Hotline: 0918033133
Nhân viên văn phòng (tiếng Anh là Office Staff) - được xem là “bảo mẫu” của công ty. Nhân viên văn phòng là nhân sự gần như không thể thiếu của bất cứ doanh nghiệp nào. Đây là bộ phận sẽ thực hiện những công việc liên quan đến hành chính nhân sự. Vậy nhân viên văn phòng sẽ thực hiện những công việc gì?
Dưới đây là những công việc mà một nhân viên văn phòng sẽ đảm nhiệm:
Trực ở quầy lễ tân: Ở công việc này, nhân viên văn phòng sẽ tiếp nhận điện thoại từ khách hàng cũng như đón khách thay ban lãnh đạo. Trước mỗi cuộc họp, hội thảo,... nhân viên văn phòng sẽ là người chuẩn bị, soạn thảo kế hoạch đến khâu tổ chức cuộc họp. Ngoài ra, khi có khách đến, nhân viên trực quầy lễ tân sẽ xử lý thông tin ban đầu và hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng.
Công tác văn thư lưu trữ: Khi có công văn, văn bản gửi đến công ty, nhân viên văn phòng sẽ tiếp nhận, phân loại và gửi đến bộ phận chức năng hoặc xử lý công văn, giấy tờ, văn bản ra ngoài. Với những công văn, hợp đồng và tài liệu liên quan trên hệ thống, bộ phận này sẽ tiếp nhận, bảo quản và lưu trữ những văn bản này. Thực hiện chấm công cho nhân viên như nghỉ phép, đến muộn, về sớm,... Sắp xếp lịch cho các cuộc họp, lịch làm việc. Hỗ trợ in ấn, photocopy khi cần thiết. Theo dõi các chế độ bảo hiểm như bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên.
Quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng: Nhân viên văn phòng sẽ theo dõi và quản lý trang thiết bị, tài sản của công ty cũng như đặt mua vật dụng theo yêu cầu của nhân viên. Quản lý văn phòng phẩm như sách, báo, tạp chí theo nhu cầu của công ty. Sau khi được thông qua phê duyệt và chi ngân sách, nhân viên văn phòng sẽ tiếp tục tiến hành hoạt động mua sắm. Đảm bảo cơ sở vật chất đáp ứng đầy đủ yêu cầu làm việc tốt nhất cho nhân viên. Phần lớn các doanh nghiệp hiện nay đều có hệ thống sách báo phục vụ cho nhu cầu thông tin và giải trí cho nhân viên. Nhân viên văn phòng sẽ có trách nhiệm quản lý và kiểm soát sách báo của công ty.
Thanh toán các khoản chi phí văn phòng: Với công việc này, nhiệm vụ của nhân viên văn phòng là phụ trách việc lập phiếu và thanh toán toàn bộ các khoản chi phí cố định mỗi tháng: trang thiết bị, cơ sở vật chất,... đảm bảo phục vụ cho quá trình hoạt động của công ty diễn ra ổn định. Các khoản chi phí cần thiết: chi phí điện thoại, internet, chi phí mặt bằng công ty,… Đôi khi, nhân viên văn phòng tại các công ty hay doanh nghiệp nhỏ còn phải thực hiện cả việc tạm ứng trước các khoản thanh toán thay cho thủ quỹ.
Hỗ trợ dự án công ty: Nhân viên văn phòng sẽ tư vấn các vấn đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý. Hỗ trợ quản lý các chương trình, kế hoạch công tác cho ban lãnh đạo. Hỗ trợ làm hồ sơ cho những dự án của công ty.
Quản trị kinh doanh: Quản trị kinh doanh là một trong những ngành học được sinh viên lựa chọn hàng đầu khi học về kinh tế, kinh doanh. Vì chương trình đào tạo ngành học này bên cạnh kiến thức quản trị cơ bản, còn trang bị cho sinh viên kiến thức chuyên sâu về các chuyên ngành quản trị điều hành, nhân sự, marketing, tài chính nói chung. Nên sinh viên ngành này có khả năng bao quát tốt và sở hữu vốn kiến thức rộng. Điều này tạo cho sinh viên quản trị kinh doanh một lợi thế khá lớn đó là linh hoạt đảm nhiệm các vị trí khác nhau.
Kế toán: Kế toán là ngành học thứ hai được săn đón nhằm đáp ứng nhân lực cho vị trí nhân viên văn phòng. Sinh viên sẽ được trang bị những kiến thức về thu thập, xử lý, kiểm tra và cung cấp thông tin về tài chính, hiệu quả hoạt động kinh doanh bằng các nghiệp vụ kế toán như phân bổ ngân sách, tính toán chi phí, quản lý doanh thu theo kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp.
Quản trị nhân lực: Quản trị nhân lực là ngành học được đánh giá là trang bị đầy đủ các kiến thức và kỹ năng cơ bản về quản lý nhân sự. Từ đó giúp sinh viên có thêm những kỹ năng quản lý điều hành, biết cách đánh giá và đào tạo nhân sự.
Quản trị văn phòng: Đây là ngành học liên quan đến việc thực hiện giám sát và đánh giá. Ngành học này sẽ đào tạo những kiến thức cơ bản về nghiệp vụ giúp ích cho công tác lưu trữ, quản trị văn thư, hành chính văn phòng tại các đơn vị, doanh nghiệp.
Dưới đây là các vị trí việc làm nhân viên văn phòng phổ biến trên thị trường:
Việc làm nhân viên hành chính: Nhân viên hành chính chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, giấy tờ, sắp xếp lịch làm việc và hỗ trợ các công việc văn phòng khác. Họ giúp duy trì sự tổ chức và hiệu quả trong công việc của doanh nghiệp.
Việc làm nhân viên nhân sự: Nhân viên nhân sự đảm nhận các công việc liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, quản lý hồ sơ nhân viên, lương thưởng và các chính sách nhân sự khác trong công ty.
Việc làm nhân viên kế toán: Nhân viên kế toán làm việc với các số liệu tài chính của công ty, bao gồm ghi chép hóa đơn, báo cáo tài chính, quản lý thu chi và các công việc liên quan đến thuế và kiểm toán.
Việc làm nhân viên marketing: Nhân viên marketing thực hiện các chiến dịch quảng bá sản phẩm, nghiên cứu thị trường, quản lý mạng xã hội và xây dựng các chiến lược tiếp thị để tăng trưởng doanh thu cho công ty.
Việc làm nhân viên chăm sóc khách hàng: Nhân viên chăm sóc khách hàng xử lý các yêu cầu và khiếu nại từ khách hàng, giải đáp thắc mắc và duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa công ty và khách hàng.
Việc làm nhân viên bán hàng: Nhân viên bán hàng tại văn phòng có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng, thực hiện các giao dịch bán hàng qua điện thoại hoặc email, đồng thời chăm sóc và phát triển các mối quan hệ khách hàng.
Việc làm nhân viên IT: Nhân viên IT chịu trách nhiệm duy trì và sửa chữa các hệ thống máy tính, phần mềm, mạng nội bộ và các công cụ công nghệ khác trong công ty.
Việc làm nhân viên dịch vụ văn phòng: Nhân viên dịch vụ văn phòng hỗ trợ công tác văn thư, thu nhận và chuyển phát tài liệu, văn bản, giúp các bộ phận khác hoàn thành công việc hiệu quả.
Việc làm nhân viên thu mua: Nhân viên thu mua làm nhiệm vụ tìm kiếm và thương thảo với nhà cung cấp để mua nguyên vật liệu, thiết bị, đồ dùng văn phòng cho công ty.
Việc làm nhân viên pháp lý: Nhân viên pháp lý tư vấn, xử lý các vấn đề pháp lý của công ty, bao gồm hợp đồng, giấy tờ pháp lý và giải quyết các tranh chấp nếu có.
Các vị trí nhân viên văn phòng này rất đa dạng và có thể thay đổi tùy vào quy mô và lĩnh vực của công ty, nhưng đều có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ sự vận hành của doanh nghiệp.
Có thể thấy, trong lĩnh vực hành chính văn phòng, nhân viên văn phòng là cụm từ được nhắc đến khá rộng rãi, bởi đây là bộ phận quan trọng trong mỗi công ty, doanh nghiệp. Khi đề cập đến nhân viên văn phòng, người ta vẫn thường nghĩ đây là công việc khá đơn giản và an nhàn. Tuy nhiên, đây cũng chính là bộ phận cốt lõi không thể thiếu trong một tổ chức, doanh nghiệp, là người sẽ chịu trách nhiệm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính.
Hiện nay, tuyển dụng nhân viên văn phòng 2025 tại các doanh nghiệp ngày càng tăng cao bởi tính đặc thù của công việc này. Các công ty có nhu cầu tuyển nhân viên văn phòng đang đưa ra những mức lương vô cùng hấp dẫn để chiêu mộ ứng viên cũng như tăng cơ hội việc làm cho người lao động. Nhu cầu tuyển dụng nhân viên văn phòng tại một số tỉnh thành Việt Nam dự báo sẽ có xu hướng tăng cao vào năm 2025:
Việc làm Hà Nội: Nhu cầu tuyển dụng nhân viên văn phòng tăng, đặc biệt là các vị trí hành chính, nhân sự, kế toán và chăm sóc khách hàng trong các công ty dịch vụ, ngân hàng và các tập đoàn lớn.
Việc làm TPHCM: Là trung tâm kinh tế lớn nhất cả nước, TP. Hồ Chí Minh có nhu cầu tuyển dụng nhân viên văn phòng rất cao, đặc biệt trong các ngành tài chính, ngân hàng, bất động sản và công nghệ.
Việc làm Đà Nẵng: Đà Nẵng đang phát triển mạnh mẽ trong các ngành du lịch, công nghệ thông tin và dịch vụ, dẫn đến nhu cầu tuyển dụng nhân viên văn phòng tăng mạnh trong các công ty liên quan đến hành chính, nhân sự và marketing.
Việc làm Cần Thơ: Nhu cầu tuyển dụng nhân viên văn phòng tại Cần Thơ chủ yếu trong các lĩnh vực tài chính, hành chính và bán hàng, phục vụ nhu cầu phát triển của các công ty và khu công nghiệp.
Việc làm Bình Dương: Bình Dương có nhu cầu tuyển dụng nhân viên văn phòng trong các khu công nghiệp, đặc biệt trong các công ty sản xuất và dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp.
Việc làm Hải Phòng: Nhu cầu nhân viên văn phòng tại Hải Phòng chủ yếu tập trung vào các lĩnh vực hành chính, nhân sự và quản lý dự án, đặc biệt là trong các công ty xuất nhập khẩu và sản xuất.
Đối với nhân viên văn phòng, mức lương sẽ phụ thuộc vào mỗi cấp bậc và từng vị trí làm việc của từng nhân sự:
Cấp bậc nhân viên: đây là cấp bậc thấp nhất trong hệ thống cơ cấu nhân viên chính thức của một doanh nghiệp. Mức lương của nhân viên văn phòng ở cấp bậc nhân viên nằm trong khoảng 8.600.000 - 9.900.000 VNĐ, mức thu nhập cao nhất cho vị trí này có thể lên đến 30.000.000 VNĐ.
Cấp bậc thư ký: vị trí này đòi hỏi trình độ chuyên môn cũng như mức độ công việc cao hơn nhân viên, nên mức lương của thư ký văn phòng sẽ dao động từ 10.400.000 - 12.200.000 VNĐ, mức thu nhập cao nhất cho vị trí này có thể lên đến 34.500.000 VNĐ tùy theo năng lực cá nhân.
Cấp bậc quản lý: đây là cấp bậc cao hơn nhân viên và thư ký, nên ngoài yêu cầu trình độ chuyên môn cao, cấp bậc quản lý phải có bằng cấp tốt nghiệp về quản trị kinh doanh, các ngành về ngôn ngữ hay nhân sự,... Và cấp bậc quản lý phải có kinh nghiệm ít nhất là 2 năm thì mới đáp ứng được yêu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp. Mức lương của nhân viên văn phòng ở cấp bậc quản lý sẽ dao động từ 13.200.000 - 15.900.000 VNĐ, mức thu nhập cao nhất cho vị trí này có thể lên đến 40.000.000 VNĐ.
Dưới đây sẽ là bảng lương tổng hợp các công việc văn phòng phổ biến năm 2025 được tham khảo từ website VietnamSalary.vn. Hy vọng sẽ giúp bạn có cái nhìn trực quan hơn và định hướng được con đường sự nghiệp tiếp theo của mình.
|
Công việc |
Mức lương |
|
Việc làm nhân viên văn phòng |
3.300.000 - 33.000.000 VNĐ |
|
Việc làm thư ký |
4.500.000 - 34.600.000 VNĐ |
|
Việc làm nhân viên kế toán |
3.300.000 - 25.000.000 VNĐ |
|
Việc làm nhân viên quản lý |
5.000.000 - 18.000.000 VNĐ |
Nhân viên văn phòng là công việc phổ biến hiện nay, dẫn đến tìm việc làm nhân viên văn phòng ngày một diễn ra sôi nổi hơn. Dẫn đến cơ hội việc làm cũng ngày càng mở rộng. Công việc nhân viên văn phòng không chỉ bó hẹp trong khuôn khổ những việc đơn giản, mà thực chất cơ hội phát triển việc làm vị trí này còn nhiều hơn thế:
Thư ký văn phòng/ Trợ lý hành chính: nhân viên văn phòng có thể đảm nhận những công việc liên quan đến giấy tờ, văn bản, điều hành, giao dịch,... hỗ trợ các cấp lãnh đạo trong việc quản lý. Ngoài ra, thư ký văn phòng sẽ thu thập, xử lý và soạn thảo văn bản theo yêu cầu. Mức lương của thư ký văn phòng sẽ dao động từ 10.400.000 - 12.200.000 VNĐ, mức cao nhất có thể lên đến 34.500.000 VNĐ tùy theo năng lực cá nhân.
Phụ trách bộ phận Văn phòng/ Hành chính: đây là một trong những cơ hội phát triển cho những ai đang làm công việc nhân viên hành chính văn phòng. Nhiệm vụ của vị trí này là đề xuất các biện pháp tổ chức, điều hành hoạt động của đơn vị, doanh nghiệp. Như vậy, bạn hoàn toàn có cơ hội thăng tiến trở thành lãnh đạo của công ty, tổ chức nơi bạn đang làm việc. Mức lương của nhân viên hành chính sẽ dao động từ 8.500.000 - 9.800.000 VNĐ, mức cao nhất có thể lên đến 27.600.000 VNĐ.
Cán bộ/ Nhân viên văn thư - lưu trữ: nhiệm vụ của bộ phần này là quản lý, chịu trách nhiệm các văn bản đi và văn bản đến, sử dụng con dấu. Đảm bảo các tài liệu được tổ chức, khai thác và sử dụng một cách có logic. Mức lương của nhân viên văn thư sẽ dao động từ 8.000.000 - 9.200.000 VNĐ, mức cao nhất có thể lên đến 20.000.000 VNĐ.
Quản lý nhân sự: theo dõi chuyên cần, chấm công, quản lý hồ sơ và các chế độ bảo hiểm của nhân viên. Ngoài ra, quản lý nhân sự sẽ trực tiếp giải quyết những khiếu nại, thắc mắc của nhân viên. Mức lương của quản lý nhân sự sẽ dao động từ 13.200.000 - 15.900.000 VNĐ, mức cao nhất có thể lên đến 40.000.000 VNĐ.
Nhìn chung, tuyển dụng nhân viên văn phòng đang trên đà phát triển với đa dạng các vị trí khác nhau. Bạn có thể dễ dàng tìm được một công việc phù hợp với môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp tại CareerViet, đồng thời có thể tham khảo mức lương cụ thể ngay tại VietnamSalary.vn.
Để đáp ứng yêu cầu tuyển dụng nhân viên văn phòng của doanh nghiệp, bạn cần có những yếu tố sau đây:
Kỹ năng giao tiếp, ứng xử
Kỹ năng giao tiếp được đánh giá là vô cùng quan trọng và cần thiết trong tất cả các ngành nghề nói chung và trong lĩnh vực hành chính văn phòng nói riêng. Là nhân viên văn phòng, bạn cần có khả năng linh hoạt, sáng tạo đối với từng vấn đề, từng thời điểm và sự kiện khác nhau. Khả năng giao tiếp tốt sẽ góp phần tạo nên thuận lợi cho công việc của bạn.
Kỹ năng nghiệp vụ văn phòng
Là một nhân viên văn phòng, chắc chắn bạn cần phải có kỹ năng thành thạo về máy tính văn phòng: Word, Excel,... và các công cụ khác phục vụ cho công việc. Bên cạnh đó là những kinh nghiệm chuyên môn liên quan đến vị trí nhân viên văn phòng. Hãy luôn tích cực tìm tòi và nâng cao trình độ, sử dụng những công cụ khác nhau để giải quyết công việc.
Khả năng giải quyết vấn đề
Bạn sẽ luôn luôn gặp phải những khó khăn nhất định và những vướng mắc khi làm việc dù là ở công việc nào. Nhân viên văn phòng cũng vậy, khi có vấn đề phát sinh, bạn cần tìm ra hướng giải quyết khoa học, hợp lý, hạn chế tối đa mức độ ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Đặc biệt là ảnh hưởng đến các mối quan hệ với đồng nghiệp.
Tính cẩn thận, tỉ mỉ
Nhân viên văn phòng khi làm những việc liên liên quan đến chứng từ, in ấn và chuyển giao, luôn đòi hỏi sự tỉ mỉ cực kỳ cao. Bạn chính là người chịu trách nhiệm trong công tác truyền tải thông tin khắp các phòng ban hoặc đối tác liên quan. Chính vì thế, công việc dù là nhỏ nhưng vẫn phải đảm bảo độ chính xác cao. Dẫn đến luôn yêu cầu sự cẩn trọng để hạn chế rủi ro, sai sót và mất mát chứng từ.
Kỹ năng rèn luyện bản thân
Ngoài những kỹ năng cơ bản nêu trên, nhân viên văn phòng cần phải biết rèn luyện bản thân, trau dồi thêm nhiều kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ khác để hỗ trợ công việc. Ngoài ra, bạn cũng nên có sự năng động, tự tin, sáng tạo và nhạy bén để thể hiện bản thân thật ấn tượng.
Tại CareerViet, nhu cầu tìm việc làm nhân viên văn phòng tại các doanh nghiệp uy tín ngày càng tăng cao cùng mức thu nhập hấp dẫn. Không những vậy, nếu bạn cần tìm việc làm gấp, vui lòng truy cập CareerViet với vô vàn công việc hấp dẫn khác như shopee tuyển dụng, việc làm Bình Dương, việc làm part time, internship, lazada tuyển dụng, việc làm Biên Hòa, việc làm nhân viên tuyển dụng, merchandiser, business analyst, việc làm Quảng Ngãi, việc làm Đồng Nai, tuyển dụng Cần Thơ,... Đồng thời, hãy chuẩn bị cho mình một bản CV thật chuyên nghiệp tại CVHay để sẵn sàng chinh phục mọi nhà tuyển dụng!
