Phòng Hành chính - Chuyên viên Hành chính phụ trách ứng dụng AI

• Khảo sát, mô tả và phân tích quy trình hành chính hiện có; lập bản đồ bước xử lý, thời gian, đầu vào/đầu ra và điểm có thể tự động hóa/hỗ trợ bằng AI.
• Nghiên cứu, đánh giá, so sánh các công cụ/ứng dụng AI (ChatGPT, Copilot, OCR, RPA, chatbot nội bộ…) phù hợp từng nghiệp vụ đã phân tích.
• Đề xuất use-case ưu tiên theo mức giảm thủ công, giá trị mang lại (tiết kiệm thời gian, giảm sai sót) và mức rủi ro dữ liệu.
• Lập tờ trình/báo cáo đánh giá (as-is → to-be, lợi ích – chi phí – rủi ro – lộ trình thí điểm) trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
• Xây dựng thư viện Prompt chuẩn hóa cho các nhóm việc: soạn thảo văn bản, hợp đồng, tờ trình, tổng hợp báo cáo, phân loại tài liệu…
• Thiết lập quy trình làm việc với AI (khi nào dùng, kiểm tra chéo kết quả, lưu vết phiên bản, người chịu trách nhiệm cuối).
• Soạn hướng dẫn sử dụng nội bộ (playbook), checklist kiểm soát chất lượng đầu ra AI trước khi ban hành / lưu hồ sơ.
• Triển khai thí điểm, đo lường hiệu quả, hoàn thiện rồi nhân rộng trong Phòng Hành chính.
• Hướng dẫn, đào tạo nhân sự trong phòng sử dụng AI hiệu quả, đúng quy định bảo mật.
• Trực tiếp dùng AI hỗ trợ nhu cầu các bộ phận chuyên môn trong phòng; hỗ trợ xử lý các case phức tạp/mẫu khó.
• Hỗ trợ công tác hành chính tổng hợp (tài sản, hồ sơ, sự kiện…) khi được phân công.
• Giám sát việc sử dụng công cụ AI trong phòng; cập nhật xu hướng/tính năng mới có liên quan và đề xuất nâng cấp khi phù hợp.
• Phối hợp CNTT/ATTT xử lý sự cố kỹ thuật, đánh giá tích hợp công cụ AI vào hệ thống quản trị chung (nếu có).
• Tuân thủ phân loại dữ liệu: không đưa thông tin mật/dữ liệu khách hàng/dữ liệu nội bộ hạn chế lên công cụ AI công cộng trái quy định; ưu tiên nền tảng AI nội bộ/được ngân hàng phê duyệt.
• Ghi nhận rủi ro, sự cố liên quan AI (sai lệch nội dung, lộ dữ liệu, phụ thuộc sai nguồn) và báo cáo kịp thời cấp quản lý.
• Thực hiện công việc khác theo phân công của cấp thẩm quyền.

Bằng cấp/ chứng chỉ: Đại học/Cao đẳng chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Hành chính, Hệ thống thông tin quản lý hoặc chuyên ngành liên quan.

• Ưu tiên (chứng chỉ/khóa học AI phổ biến – có 1 trong các nhóm sau là lợi thế):

Generative AI / Prompting:

+ DeepLearning.AI – AI For Everyone; ChatGPT Prompt Engineering for Developers; Generative AI with LLMs

+ Google – Google AI Essentials; Google Prompting Essentials

+ Microsoft – Copilot/Microsoft Learn: Generative AI/Prompt Engineering fundamentals

• Nền tảng AI/Cloud AI (cấp độ nền tảng):

+ Microsoft Azure AI Fundamentals (AI-900)

+ AWS Certified AI Practitioner

+ Google Cloud – Introduction to Generative AI / Generative AI Fundamentals

+ IBM – Generative AI/AI Foundations (IBM SkillsNetwork/Coursera)

• Tự động hóa gắn nghiệp vụ hành chính:

 + UiPath/Automation Anywhere – RPA Associate (hoặc tương đương)

 + Khóa OCR/Document AI/Digital Transformation cơ bản

Kinh nghiệm:

• Tối thiểu 1–2 năm hành chính văn phòng hoặc quản lý vận hành.
• Đã có kinh nghiệm thực tế đưa AI hoặc phần mềm công nghệ vào công việc (có thể minh họa bằng case đã làm).

Kỹ năng:

• Prompt Engineering tốt; biết kiểm chứng và chỉnh sửa đầu ra AI trước khi sử dụng chính thức.
• Tư duy logic, nhạy với công nghệ, chủ động học hỏi.
• Giao tiếp, truyền đạt, hướng dẫn đào tạo nội bộ tốt.
• Soạn thảo văn bản hành chính rõ ràng, mạch lạc; thành thạo MS Office / Google Workspace.

Ưu tiên:

• Kỹ năng phân tích quy trình (as-is/to-be), đo lường hiệu quả.
• Tư duy sản phẩm: ưu tiên use-case theo giá trị–rủi ro, đo adoption/KPI sau triển khai.
• Làm việc nhóm đa đơn vị (HC – CNTT – ATTT).