Operations Executive

1. Hỗ trợ công tác thư ký cho CEO (20%)

• Sắp xếp lịch họp, điều phối meeting của CEO với các phòng ban và đối tác
• Chuẩn bị tài liệu, hồ sơ, in ấn và trình ký theo yêu cầu
• Kiểm tra, rà soát tính đầy đủ và hợp lệ của các chứng từ trước khi trình ký
• Hỗ trợ chuẩn bị hậu cần (quà tặng, tài liệu, setup) cho các buổi làm việc nội bộ và đối ngoại
• Theo dõi và nhắc việc các đầu mục công việc CEO giao

2. Hỗ trợ vận hành & điều phối công việc khối Operations (80%)

a. Báo cáo & phân tích vận hành

• Tổng hợp và xây dựng các báo cáo theo dõi hiệu quả hoạt động của các phòng ban (Logistics, Procurement, HR, S&OP …)
• Phân tích dữ liệu từ các báo cáo định kỳ, phát hiện vấn đề (bottleneck, delay, underperformance…)
• Đưa ra các cảnh báo và đề xuất cải thiện phù hợp

b. Quản lý & theo dõi công việc liên phòng ban

• Ghi nhận nội dung họp (MoM), tổng hợp và theo dõi tiến độ các đầu việc
• Tracking các task quan trọng của các phòng ban (đặc biệt các task do CEO giao)
• Phối hợp với các phòng ban để đảm bảo công việc được triển khai đúng timeline
• Theo dõi và tổng hợp các vấn đề tồn đọng 

c. Xây dựng hệ thống & chuẩn hóa vận hành

• Hỗ trợ xây dựng, cập nhật các quy trình, chính sách và tài liệu vận hành
• Tham gia thiết kế và triển khai các hệ thống quản lý công việc (Planner, báo cáo, dashboard…)
• Chuẩn hóa các form, template và cách thức vận hành giữa các phòng ban

d. Hỗ trợ Assistant Operation Manager

• Hỗ trợ triển khai các dự án cải tiến vận hành nội bộ
• Tham gia phân tích và đề xuất giải pháp tối ưu quy trình
• Thực hiện các công việc khác theo phân công

1. Trình độ:  Tốt nghiệp Cao Đẳng/ Đại Học các ngành Quản trị Kinh doanh, Kinh tế hoặc liên quan

2. Kinh nghiệm: Kiến thức và kinh nghiệm ở vị trí tương đương từ 3 năm trở lên ở các vị trí: Executive Assistant / Operation Executive / Business Analyst,  ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong ngành FMCG

3. Kiến thức/Kỹ năng/Thái độ:

• Tư duy logic, phân tích tốt
• Kỹ năng tổng hợp, làm báo cáo (Excel, PowerPoint)
• Có khả năng theo dõi và quản lý nhiều đầu việc cùng lúc
• Kỹ năng giao tiếp và làm việc với nhiều phòng ban
• Có khả năng đọc hiểu và phân tích dữ liệu vận hành
• Có mindset về quy trình
• Có khả năng đọc hiểu và phân tích dữ liệu vận hành
• Có mindset về quy trình
• Chủ động, không chờ giao việc