành bán hàng 

• Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để hỗ trợ đại lý giữ chỗ/đặt sản phẩm. 

• Cập nhật giỏ hàng (inventory) và chính sách bán hàng mới nhất. 

• Thực hiện đối soát hoa hồng và các chính sách ưu đãi cho đối tác phân phối. 

• Quản lý, duy trì và cập nhật cơ sở dữ liệu khách hàng, ghi nhận lịch sử giao dịch. 

Trình độ / Kinh nghiệm

• Học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Kinh doanh Bất động sản, Quản trị Kinh doanh, Kinh tế hoặc các ngành học liên quan. 

• Kinh nghiệm: Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực bất động sản. 

• Ưu tiên: Các ứng viên từng đảm nhận các vị trí tương đương tại các Chủ đầu tư lớn hoặc các Đơn vị phân phối/Sàn giao dịch bất động sản uy tín.

Kỹ năng chuyên môn:

• Kiến thức: Am hiểu thị trường bất động sản, nắm vững quy trình vận hành bán hàng và các thủ tục hành chính trong ngành. 

• Kỹ năng công nghệ & sáng tạo: Sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng (Word, Excel, PowerPoint) và công tác quản lý tài liệu. Biết sử dụng các công cụ thiết kế, dựng video và mạng xã hội cơ bản (Canva, CapCut, TikTok...) là một lợi thế lớn. 

• Kỹ năng mềm: Giao tiếp, đàm phán và thuyết trình tốt; có năng lực tổng hợp số liệu và phân tích báo cáo nhạy bén. 

• Ngoại ngữ: Sử dụng thành thạo tiếng Anh (Nghe, Nói, Đọc, Viết) là điểm cộng ưu tiên.

Tư duy & Hành vi:

• Nhanh nhẹn, cẩn thận, chi tiết. Có khả năng theo sát và thúc đẩy các quy trình nội bộ vượt qua các rào cản hành chính.  

• Kỹ năng giao tiếp và phối hợp liên phòng ban tốt.